Курсовая работа (т): Система электронного документооборота Босс-Референт

Приведенные выше факты достаточно полно объясняют, почему при поиске в Интернете сочетания слов «босс референт» почти сразу после описания профессии референта или секретаря-референта и истории происхождения слова «босс» наряду со статьями, как с этими самыми боссами взаимодействовать в профессиональной деятельности, можно обнаружить ссылки на данный продукт.

Главный экран наглядно дает пользователю представление о текущем положении дел. Сотрудник без труда оценит количество и суть ближайших задач, объем почты и поступивших к нему на обработку документов, и при желании, перейдет к конкретному документу, письму или поручению. Новые задания не оставят работника в покое, пока не будут выполнены.

Рисунок 3 - Главный экран программы

Одна из целей программы - обеспечить чистоту и порядок на рабочем месте. Обычно пользователь работает с несколькими десятками документов. Для того, чтобы ограничить количество отображаемых документов, используются совместно работающие переключатели, которые не меняют контекст радикальным образом, а уточняют текущее представление списка документов. [13, с. 162]

Рисунок 4 - Экран поручений

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Управленческие задачи, решаемые СЭД БОСС-Референт:

-    организовать эффективную работу с договорами;

-       сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

-       автоматизировать документооборот органов власти федерального или регионального уровня;

-       обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

-       повысить эффективность работы с заявками;

-       наладить управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Неудивительно, что запросы «босс референт» часто вводят в поисковых системах представители как коммерческих организаций, так и структур власти.

Внедрение СЭД БОСС-Референт дает следующие результаты:

-    повышение качества оказания государственных услуг;

-       улучшение исполнительской дисциплины, повышение управляемости;

-       повышение прозрачности и открытости деятельности;

-       снижение расходов на обеспечение работы органов власти;

-       создание основы для комплексной информационной системы типа «электронного правительства» (межведомственный документооборот, ЭАРы, архивы, порталы госуслуг).

Срок окупаемости системы составляет от полугода до 2 лет. [15, с. 300]

.3 Преимущества и недостатки СЭД БОСС-Референт

Преимущества для коммерческих компаний:

-    повышение управляемости;

-       оперативное реагирование на изменения;

-       увеличение конкурентоспособности компании на рынке. [18]

Преимущества СЭД БОСС-Референт определяются широкими возможностями платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и богатым опытом внедрения. Можно выделить следующие преимущества решения по сравнению с конкурентами:

Преимущества:

-    быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;

-       легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;

-       возможность полноценной работы пользователей с системой как через клиента Lotus, так и через web;

-       широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;

-       возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;

-       снижение трафика при работе в распределенной среде за счет реализации принципа «документ доставляется только туда, где он нужен для работы»;

-       обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;

-       простота сопровождения системы и возможности администрирования СЭД во всех филиалах из единой точки;

-       обеспечение высокой степени безопасности данных;

-       одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество;

-       эффективность и преимущества системы подтверждены опытом множества успешных внедрений. [11, с. 155]

Из недостатков можно отметить отсутствие offline-работы и немного устаревший интерфейс. Отмечается предвзятое отношение к платформе со стороны пользователей. Крайне неудобное управление правами доступа к документам в условиях обычной текучести кадров, отсутствие групповых прав доступа. Проблемы с выпуском новых версий ПО, плохая гарантийная поддержка.

2. Анализ опыта внедрения СЭД БОСС-Референт

.1 Практика внедрения БОСС-Референт в Федеральной налоговой службе Российской Федерации

Группой компаний АйТи и ее партнерами реализовано значительное количество проектов по созданию систем электронного документооборота на платформе БОСС-Референт на предприятиях различных отраслей, масштабов и форм собственности.

Федеральная налоговая служба Российской Федерации крупнейшее ведомство в структуре государственных органов нашей страны. Ежегодно в ФНС поступают и обрабатываются более 200 тысяч документов от граждан, юридических лиц и государственных структур. В связи с этим одной из главнейших задач ФНС является создание системы управления документами.

