Статья: Этапы контроля исполнения документов

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется посредством последовательной реализации следующих шагов:

• поставить документы на контроль;
• проверить своевременность доведения документов до исполнителей;
• провести предварительную проверку и регулировать ход исполнения;
• снять документ с контроля;
• направить исполненный документ в дело;
• проводить учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
• информировать руководство о ходе и результатах исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делают отметку о контроле (обычно штампом). Многие организации в данную отметку включают указание сроков исполнения.

Этап постановки документа на контроль состоит из:

• выявления документов, которые требуют контроль за сроками исполнения;
• заполнения на контролируемый документ комплекта РКК с дополнительным экземпляром карточки для контрольной картотеки или раздела;
• контроля сроков нахождения документов на рассмотрении у руководителей;
• внесения в РКК резолюции и передачи документа в подразделения, специалистам;
• помещения РКК в контрольные картотеки канцелярии и структурных подразделений.

Для того, чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передали исполнителю, ему необходимо расписаться в получении документа на РКК, которая предназначена для контрольной картотеки.

Контроль за исполнением документов может быть выполнен через автоматизированную информационную систему, электронный журнал, которые одновременно используются с целью регистрации и контроля, либо регистрационно-контрольных карточек (РКК), из которых и состоит контрольно-справочная картотека.

Если в организации для регистрации документов используют журнальную форму регистрации, то для контроля заводят специальные контрольные карточки или еще один контрольный журнал.

Журнальная форма эффективно применяется в организациях, в которые отдельно ведут работу с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота. Ведение контроля исполнения документов по журналу на бумажном носителе – задача неэффективная и крайне трудоемкая.

Автоматизированный контроль исполнения документов

Автономные автоматизированные системы контроля исполнения документов в сложившейся архитектуре АСУ, а также подсистеме АС ДОУ предназначены преимущественно, чтобы обеспечивать оперативное руководство полной и достоверной информацией касательно объемов и номенклатуры контролируемой документации, заданий, поручений и состоят в исполнении, ведении предупредительного контроля, а также аналитико-синтетической обработке информации, касающейся состояния исполнительской дисциплины в каждом конкретном подразделении.

Чтобы контролировать исполнение документов в регистрационной форме (база данных, журнал, РКК) вводят сведения о документе.

Когда вводят контроль посредством РКК необходимо иметь в виду, что может потребоваться два экземпляра карточки:

• для службы ДОУ;
• для структурного подразделения-исполнителя.

Если исполнитель получает документ в формате электронного файла с использованием локальной корпоративной сети, необходимо предусмотреть отправку в службу ДОУ уведомления о прочтении.

Получение такого уведомления означает, что исполнитель получил документ.

При исполнении документа несколькими структурными подразделениями, подлинник документа направляют ответственному исполнителю, а остальным исполнителям отправляют копию документа.

После исполнения один экземпляр карточки возвращают с указанием даты и содержания исполнения. По второму экземпляру карточки ведут контроль исполнения документа в подразделении.

РКК в контрольных картотеках систематизируют на основании:

• сроков исполнения документов;
• исполнителей;
• групп, видов документов – приказов и распоряжений, протоколов, договоров и пр.

Все напоминания исполнителям фиксируют в РКК. Единая унифицированная форма РКК отсутствует, но так как определен перечень информации о документе, о необходимых для ведения контроля документов, каждой организацией может разрабатываться собственная РКК. Из РКК формируются контрольные картотеки, которые состоят из двух разделов:

1. Контролируемого массива.
2. Исполненных документов.

При регистрации поля «Срок исполнения» проставляют дату исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В дополнительную ячейку помещают карточки документов, срок исполнения которых должен наступать в следующем месяце.

В начале каждого месяца карточки документов за прошедший месяц расставляют в соответствии с датой их исполнения. Чтобы контролировать инициативные исходящие документы, на которые должен быть дан ответ к определенному сроку, или особо важные документы, могут применяться отдельные карточки, то есть формироваться отдельная ячейка контрольного раздела.

На исходящие документы заполняют отдельные карточки с указанием того, когда и кому направлен документ, его исходящий номер, краткое содержание, сроки получения ответа. В этом ответе карточки РКК на документы целесообразно расставлять в соответствии с предполагаемой датой получения ответа.

Второй раздел карточки «Исполненные документы» формируется постепенно, с исполнением документов. В него помещают РКК исполненных документов, то есть после исполнения документа и его передачи в дело.

Данный раздел карточки может быть сформирован на основании любого признака, удобного для работы, учитывая специфику организации: по корреспондентам, типам документов, подразделениям-исполнителями и пр.