ФГБОУ ВО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса»
Анализ современных средств автоматизации офисного делопроизводства
Клименко Н.К.
Использование информационных технологии в сфере делопроизводства играет огромную роль для развития любого предприятия в сфере управленческой деятельности. Информационные технологии в области делопроизводства заключается в автоматизации офисной деятельности. При автоматизации делопроизводства необходимо иметь современное офисное программное обеспечение, которое позволило бы специалистам выполнять любую по сложности работу, связанную с организации документооборота предприятия. С точки зрения понятия, под информационной технологией автоматизированного офисапонимается организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией [1].
Основные задачи, которые решаются в сфереофисных технологий это документооборот предприятия, создания управленческих документов для решения организационных задач предприятия, создание документов отчетности, осуществление движения документов между структурными подразделениями предприятиями, а также с внешними организациями, работа с корреспонденцией, и многое другое. Для осуществления данных задач на предприятии необходимо иметь не только техническое оснащение, но обеспеченность современными офисными программами.
К основным офисным программам, которые входят в состав современного офиса можно отнести:
? текстовые процессоры (редакторы) - программы для обработки текстовой информации;
? табличные процессоры (электронные таблицы) - программы для обработки числовой информации;
? системы управления базами данных - программы обеспечивающие работу по созданию и накоплению баз данных.
Среди дополнительных программ, которые могут быть использованы в обеспечении работы офиса это программы - переводчики, программы обслуживания факса, программы для обработки графической информации, программы для анализа и составления расписания и т.п.
Многие программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе офисных пакетов. В настоящее время среди современных офисных пактов можновыделить:
? ПакетофисныхпрограммMicrosoftOffice - пакетприложений, созданныхкорпорациейMicrosoftдляоперационныхсистемMicrosoftWindowsиAppleMa cOSX, логотип пакета представлен на Рисунке 1 [2].
Рисунок 1. Логотип офисного пакета программMicrosoftOffice.
? Пакет офисных программ OpenOffice.org - распространяемый бесплатно полнофункциональный пакет офисных приложений, логотип представлен на Рисунке 2 [2].
Рисунок 2. Логотип офисного пакета программ OpenOffice.org.
Исходя из последних исследований офисных предпочтений пользователей разных стран, доля пакета OpenOffice.org в некоторых странах достигает 22%. Наиболее популярен данный пакет в Польше, Чехии, Германии, Франции и Италии. Среди Российских пользователей наиболее популярен пакет Microsoft Office. Российской компанией «Инфраресурс» был проведен сравнительный анализ данных пакетов, в результате которого был сделан вывод о равнозначности данных продуктов [2]. Среди базовых операций различия были в расположении меню инструментов, в алгоритмах выполнения различных операций, поэтому у пользователей, решивших сменить один пакет на другой будут проблемы с пользовательским интерфейсом [2].
Одним немаловажным фактором для использования офисного программного обеспечения играет использование компьютерных сетей. В нашей стране созданы и успешно применяются очень хорошие программы, которые предназначены для автоматизации делопроизводства на основе самых новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются отечественными компаниями - Linux, OSX, Microsoft Office и множество других систем. Но Windows 7 по-прежнему является самой популярной операционной системой для персональных компьютеров. Информация, предоставленная аналитическим агентством StatCounter [3], указывает на то, что операционной системой Windows 7 пользуются не менее 54,07 % персональных компьютеров по всему миру. Можно сказать, что каждый второй ПК в мире работает на базе Windows 7. Второй по популярности операционной системой является Windows 8.1. В настоящий момент ее доля на рынке в мире составляет 15,08 %. Следом за ней Windows XP. Эту операционную систему до сих пор использует 11,58 % компьютеров по всему миру. информационный делопроизводство офисный программный
Данные за апрель 2015г.:Win 7 - 54,07%, Win 8.1 - 15,08%, WinXP - 11,58%, OSX - 9,41%, Win 8 - 4,10%, WinVista - 2,45%, Linux - 1,69% представлены на Рисунке 3.
Рисунок 3. Использование операционных систем в офисном делопроизводстве
Использование информационных технологий в делопроизводстве играет огромную роль в современном мире. Сегодня в развитии современных компаний приветствуются использование таких технологий, которые позволяют упростить офисную работу делопроизводства в плане обмена информацией с деловыми партерами, работе с деловой корреспонденцией, проведение мероприятий презентационного характера, разработка различных проектов, ведение бухгалтерского учета, проведение отчетности, к ним относятся: видеосвязь, аудиоконференции, Skype, мультимедиа, 3D моделирование, Outlook, 1Си другие. Благодаря правильному выбору офисного пакета, будет зависеть технология работы с документами в организации, выбор остается только за пользователями.