Разграничение доступа - в СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД) :
Полный контроль над документом;
Право редактировать, но не уничтожать документ;
Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
Право читать документ, но не редактировать его;
Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).
Отслеживание версий и подверсий документов - при одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
Наличие утилит просмотра документов разных форматов - в состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики - viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.
Аннотирование документов - при организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция «красного карандаша», с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция «красного карандаша», широко предлагаются третьими фирмами.
Поддержка различных клиентских программ - клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Webнавигаторы.
Недостаток квалификации персонала и особенности национального менталитета неумолимо накладывают отпечаток на общую эффективность организации рабочего процесса.
Компьютеры в большей своей массе продолжают использоваться как усовершенствованные печатные машинки, и авторитетные специалисты не раз отмечали, что внедрение вычислительных средств без серьезной проработки информационной структуры предприятия лишь усиливает неразбериху.
Консервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего общего объема информации в мире лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции.
С задачей поиска нужных документов так или иначе связаны 30% перемещений сотрудников по офису, в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются. На согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В свете вышеуказанного, 20-30% поставленных задач вообще не решаются. Все эти проблемы призвана решить грамотная организация безбумажных технологий управления.
В последнее время начали появляться «коробочные» решения систем электронного документооборота, направленные на малый и средний бизнес, которые обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.
Стоит отметить, что поставка вычислительной техники и установка на нее стандартных программ компании Microsoft не позволяет решить всех проблем. Использование таких программ как Outlook, Word, Excel, Access помогает, конечно, частично автоматизировать некоторые этапы работы с документами, но они не приспособлены для решения задач комплексной автоматизации электронного документооборота. Конечно, можно организовать документооборот следующим образом: посылать поручения и распоряжения, связанные с документами, по электронной почте, затем, отфильтровывая их определенным образом, получать статистику по документу, исполнению задания или по выполнению распоряжения определенными лицами, но при этом, как правило, достаточно сложно эффективно следить за исполнением работ по документу, организовать автоматическую рассылку уведомлений и напоминаний при работе с документом, невозможно быстро и просто получить готовый отчет. По мере осуществления действий копирования и переноса информации между приложениями появляется множество промежуточных данных, в которых легко запутаться и при этом подобный процесс требует от пользователя максимум внимания. А если пользователем является руководитель, и у него в подчинении находится штат из пяти и более человек? Тогда такой процесс еще больше усложняется из-за наличия большого количества однообразных действий.
При этом использование дополнительных программ, не предназначенных для комплексного подхода к решению задач электронного документооборота делает эти задачи только более сложными и запутанными. «Минимум действий - максимум удобства» - такой должна быть система автоматизированного документооборота.
Список использованных источников
электронный документооборот
Глинских А., Мировой рынок систем электронного документооборота. - Режим доступа: http: //citforum. ru/consulting/docflow/market/article1. 8. 200222. html
Электронный документооборот новый стандарт ведения бизнеса. - Режим доступа: http: //www. iprmedia. ru/articles_kadritem. php
Электронный документооборот новый стандарт ведения бизнеса. - Режим доступа: http: //old. ci. ru/inform22_03/p_11. htm