Статья: Электронный офис

Сущность и структура электронного офиса

Электронный офис является полноценным информационным предприятием, которое преобразует начальные данные при помощи присутствующего информационного обеспечения в конечный информационный продукт. Обобщённая структура электронного офиса представлена на рисунке ниже:

Рисунок 1. Обобщённая структура электронного офиса.

К задачам, решаемым в офисе, может быть отнесён следующий комплекс задач:

1. Управление делопроизводством.
2. Осуществление контроля управления.
3. Формирование отчётной документации.
4. Обновление базы информационных данных.
5. Формирование расписаний.
6. Организация необходимого информационного обмена между внутренними подразделениями организации и между организациями.

При реализации решения данных задач осуществляются следующие стандартные операции информационных технологий:

1. Осуществление обработки входных и выходных данных, таких как, ответные сообщения на письма, формирование отчётов, состоящих из таблиц, графиков, изображений и так далее.
2. Выполнение сбора и затем анализа информации за некоторый отчётный период.
3. Сохранение поступающих данных для их дальнейшего использования.

Функции электронного офиса

Под электронным офисом понимается организованный для решения единой задачи коллектив работников разных специальностей, набор компьютерного, коммуникационного и организационного оборудования, методов математического моделирования, набор интеллектуального обеспечения, а также методов взаимодействия вышеназванных элементов. К главным функциям электронного офиса следует отнести:

1. Выполнение общей обработки управляющей документации, определение её подлинности и реализация оформления.
2. Сохранение документации локального масштаба.
3. Сквозной доступ к документации без её бумажных копий.
4. Организация совместной дистанционной работы специалистов над документом.
5. Организация общения сотрудников без необходимости покидать своё рабочее место.
6. Обеспечение работы электронной почты.
7. Организация персональной обработки данных.
8. Формирование, воспроизводство и копирование документации.
9. Организация информационного обмена среди баз данных. Занесение информации или форм и ведение персональных информационных баз.
10. Генерирование отчётов, связанных с обработкой данных.
11. Организация управления ресурсными возможностями.
12. Организация контроля выполнения.

При помощи системы автоматизированной информационной технологии может быть организована реализация по крайней мере трёх этапов обработки и применения офисных данных, а именно, реализация учёта, анализа и выработки решения. Сегодня у локальных и глобальной сети Интернет есть огромные возможности по созданию и применению отдельного типа электронного офиса, а именно, виртуального офиса. Весь требуемый набор функций по информационному обслуживанию работы специалистов и необходимые ресурсы распределяются в обширном пространстве разных сетевых компьютерных узлах. Это позволяет абонентам системы находиться в сети, независимо от их реального местоположения.

Принцип электронного офиса даёт возможность существенного повышения эффективности деятельности специалистов творческой сферы, которая требует постоянной работы с большими информационными объёмами, обладающими достаточно сложной структурной организацией. Основным звеном управления электронного офиса считаются специалисты, которые способны оптимально применять возможности современных информационных технологий.

Автоматизированное рабочее место (АРМ)

Основным инструментарием, позволяющим специалисту взаимодействовать с компьютерным оснащением, является профессиональное автоматизированное рабочее место (АРМ). На рисунке ниже приведена структура интеграции информации на АРМ в офисе:

Рисунок 2. Структура интеграции информации на АРМ в офисе.

АРМ может выступать как автономное рабочее место, как рабочая станция локальных сетей, а также может быть интеллектуальным терминалом, имеющим удалённый доступ к ресурсам сервера или внешних сетей. Определение конфигурации автоматизированного рабочего места и вспомогательных устройств для конкретных форм деятельности по управлению и экономическим функциям, имеет конкретику, которая диктуется предметной сферой, целевыми установками, предполагаемым объёмом работ.

Базовые процедуры по сбору, сохранению и информационной обработке при реализации АРМ, возложены на компьютерное оборудование, а специалист осуществляет некоторые ручные операции и операции, которые требуют творческий подход при разрешении насущных проблем, аналитике управленческих функций и выработке решений по управлению.

АРМ менеджера, занимающегося финансами, рассчитано, главным образом, на человека, несведущего в программировании, и служит для решения текущих проблем финансового менеджмента. А именно, это следующие проблемы:

1. Создание отчётов с проверкой их полноты, правильности и достоверности.
2. Выполнение анализа финансовых показателей организации.
3. Выполнение анализа рентабельности и других финансовых показателей.
4. Выполнение динамического анализа базовых показателей, определение главных тенденций и прогноз финансового положения организации.
5. Выполнение сравнительного анализа экономических показателей организации с экономическими показателями конкурирующих организаций или со средними по отрасли показателями.

Аппаратное оснащение электронного офиса в сфере финансового менеджмента определяется на основании объёмности и сложности решаемых в организации проблем финансового менеджмента, степени продвинутости информационных технологий в конкретном рассматриваемом предметном участке.

На сегодняшний день электронные офисы оснащаются следующим техническим оборудованием:

• Компьютерные устройства.
• Оборудование для организации сети.
• Коммуникационное оборудование.
• Оборудование для ввода и вывода информационных данных.