Электронный документооборот – это одно из направлений оптимизации логистических процессов. Логистические процессы территориально распределены и должны сопровождаться документальным подтверждением хозяйственных операций на всех этапах логистической цепи.
Чтобы заказать/оказать работу по транспортировке, необходимо:
Документы на грузоперевозки состоят из: документов на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя), документов на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании), документов для оформления грузоперевозки (договор и заявка), договора на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).
Сопроводительные документы на перевозку товара по территории Российской Федерации состоят из:
Дополнительные документы состоят из: товарной накладной (приложение к товарно-транспортной накладной с указанием полного перечня перевозимого груза), сертификата соответствия и качества, паспорта (в зависимости от характера груза), счета-фактуры, договора между поставщиком и покупателем.
Документы на приемку, размещение на хранение и на отпуск продукции состоят из:
Документы на получение посреднических услуг включают: документ на подбор автотранспорта, расчет маршрута, подбор и заключение договора с перевозчиком.
Система документооборота – это основа логистической системы, включающая описание, структурирование, хранение и навигацию документов. Основная ее задача – структурирование документооборота компании, используя единые принципы (согласование, актуализация, хранение).
Для эффективности работы документы создаются в соответствии с установленным регламентом, имеют определенный формат, определенный режим доступа.
Для работы с системой документооборота создается единая инструкция, содержащая информацию о разработчике; шаблонах; принципах нумерации документов; лицах, инициирующих создание и изменение документов, их проверку; порядке согласования документов; регламентах проведения собраний рабочих групп; порядке действий в случае возникновения спорных вопросов; порядке изменения, архивации и навигации документов; порядке сшивания документов.
Для настройки адаптированной системы документооборота необходимо проводить тренинги для персонала с целью изучения бизнес-процессов и документооборота, создать проектную группу для формировки процесса документооборота, его автоматизации.
Поток документации – это ресурсоемкий процесс, включающий документы на груз, на оплату, нормативную, распорядительную, транспортную документацию, договоры, отчеты, который нуждается в автоматизации.
Автоматизация необходима для своевременного и оперативного формирования документов, изготовления отчетов, хранения актуальных и архивных документов, поиска документов, доступа, обеспечения группового использования, поддержания актуальности, контроля, своевременного обновления документов, согласования документов, обеспечения выполнения поручений по ним.
Временные затраты сотрудников на подготовку и обработку документации, могут быть сокращены за счет автоматизации, благодаря этому повысится эффективность работы всей компании.
Основными блоками, обеспечивающими работу логистической организации, являются продажи (оказание услуг), финансы и управление. Управленческий блок воздействует на подразделения в результате проведения анализа получаемой информации о деятельности предприятия, то есть плановая и отчетная документация характеризует эффективность деятельности как конкретных отделов, так и сего предприятия. Управляющий блок не только получает документы, но и направляет их – путем документооборота происходит корректировка деятельности, даются рекомендации, предложения, происходит установка показателей эффективности, необходимых для осуществления управляющих функций. Однако, в данном движении документов кроется риск потери и искажения информации.