Документы Архивного фонда Российской Федерации - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.
Документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, относятся к другим архивным документам.
Государственные и муниципальные музеи и библиотеки, муниципальные архивы руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.
Организация хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в федеральных органах исполнительной власти и организациях, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, регулируется другими нормативными правовыми актами.
Формы учетных и иных документов архивов, упоминаемые в настоящих Правилах и отсутствующие в приложениях к ним, устанавливаются специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.
В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация
По степени ценности документы Архивного фонда Российской Федерации делятся на ценные, особо ценные и уникальные.
Все отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.
В составе Архивного фонда Российской Федерации выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.
В составе особо ценных документов выделяются уникальные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.
Архивные документы временного хранения, имеющиеся в составе архивных фондов, в том числе от ликвидированных организаций, или поступивших в архивы вследствие чрезвычайных обстоятельств, выделяются к уничтожению в установленном порядке.
Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук Положения пункта 2 части 1 статьи 18 настоящего Федерального закона об органах местного самоуправления муниципального района и городского округа и о муниципальных архивах вступают в силу с 1 января 2006 г. и до наступления этой даты применяются исключительно к правоотношениям, возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием муниципальных образований.;
) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;
) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в собственности центров исторического наследия президентов Российской Федерации, прекративших исполнение своих полномочий, подлежат постоянному хранению.
Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Архивохранилище должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
При проектировании размещения архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.
.2 Федеральное архивное агентство
Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в сфере архивного дела. Постановления Правительства РФ от 08.08.2009 № 649
Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации.
Федеральное архивное агентство руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации, а также настоящим Положением о «Федеральном архивном агентстве».
Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему организации во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.
учет документ архивный
Глава 3. Государственная и негосударственная части Архивного фонда РФ
Архивный фонд РФ в зависимости от формы собственности на его документы состоит из государственной и негосударственной частей.
Государственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью (федеральные архивы), государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Петербурга (республиканские, краевые, областные, окружные архивы, Мосархив, Петербург), муниципальной собственностью (гор (рай) архивы).
В государственную часть Архивного фонда РФ входят архивные фонды и архивные документы:
госучреждений, организаций, предприятий, государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;
органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, госучреждений, предприятий, организаций, воинских частей, действующих на территории РФ;
отечественных госучреждений, воинских частей, находившихся или находящихся за границей;
предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;
органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;
других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России;
юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа;
копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность государства из-за рубежа.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют документы, находящиеся в частной или иной негосударственной собственности, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение.
Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:
общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профсоюзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;
религиозных объединений и организаций (после отделения церкви от государства);
негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ,), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
физических лиц (документы личного происхождения, фамильные, родовые архивы, коллекции документов).
Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности.
Учетно-классификационной единицей Архивного фонда РФ является архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
Заключение
По мере распространения автоматизированных технологий все министерства и ведомства стали создавать автоматизированные системы учета, электронные картотеки, обеспечивающие удобство поиска и оперативного использования информации об объектах учета в масштабах всей страны.
Создание единой автоматизированной системы учета документов Архивного фонда РФ - важная государственная задача, и наполнение такой автоматизированной учетной системы зафиксировано во всех основных планах, стратегиях и целевых программах: «План реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 года», федеральная целевая программа «Культура России» (2006 - 2011 годы), Программа информатизации архивного дела до 2020 года и др.
Все замечания и пожелания по усовершенствованию программы собираются Федеральным архивным агентством и систематизируются для использования при подготовке технических заданий для дальнейшего развития системы.
В настоящее время уже заключен контракт на доработку ПК «Архивный фонд» и всего комплекса программ, включая «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог».
В рамках указанного комплекса работ проводится модернизация программного комплекса «Архивный фонд», в ней будут исправлены возникшие проблемы.
Также разрабатывается полнофункциональная программа «Фондовый каталог», которая сможет загружать в себя и объединять базы данных, создаваемые в системе «Архивный фонд». Это решит большую проблему, так как значительная часть архивных учреждений уже перешла на использование ПК «Архивный фонд», а программы, которая могла бы объединить создаваемые в этой версии программы базы, пока нет.
Если мы хотим сделать действительно универсальную общегосударственную систему учета, то она должна учитывать все особенности работы со всеми видами документов, типами носителей информации и охватывать все потребности архивов и архивных органов.
Список используемой литературы
1. Положения пункта 2 части 1 статьи 18 настоящего Федерального закона об органах местного самоуправления муниципального района и городского округа и о муниципальных архивах вступают в силу с 1 января 2006 г. и до наступления этой даты применяются исключительно к правоотношениям, возникающим в связи с изменением границ либо преобразованием муниципальных образований.
. Положение о Федеральном архивном агентстве (в ред. Постановлений Правительства РФ от 29.05.2008 № 406, от 07.11.2008 № 814, от 08.08.2009 № 649, от 15.06.2010 № 438, от 24.03.2011 № 210)
. Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 № 406
. Постановления Правительства РФ от 08.08.2009 № 649
. Постановлением Правительства РФ от 24.03.2011 № 210
. Регламент Государственного Реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации утвержден приказом Росархива №75 от 09.10.2001
. «Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ» от 11.03.97 Росархива
. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями)
. Кузнецов С.Л. «Автоматизированная система учета архивных документов «Архивный фонд»
. Лагутина Т.М., Деловое письмо: Справочник, ИД «Герда», 2005.
. Основные правила работы архивов организаций Росархива, ВНИИДАД. М., 2004.