В качестве основы ведомственной системы электронного документооборота ФНС был выбран программный комплекс «БОСС-Референт», разработка компании «АйТи» на платформе Lotus Domino/Notes. Совместный проект «АйТи» и Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС России (ГНИВЦ) по созданию СЭД выполняется в три этапа.

В настоящее время число пользователей системы превышает 88 тысяч, а после завершения проекта в системе будет работать более 120 тысяч человек. Уже сегодня система электронного документооборота ФНС России является крупнейшей в нашей стране.

По состоянию на середину 2008 года в ведомственную систему электронного документооборота ФНС России входит более 800 организаций. В том числе: Центральный аппарат ФНС, более 80 Территориальных управлений ФНС, 7 Инспекций ФНС по Федеральным округам РФ, 9 Межрегиональных инспекций по крупным налогоплательщикам, более 750 районных и городских инспекции ФНС. [17]

Система зарекомендовала себя надежным и эффективным инструментом автоматизации документационного обеспечения управления в Ведомстве.

Впечатляют количественные показатели документооборота в 2007 году. Количество входящих, исходящих писем доставленных и зарегистрированных с использованием СЭД в центральном аппарате составило: 185000 входящих и 235000 исходящих документов соответственно. Например, по территориальному управлению ФНС в Республике Татарстан эти показатели равны: 113000 и 132000 документов.

Система электронного документооборота ФНС предназначена для автоматизации основных процессов управления документами в Центральном Аппарате, Управлениях (УФНС) и Межрегиональных инспекциях (МРИ) ФНС России, ИФНС (Инспекции ФНС) России и обеспечения их эффективного взаимодействия между собой в процессе работы.

СЭД ФНС России состоит из трех уровней, между которыми осуществляется информационное взаимодействие:

-    1-й уровень: СЭД ЦА ФНС

-       2-й уровень: СЭД УФНС (МРИ) («СЭД-Регион»)

-       3-й уровень: СЭД ИФНС.

В качестве базовых компонентов СЭД ФНС используется семейство продуктов Lotus Notes/Domino.

Система Notes/Domino поддерживает многоуровневую иерархическую систему сертификатов для пользователей и серверов. В рамках проекта используется единая система сертификатов для всей организации с учетом трехуровневой организационной структуры и территориального распределения подразделений. В соответствии с этой схемой инфраструктура Lotus Notes/Domino базируется на едином корневом сертификаторе - ФНС. По аналогии с сертификатом центрального аппарата ЦА/ФНС для каждого УФНС создан сертификатор уровня 1 типа КодУФНС/ФНС - например, R05/ФНС.

Для каждого УФНС (МРИ) создан свой Notes-домен. Все серверы УФНС установлены как первые сервера в своих доменах. Серверы в инспекциях региона установлены как вторые сервера в тех же доменах.

Все серверы УФНС (МРИ) имеют собственную адресную книгу Lotus Notes (Domino Directory).

Единый каталог ФНС обеспечивается путем:

-    репликации всех адресных книг на центральный Hub-сервер (push);

-       использования БД Directory Catalog и стандартной задачи Lotus Notes Dircat;

-       репликации БД Directory Catalog в регионы (pull).

Это дает возможность осуществления произвольного почтового обмена и взаимодействия между различными УФНС, МРИ, ИФНС.

Основной особенностью ФНС является трехуровневая система канцелярий. Собственную канцелярию имеет не только руководитель ведомства, но и его заместители, а также руководители департаментов. В связи с этим на уровнях ЦА и управлений действует многоканцелярская структура, что позволяет обеспечить работу с документами различных групп только тем пользователям, которые наделены соответствующими правами доступа. Сотрудники районных инспекций работают с базами данных «Канцелярия - ИФНС», созданными специально для каждой инспекции. СЭД автоматически формируются еженедельные реестры о доставленных и зарегистрированных в управлениях налоговой службы документах, которые передаются в ЦА. Аналогичные реестры поступают из районных инспекций в соответствующее управление.

В СЭД ФНС реализована возможность архивирования документов БД «Канцелярия». Архивы региональных управлений, инспекций и ЦА автономны.

Специально для сотрудников налоговой службы была разработана система дистанционного обучения, которая учитывает все особенности СЭД ФНС и является ее модулем.

