Иркутский государственный технический университет,
Формальный и неформальный стили написания электронного письма на английском языке
А.В. Иванова, М.А. Егорова
Аннотация
Проведен анализ различий формального и неформального стилей написания электронных писем на английском языке. Рассмотрена структура написания писем и разобраны наиболее употребляемые сокращения, использующиеся в электронных письмах.
Ключевые слова: электронное письмо; формальный стиль; неформальный стиль; сокращения.
Annotation
This article analyzes the differences of formal and informal styles of writing emails in English. The paper considers the structure of writing letters and examines the most frequently used abbreviations in emails.
Keywords: e-message, formal style, informal style, abbreviation.
Главными преимуществами электронной почты, по сравнению с обычной, являются ее скорость и прямая, без посредников, связь с адресатом. Человек отправляет электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидает от адресата каких-либо быстрых действий. Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру. Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.
Тема электронного письма (subject line) - важная составляющая его структуры. Иногда можно слышать мнение, что в неофициальной переписке тему указывать необязательно. Однако этикет современного электронного письма требует, чтобы тема в нем была, независимо от того, кому предназначено сообщение. Наличие темы - дополнительный знак, показывающий заинтересованность пишущего в установлении хороших отношений с адресатом. Соответственно, отсутствие темы в электронном письме - знак пренебрежения адресатом.
Так же, как и при написании обычного письма, электронное письмо на английском языке начинается с формального или неформального приветствия. Форма приветствия определяется во многом тем, знаком ли вам человек, к которому вы обращаетесь в письме, и каков уровень этого знакомства. Если вы незнакомы с адресатом лично, но знаете его имя, обращайтесь к нему «Mr / Mrs / Ms» (обращение Ms, в отличие от Mr и Mrs, не является аббревиатурой и используется по отношению к женщине, чье семейное положение вам неизвестно). Обращение «Dear, Sir or Madam» используется в случае, если вам неизвестен пол лица, к которому обращаетесь, например, если вы пишете письмо о приеме на работу в компанию и вам известна только должность адресата. Если же вы уже встречались с человеком и обращались к нему по имени, такая же форма обращения допустима и в электронном письме. Иногда, в процессе обмена сообщениями, если переписка носит длительный характер, можно обращаться к адресату просто по имени. Таким образом, в английском языке мы можем выделить два вида электронных писем: деловые (формальные) и неформальные (неофициальные) [2].
Для написания электронного письма формального стиля (электронное деловое письмо) следует придерживаться следующих правил:
1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с «Dear/My dear» и вежливого обращения: «My dear Sir!» - Глубокоуважаемый сэр / господин! My dear Madam: Глубокоуважаемая мадам / госпожа!
2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, используются следующие вежливые формы:
Sir! - Сэр / Господин!
Dear, Sir! - Уважаемый сэр / господин!
Dear, Sirs! - Уважаемые господа!
Gentlemen! - Господа!
Dear, Sir or Madam! - Уважаемый сэр / господин или мадам / госпожа!
Madam! - Мадам / Госпожа!
Dear, Madam! - Уважаемая мадам / госпожа!
Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание «Dear, Miss» в качестве обращения в английском языке не употребляется.
3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:
Dear, Colleague! - Дорогой коллега!
Dear, Reader! - Уважаемый читатель!
Dear, Editor! - Уважаемый редактор!
Dear, Publisher! - Уважаемый издатель!
4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы «To whom it may concern» (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера:
Dear, Recruiter;
Dear, Claims Adjustor;
Dear, Sir or Madam.
5. Если неизвестен пол адресата, следует написать его полное имя, опустив вежливое обращение:
Dear, Ann Shine;
Dear, Tom Wells.
6. Если возникает сомнение в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), то следует употреблять нейтральное Ms.
7. Если вы пишите двум лицам, в приветствии обязательно укажите оба имени:
Dear, Mr. Khan and Ms. Castle;
Dear, Alex and Ann.
8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения:
Mr., Ms., Mrs. и Dr.
Но также существуют выражения, которые, напротив, не следует сокращать:
Professor, Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge.
9. Если вы пишете письмо не какому-то конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название: Dear, Syntax Training.
10. В упрощенных деловых письмах не используйте приветствие вообще. Вместо этого нужно указать тему заглавными буквами, после которой будет идти основная часть письма «WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER»
I am writing to share information about standard letter openings to…
(Упрощенный вид делового письма используется редко).
11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию: Dear, Mr. Braun! - Уважаемый господин / мистер Браун!
Dear, Miss Braun! - Уважаемая госпожа / мисс Смит!
Dear, Mrs. Black! - Уважаемая госпожа / миссис Блек!
Dear, Ms. Green! - Уважаемая госпожа Грин!
Dear, Messrs. Smith and Jones! - Уважаемые господа Смит и Джоунз![1, 3]
Первое предложение в электронном письме на английском языке должно начинаться с большой буквы, независимо от того, поставили ли вы запятую после приветствия (запятая после приветствия ставится по желанию). Формальное письмо на английском языке может начинаться, например, так: I'm writing to …. (сообщение о цели письма). В заключение формального письма можно использовать следующую фразу: Looking forward to your reply.
Таким образом, основными составляющими электронного письма формального стиля являются: тема, приветствие, первое предложение, основное содержание, заключение, вежливая концовка письма.
В написании неформальных электронных писем не делается упор на какие-либо нормы, которые так важны при написании писем формального стиля. Таким образом, при общении со знакомыми, родственниками, друзьями в обращении можно использовать только имена (без вежливого обращения), например:
Dear, Mark! - Дорогой Марк!
My darling! - Мой дорогой!
Основной текст так же пишется в свободном стиле. В неформальных электронных письмах очень распространено использование сокращений слов. Рассмотрим некоторые из них:
AAMOF - As a matter of fact
AFAIK - As far as I know
ASAP - As soon as possible
BTW - By the way
SU - See you
F2F - Face-to-face
FOAF - Friend of a friend
FYA - For your amusement
FYI - For your information
IMO - In my opinion
IOW - In other words
IWBNI - It would be nice if
KIS - Keep it simple
NRN - No response necessary
OS - Operating system
OTOH - On the other hand
R - Received
TFS - Thanks for sharing
TIA - Thanks in advance
WOBTAN - Waste of both time and money
WRT - With respect to [4].
Однако стоит понимать, что, несмотря на неформальный стиль письма, оно должно быть вежливым, понятным адресату и хорошо структурированным. В него обязательно входит дружелюбное приветствие, благодарность и обсуждение ранее поставленных проблем, выражение надежды на будущий контакт и завершение, включающее в себя пожелания, и подпись.
формальный стиль электронный письмо
Библиографический список
1. Chapman, R. English for Emails. Oxford Business English [Text] / R. Chapman. - Oxford University Press Elt., 2007. - 64 p.
2. Письмо на английском [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://shub123.ucoz.ru/
3. Письма на английском языке. Приветствия в письмах и email / English Letters. Greetings [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.englishelp.ru/
4. Особенности электронных писем [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.study.ru/support/business/business2.html