Курсовая работа (т): Информационные системы в менеджменте

Информационные системы в менеджменте

            1. Структура типовой муниципальной информационной системы

Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности. Информация образует основу процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческих решений.

Успешное решение государством экономических, социальных и политических задач во многом зависит от эффективности деятельности государственных органов, через посредство которых и осуществляются функции государства. В свою очередь успешное осуществление государственными органами своих управленческих функций напрямую зависит от используемой в процессе принятия управленческих решений информации.

Основу всех управленческих процессов составляют управленческие решения, именно в них, с одной стороны, фиксируются выявленные потребности, интересы и цели, описываются обстоятельства, факторы и причины, вызывающие необходимость формирования и реализации, определенных государственно-управляющих воздействий, указываются конкретные ресурсы, возможности для изменения конкретной ситуации.

В современных условиях количество потребляемой в органах государственного управления информации нарастает очень быстрыми темпами. Подсчитано, что от 50 до 90% рабочего времени любого управленца занимают коммуникации и связующие процессы, связанные с обработкой информации.

В таких условиях получение новой информации, хранение и поиск уже созданной, актуальное использование информации становятся весьма трудным делом, требующим времени, сил и средств, создания специальных структур, применения новейшей техники и технологии. Перед государственным управлением стоит сложная задача овладения информацией, ее организации, каналов движения, способов оценки, механизмов эффективного использования на практике.

         1.1 Информационный процесс

Информационные процессы в государственном управлении, связанные со сбором, систематизацией, переработкой, хранением, поиском и распространением информации, организуются и совершаются в определенной последовательности. В самом общем виде назначение этой деятельности заключается в передаче информации от источника ее зарождения к потребителю (пользователю).

Сбор информации, заключающийся в ее выявлении и получении, образует непременную составную часть управленческой деятельности. В процессе систематизации полученная информация распределяется и располагается по определенным заданным классификационным признакам, удовлетворяющим потребности управленческой системы.

Преобразование первичной документальной информации заключается в анализе и переработки содержания первичных документов и создания на этой основе новых документов (вторичных), выполняющих специфические функции. При этом вторичные документы создаются в соответствии с определенными правилами, устанавливаемыми исходя из специфики и задач информационной деятельности.

Хранение и поиск информации имеют целью передачу информации во времени. Для этой цели создаются информационно-поисковые системы. Эти системы могут быть документальными и фактографическими: документальные выдают в результате поиска документы, их копии или же адреса этих документов, а фактографические помогают отыскивать отдельные сведения, факты.

Воспроизведение информации представляет собой этап дублирования информации, найденной в результате поиска, для ее передачи потребителю. Обычно воспроизведение сводится к полному или частичному копированию выданного документа.

Распространение информации является заключительным этапом информационной деятельности, связанным с ее передачей тем, кому она предназначена.

Структура информационных процессов в государственной сфере управления может быть представлена в таком виде: источник информации (кто сообщает, что, как, кому и с каким результатом); само сообщение (содержание); средства или каналы, по которым передается сообщение; получатель сообщения; эффект передачи сообщения.

Движение информации в системе государственного управления подчиняется определенным правилам - алгоритмам. К ним относятся:

. Правила, касающиеся ограничений, накладываемых на обмен информацией (схемы путей передачи в информационную подсистему различных видов информации, максимально возможной загрузки этих путей и др.);

. Правила выбора путей передачи информации;

. Правила преобразования потоков информации (отбора, размножения и обобщения информации с целью уменьшения исходных ее потоков);

. Правила обслуживания различных источников и потребителей информации в зависимости от их места в системе управления;

. Правила оперирования с различными обобщениями с учетом их важности и срочности.

Эти правила способствуют тому, что на каждом иерархическом уровне администрации накапливалось и использовалось только то количество информации, которое необходимо для управления объектами данного уровня. Фиксирование этих уровней, в свою очередь облегчает выбор наиболее целесообразных путей прохождения информации и ее носителей.

