Статья: Классификация электронных документов

Сущность понятия «электронный документ»

Бумажные и электронные документы являются юридически равнозначными, если иное не устанавливает закон или договор. Исключения затрагивают только отдельные виды документов, к которым предъявлены повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Электронные документы должны соответствовать следующим требованиям:

• общие требования к оформлению и содержанию, идентичные требованиям к аналогичного типа бумажной документации;
• требования, делающие электронный документ значимым с юридической точки зрения, к которым относятся и требования, затрагивающие электронную подпись;
• ряд индивидуальных требований, перечисленных в инструкциях по работе с тем или иным типом документа.

Классификация электронных документов

Кукарниковой Т. Э. разработана следующая классификация электронных документов:

• по форме существования: виртуальные и материальные. Материальные – объекты, фиксированные на электронном носителе, несущие информацию, имеющую смысловое содержание и существующую только в электронной среде. Виртуальный документ – совокупность информационных объектов, которые образованы как результат взаимодействия пользователя и информационной системы;
• по источнику существования: электронные документы, которые создал сам пользователь, и документы, которые создала компьютерная система, то есть сама электронная среда;
• по содержанию: файлы с текстовой информацией, с графикой, с анимацией, с фото- и видеорядом, а также с информацией, записанной в формате специальных машинных кодов и обозначений;
• по степени защиты: открытый и закрытый электронный документ;
• по виду материального носителя: документы, существующие на физических носителях компьютерной информации – магнитных и лазерных дисках, магнитно-оптических дисках, магнитных лентах, флешках и пр.; существующие в оперативном запоминающем устройстве (ОЗУ) ЭВМ; существующие в ОЗУ периферийного устройства; существующие в ОЗУ компьютерного устройства связи и сетевого устройства.

Шаповаловой Г.М. была предложена фасетная классификация электронных документов. По типу носителя информации ею было выделено три фасета:

• по типу носителя информации;
• по способу документирования;
• по возможности отделить носитель от компьютера.

По стадиям изготовления все электронные документы подразделяются на оригиналы, дубликаты, выписки и копии.

По внешней форме электронные документы подразделяются на рукописные и изготовленные посредством использования технических средств. Рукописный способ ввода информации в компьютер появился относительно недавно, вместе с появлением сенсорных панелей и планшетов.

Магнитные документы изготавливают путем создания магнитных записей на намагничивающихся поверхностях. Магнитная запись – один из наиболее распространенных способов фиксирования информации на банковских, проездных или телефонных картах.

Также электронные документы классифицируются на основании способа ввода информации на носитель на:

• факсимильные (сканерные);
• мануально-динамические (клавиатурные, джойстиковые);
• полученные через преобразователи голоса и пр.

На основании способа воспроизведения (представления) информации выделяют следующие виды электронных документов:

• визуализированные «мониторные»;
• печатные «текстовые»;
• звуковые;
• комбинированные.

Один из самых сложных способов классификации – на основании метаданных, то есть характеристик технологических процессов, которые необходимы для визуализации. Для такой классификации обычно предлагают ранжировать электронные документы на основании комбинации метаданных:

• одноранговые документы – состоящие из идентичных друг другу по типу электронных данных, которые объединяются в единую структуру и записываются в единый файл с заранее определенным форматом: wav, Gif;
• двухранговые – включают несколько типов данных, которые объединяются в единую структуру и записываются в отдельный файл с заранее определенным форматом;
• трехранговые – включают о несколько типов данных, объединенных несколькими структурами и записываемых в один файл;
• четырехранговые – включают несколько типов данных, объединенных в несколько структур, записанных в некоторое количестве структур заранее известного общего формата;
• пятиранговые – документы, включают несколько типов данных, которые объединяются в определенное количество структур, которые записываются в качестве файлов различного формата, например, гипертекст.

Относительно внутренних характеристик содержания, то есть информации в файлах, электронные документы могут представлять собой объекты судебной компьютерно-технической экспертизы.

В электронном документообороте есть возможность использования различных видов электронных документов. В подавляющем большинстве случаев требования к ним точно такие же, как и к аналогичного типа документам, хранящимся на бумажном носителе.

Выбор формата файла электронного документа, обычно остается на усмотрении пользователя. При необходимости могут применятся даже форматы, разработанные непосредственно пользователем. Если же говорить исключительно о формализованных документах, то их форматы утверждает ФНС.