.2 Опыт использования БОСС-Референт в Роснедвижимости

Федеральное агентство кадастра объектов недвижимости (Роснедвижимость) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по управлению государственным имуществом и оказанию государственных услуг в сфере ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества, кадастровой деятельности, государственной кадастровой оценки земель, землеустройства и государственного мониторинга земель, а также функции по государственному земельному контролю.

Построение СЭД Роснедвижимости велось по двум направлениям: автоматизация документооборота в центральном аппарате ведомства и внедрение систем электронного документооборота на региональном уровне - в Управлениях Роснедвижимости по субъектам Федерации и кадастровых палатах.

По состоянию на середину 2015 года в состав СЭД Роснедвижимости входило более 220 организации ведомства (Центральный аппарат, Территориальные управления Роснедвижимости по субъектам Федерации, Федеральные кадастровые палаты по субъектам Федерации) расположенных в часовых поясах от Чукотки до Калининграда, число активных пользователей системы электронного документооборота превысило 2000. [21]

Практически с первых дней внедрения Агентство получило мощный инструмент, обеспечивающий безусловное исполнение всех правительственных поручений. Система позволяет всем руководящим сотрудникам проводить мониторинг исполнения поручений самостоятельно. Очень важный результат внедрения СЭД - снятие проблемы хранения документов, в том числе текущей переписки.

Система развернута и функционирует на выделенных серверах. Это означает, что в каждом субъекте федерации развернута система электронного документооборота региона на своей серверной базе и абонентской сети, но все эти региональные СЭД интегрированы в общую систему. То есть, построена иерархическая структура, которая позволяет самостоятельно вести работу в СЭД сотрудникам территориальных управлений.

В состав системы вошли программные компоненты, позволяющие в максимальной степени автоматизировать следующие основные производственные процессы:

-    регистрацию входящей и исходящей документации (многоуровневый комплекс БД «Канцелярия»);

-       рассылка документов;

-       обработку обращений граждан, а также контроль исполнения принятых по ним решений (БД «Заявления граждан»);

-       контроль исполнения поручений, данных руководством Агентства, по поступающим документам (БД «Поручения», БД «Канцелярия Руководителя»);

-       регистрацию, хранение приказов, распоряжений, поручений руководства и т.д. (БД «Организационно-распорядительные документы»);

-       согласование проектов документов и передача их на утверждение и последующую регистрацию;

-       работа с документами «Для служебного пользования;

-       поиск документов.

Аналогичный набор баз данных имеет в своем распоряжении каждое территориальное управление для ведения самостоятельной работы по ведению документационного обеспечения управления.

Выполнены работы по оптимизации процесса регистрации документов и их перевода из бумажного формата в электронный вид. Произведено подключение специализированного программно-аппаратного комплекса, который позволяет одновременно сканировать большие объемы документации, прикрепляя автоматически образы документов к регистрационным карточкам СЭД.

В ходе реализации проекта были организованы и проведены учебные занятия для всех категорий пользователей, в том числе и в территориальных управлениях. Это явилось дополнительным положительным фактором для начала их работы в системе и адаптации к новым условиям работы с документами. [19]

Техническая поддержка осуществляется централизованно группой администрирования ведомственной СЭД из Центрального аппарата Агентства.

В настоящий момент представляется интересным развитие системы по следующим направлениям:

1.   Автоматизация процессов организации совещаний, управления решениями и отчетности по ним.

2.       Автоматизация процессов хранения и управления документами по проектам в структурных подразделениях Агентства.

.        Взаимодействие СЭД с другими АСУ и управление публикацией сервисов предоставляемых системой и документов.

.        Возможность сквозного контроля исполнения документов в Территориальных управлениях и получение отчетов в Центральном аппарате. Это позволит обеспечить дополнительные механизмы получения информации о текущих статусах документов, которые направлены для исполнения в Территориальные управления Агентства и поручениях, созданных по ним.

.        Возможность автоматизированного мониторинга СЭД-ТУ из центрального аппарата (сбор статистической информации). Наличие структурированных данных о количественных показателях работы с документами в СЭД подчиненных организаций. Возможность формирования статистических отчетов.