Информационный процесс строится, разумеется, применительно к особенностям организационной структуры соответствующего государственного органа, что придает ему определенную жесткость. Изменения в организационно-штатной структуре вызывают потребность в адаптации информационного обеспечения к изменившимся условиям, а также соответствующей корректировки деятельности специалистов-исполнителей.

Под системой информационного обеспечения органов государственной власти и местного самоуправления понимается совокупность организационно-правовых, информационных, методических, программно-технических и технологических компонент, взаимосвязанная и соответствующим образом сформированная для обеспечения информационных процессов в органе управления, исполнения должностных обязанностей государственных служащих за счет рационального использования информационных ресурсов и информационных технологий. Она основывается как на системе макроэкономических показателей и индикаторов государства, ключевых показателях состояния и развития края, области, так и на системе первичной информации, собираемой от основных информационных объектов города и района.

Создание единого информационного пространства России, отражающего динамику преобразований, состояние различных регионов страны, возможно только через функционирование информационной вертикали «Федерация - Субъект РФ - Муниципальное образование». В этой информационной вертикали ключевым элементом являются информационные ресурсы самого низшего уровня управления - муниципального. Здесь находится система первичной информации, здесь живет человек, здесь начало потока: «данные - информация - решение - действие». [2]

         2. Примеры определений, целей, задач и структуры типовой информационной системы

2.1 Примеры определения МИС

Определение 1: муниципальная информационная система представляет собой целостную технологическую, программную и информационную среду создания, хранения, анализа и распространения информации в интересах муниципальных органов власти, предприятий и граждан. МИСявляется средством информационной поддержки муниципальногоуправления, и ее необходимо рассматривать как - объединение всех принятых в организации технологий обработки информации. [1]

Определение 2: муниципальная информационная система (МИС) предназначена для автоматизации процессов учета и управления в едином информационном пространстве Администрации, муниципальных учреждений и предприятий города. Ее создание позволяетт снизить вероятность допущения ошибки при принятии решения, более эффективно использовать бюджетные средства, а также повысит эффективность работы подразделений. [2]

2.2 Направления использования МИС

. Информационное взаимодействие субъектов муниципальногоуправления;

. Информационно-аналитическая поддержка управленческих решений;

3.      Обеспечение безбумажной технологии обработки и хранения информации.

2.3 Составляющие МИС

МИС представляет собой сложный комплекс, включающий в себя:

·        технологию обмена и обработки информации,

·        системы управления базами данных,

·        каналы связи,

·        коммуникационное оборудование,

·        компьютерное оборудование,

·        функциональные прикладные подсистемы и модули подразделений,

·        общесистемное программное обеспечение,

·        организационно-нормативные документы,

·        методы и средства защиты информации,

·        собственно информацию (данные),

·        пользователей и администраторов системы. [3]

2.4 Пример целей и задач МИС

Целью создания муниципальной информационной системы (МИС) является повышение эффективности обслуживания субъектов информатизации на территории муниципальных образований.

Основные задачи системы:

) формирование муниципальных информационных ресурсов;

) модернизация существующих городских баз данных и создание новых, для включения их в информационную систему;

) обеспечение оперативного доступа структурных подразделений администрации, муниципальных предприятий и организаций к базам данных и оперативной информации городского, регионального, межрегионального, федерального и международного уровней;

) обеспечение защиты и разграничение доступа к информационным ресурсам;

) разработка общей технологии хранения, обработки, преобразования и передачи информации;

) определение и разработка структуры информационных систем, автоматизированных рабочих мест, функций и задач, подлежащих автоматизации;

) обеспечение оперативного информационного взаимодействия всех служб и предприятий в нештатных ситуациях.

