Современные трактовки понятия "документ"
1. Понятие «документ» в современном обществе
1.1Генезис развития понятия «документ»
Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» - «учу» или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство» [19, с. 17]. Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
В русский язык слово «документ» пришло в XVIII в., во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, - в значении письменного свидетельства [14, с. 23]. Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Это происходит всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство» [20, с. 28].
Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова «документ» термины: документация - в значении подготовки и использования подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу.
В конце XIX в. наблюдается тенденция к сужению границ понятия «документ»: сначала оно рассматривалось как любой предмет, служащий для получения доказательства, затем - как письменное свидетельство, подтверждающее определенные правовые отношения. Понятие использовалось преимущественно в юридическом значении [12, С. 34-35].
С начала XX в. в терминосистему вводится новое, более широкое понимание понятия «документ»: его ввел известный бельгийский ученый, основоположник документации - науки о совокупности документов и области практической деятельности - Поль Отле (1868-1944 гг.). Можно выделить следующие значения «документа», введенные научный оборот П. Отле:
а) любой источник информации, передачи человеческой мысли, знаний, независимо от того, воплощен ли он в материально-фиксированной форме или является проводником (передатчиком) информации во времени, можно считать документом. Это понятие охватывает как материальные объекты - носители информации, так и радио-, телепередачи, театральные представления;
б) документами являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранные человеком для создания каких-либо коллекций. Сюда входят как предметы искусственные, созданные человеком, так и природные, технические предметы, находящиеся в музее;
в) в состав документов входят также материальные объекты, созданные человеком специально для фиксирования, хранения и воспроизведения информации с целью ее передачи в пространстве и времени, независимо от способа фиксирования. Это и документы «писанные» (т.е. с информацией, зафиксированной знаками письма), и изобразительные, фонозаписи и фильмы (результаты машинной записи изображения и звука) [11, C.108-110].
Концепция П. Отле рассматривает документ как носитель социальной информации. Однако в справочных изданиях того времени продолжает существовать узкое значение этого слова: кроме юридического, вводится понятие «исторический документ» (фиксированное свидетельство о какой-либо эпохе, лице и т.д.) и «счетный документ» (служащий основанием для осуществления хозяйственных действий - приема и выдачи ценностей). Обобщающее определение не дано.
Первый Государственный стандарт терминов и определений у нас в стране был утвержден в 1970 г. В этом Государственном стандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека» [3]. Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т.п.
После переработки в 1983 г. Появился новый Государственный стандарт, в котором было записано, что «документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве» [4]. Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.
В России в начале 1990-х годов практически одновременно, уточняя смысл понятия «документ», О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект - носитель социальной информации.
Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е гг., а так же активное вхождения страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошел перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утвержденном в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: «Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать» [5]. Причем это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.
Таким образом, за длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, в какой сфере деятельности оно будет использовано.
1.2 Современные трактовки понятия «документ»
Управленческая деятельность находит свое отображение в документах, с помощью которых осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.
«Документ», в сфере документационного обеспечения управления, - это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо [21, с. 137].
С научной точки зрения, документ понимается сейчас как закрепление разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека [13, с. 385].
Понятие «документ» в XX-XXI вв. используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений в законодательных и научных источниках. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:
) документ - материальный объект;
) документ - носитель информации;
) документ - документированная информация [13, с. 205].
Наиболее общим считается обозначение документа как материального объекта, с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
Длительная трансформация толкования термина «документ», первоначально полностью не соответствующего современным технологиям хранения и передачи информации, привела к легализации информационной трактовки данного понятия в Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. [1]
Согласно ст. 2 Федерального Закона «Об информации Федеральном Законе «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г., информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, который пришел на смену Федеральному Закону «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г., под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления). [2]
Из легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося в упомянутом законе, вытекают три основных признака документа. О них пишет Н.Н. Куняев. [20, с. 36-38]
Первый из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в принципе, могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.
Вторым признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых реквизитами, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.
Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения в анализируемом термине, выступает возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.
Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.
Для библиотековедения, библиографоведения и книговедения документ - это текст (как логическая последовательность языковых или речевых и неречевых знаков), зафиксированный на вещевом изделии, основной функцией которого является сохранение и распространение (передача) информации в пространстве и времени [21, с. 78].
В юридической литературе существуют два подхода к понятию документа. В соответствии с традиционной трактовкой, под документом понимаются только письменные объекты (любые или их определенная разновидность). В то же время весьма широкое распространение получила трактовка документа как любого материального носителя информации, предназначенного для передачи во времени и пространстве. Последняя трактовка понятия «документ» основывается на его фундаментальной функции - передаче информации, и позволяет включать в данное понятие все известные и используемые в праве виды документов, в том числе и электронные. С учетом этого существенными признаками электронного документа являются его содержание (информация) и форма (технический электронный носитель). [16, с. 106]
Итак, электронный документ - это информация, зафиксированная на электронных носителях и содержащая реквизиты, позволяющие идентифицировать ее. Это определение понятия электронного документа соответствует общему понятию «документ», которое содержится в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [1]. Согласно ст. 2 Закона, документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 г. «Об электронной цифровой подписи», под электронным документом понимается «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» [3].
Таким образом, термин «документ» нашел сейчас отражение и в государственном стандарте, и в Федеральном Законе; очень важным стало понятие «электронный документ».
1.3 Развитие документоведения как науки о документе
Существуют разные определения понятия «документоведение», однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие «документ». И это закономерно, поскольку «документоведение» - термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности явлений не менее сложных и многоплановых.
Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности [21, c. 125].
Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.
Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата - в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.
Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности - создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.
Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте - документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.