Для достижения целей муниципальной информационной системы осуществляется проектирование нештатных ситуаций, формирование вновь и адаптация существующих баз данных к стандартам системы, подбираются, разрабатываются и поставляются программно-технические средства, монтаж, наладка, поэтапное внедрение и опытная эксплуатация системы в реальных условиях. [4]

         2.5 Пример перечня автоматизируемых деловых процессов

регистрация обращений граждан и организаций

регистрация входящих, исходящих, организационно-распорядительных документов, нормативно-правовых актов

осуществление контроля исполнительской дисциплины

размещение информации на Интернет-портале Администрации

ведение графика мероприятий Администрации

учет расходов и доходов бюджета,

казначейское исполнение бюджета,

бухгалтерский учет,

         2.6 Пример перечня объектов внедрения

Отдел пресс-центр Администрации

Отдел мобилизационной подготовки Администрации

Комитет муниципальной службы Администрации

Управление делопроизводства Администрации

Комитет экономики Администрации

Комитет потребительского рынка и услуг [2]

.7 Пример структуры МИС

Общегородская информационная сеть передачи данных включает в себя коммуникационный центр и средства связи пользователей сети.

Коммуникационный центр обеспечивает возможность использования пользователями следующих каналов связи:

· выделенных телефонных каналов, обеспечивающих скорость передачи данных до 64 Кбит/с;

· коммутируемых телефонных каналов, обеспечивающих скорость передачи данных до 33 Кбит/с;

· сети передачи данных RADIOETHERNET, обеспечивающей скорость передачи данных до 2 Мбит/с и охватывающей пользователей в пределах города;

· транковой радиосети INFOTAC, обеспечивающей скорость передачи данных до 19,2 Мбит/с и охватывающей пользователей в пределах зоны обслуживания;

· системы MOSCAD для пользователей сети производственно-технического назначения, позволяющей в автоматическом режиме работать с удаленными объектами управления.

Коммуникационный центр обеспечивает возможность подключения пользователей к сетям INTERNET, SPRINT, RELCOM, РОСПАК, РОСНЕТ и др.

Сеть информационной системы должна соединять локальные вычислительные сети (ЛВС) структурных подразделений администрации города, удаленных и мобильных пользователей.

ЛВС строятся по территориальному принципу и могут включать различные структурные подразделения администрации города, размещающиеся в одном либо группе соседних зданий. В свою очередь ЛВС объединяются в единую информационную сеть с помощью высокоскоростных беспроводных каналов RADIOETHERNET. [3]

Управление государством объективно связано, прежде всего, с информационными процессами. Высокоэффективная управленческая деятельность сегодня может осуществляться не иначе как на основе безупречного информационного материала. Поэтому необходимо как можно скорее внедрять в практическую деятельность органов государственного управления новые информационные технологии, дающие возможность значительно повысить разработку и реализацию управленческих решений.

         3. Электронная таблица

3.1 Работа с данными и организация вычислений

Исходные данные - файл 16.xls с информацией об итогах торгов на российском рынке ценных бумаг.

Привести в порядок форматы заданной таблицы (коррекция заголовков, шрифтов, выравнивание, границы таблицы). Преобразовать таблицу в список.

Рассчитать объемы продаж и покупок (объем продаж = лот продажи * цена продажи; объем покупок = лот покупки * цена покупки). Рассчитать активность (сумма объема продаж и объема покупок).

Удалить записи с нулевой активностью и строки с неопределенными данными.

Получить сводные итоги по активности фирм.

Часть таблицы

Выявить 10 фирм с максимальной активностью.

Выявить динамику торгов по 5 наиболее активным фирмам. Построить график (и), иллюстрирующие динамику торгов. Тип графиков и выводимую информацию выбрать самостоятельно.

Получить сводные итоги, характеризующие активность работы с отдельными ценными бумагами (поле «эмитент»).

Часть таблицы

Выявить 10 ценных бумаг, по которым наблюдалась наиболее высокая активность.

Выявить динамику торгов по 5 ценным бумагам с наивысшей активностью. Построить график (и), иллюстрирующие динамику торгов. Тип графиков и выводимую информацию выбрать самостоятельно.

Отобрать фирмы, у которых объем продаж или объем покупок больше 10000 руб.

Часть таблицы

Отобрать эмитентов, у которых активность меньше 10000 руб.

Часть таблицы

С помощью функции «Итоги» получить данные торгов по каждому дню.

Рассчитать суммарную активность всех фирм из г. Пермь.

Часть таблицы