Статья: Анализ и формирование систем внутренних и внешних коммуникаций организации

Анализ систем внутренних и внешних коммуникаций организации представляет собой процесс изучения состояния и перспектив развития коммуникационных возможностей организации на основе подробного исследования всех используемых видов коммуникации на систематической основе, в целях обеспечения стабильного развития и расширения возможностей организации при осуществлении определенных видов деятельности.

Внешние коммуникации соединяют организацию со средой. Внешняя среда оказывает сильное влияние на деятельность, осуществляемую организацией. От факторов внешней среды зависит уровень коммуникационных потребностей организаций.

Внутренние коммуникации представляют собой результат осуществления управленческой функции. На практике они являются обменом идеями, достижением соглашений, распорядительно-подотчетными отношениями, обменом информацией, относящейся к реализации задач, поставленных организацией, и постижения обозначенных целей, взаимоотношениями внутри коллектива и с персоналом.

Система внешней коммуникации организации

Помимо субъектов коммуникации классифицированию подлежат и отношения, которые их связывают. Для этого достаточно формально соотносить характеристики, которыми обладают коммуникации с объективными критериями.

Коммуникации, используемые современным обществом, становятся более стандартизируемыми, обретая типичные черты, которые не хависят от региональных или национальных различий. Выделение и успешное применение критериев, по которым классифицируются коммуникации, возникающие между субъектами, не представляет каких-либо сложностей. В тех случаях, когда во внимание принимаются только родовые особенности, таких групп найдется немного.

Классифицировать родовые группы субъектов, участвующих в общественном коммуникационном взаимодействии, с отражением специфики предмета можно следующим образом:

• коммерческие организации;
• органы власти и управления;
• организации «третьего сектора» общества;
• организации «информационного сектора» общества;
• частные лица.

Эти группы организаций, контактирующие между собой, образуют следующие связи родовых отношений:

• между коммерческими организациями;
• между органами власти и коммерческими организациями;
• между организациями, представляющими «третий сектор» и коммерческими организациями;
• между организациями «информационного сектора» и коммерческими организациями;
• между частными лицами и коммерческими организациями;
• между органами власти;
• между организациями, представляющими «третий сектор» и органами власти;
• между организациями «информационного сектора» и органами власти;
• между частными лицами и органами власти;
• между организациями-представителями «третьего сектора»;
• между организациями «информационного сектора» и организациями «третьего сектора»;
• между частными лицами и организациями «третьего сектора»;
• между организациями, относящимися к «информационному сектору»;
• между частными лицами и организациями «информационного сектора»;
• официальные связи частных лиц, которые представляют интересы организаций.

Внешние связи перечисленных классов отношений делятся на две группы:

• связи, устанаваливаемые в рамках уставной деятельности (особенные);
• связи общего характера (все прочие).

Особенные связи коммерческих организаций в соответствии с классификацией, которая приведена выше следует разделить на пять групп связей:

• с другими коммерческими объединениями;
• с органами власти;
• с организациями «третьего сектора»;
• с организациями «информационного сектора»;
• с частными лицами.

Все связи, которые возникают между организациями коммерческого сектора, при всем учете разнообразия, отличающего их, а также специфики разнообразных сфер деятельности, можно свести к таким коммуникационным направлениям, как партнерство, инфраструктурные рыночные услуги, регулирование и подконтрольность.

Отношения, установившиеся между партнерами, проявляются во взаимодействии с поставщиками, обеспечивающими комплектующими, сырьем, полуфабрикатами, технологиями.

Эти отношения находятся в компетенции системного менеджмента, отчасти принадлежат коммуникационному виду, при этом гораздо шире них. Кроме отношений подобных типов существуют связи с потребителями услуг, готовой продукции, осуществляемые на постоянной основе, которые устойчивы не только по причине долговременных отношений производителей продукта и клиентами. Человеческая память имеет свойство сохранять и единовременные контакты, которые являются основанием принципов маркетинга.

Для бизнеса крайне важны связи, установленные с клиентами, и по этой причине они традиционно отнесены к самостоятельному виду управления маркетинговыми коммуникациями.

Система внутренней коммуникации организации

Отношения, возникающие между руководителем и его подчиненными, представляют собой наиболее очевидный пример установления внутренних коммуникаций.

При установлении коммуникаций между средним и высшим звеньями управления могут быть использован весь комплекс традиционных инструментов и каналов отношений формального вида, а также большая часть источников, относящихся к неформализованному виду.

Это предоставляем менеджерам информационные преимущества, способствует повышению их компетентности, предоставляет доступ к разнообразным информационным ресурсам.

Системы, обеспечивающая менеджерам доступ к информации, как правило, регулирует степень полноты прав при использовании различных источников информации.

Формы, в которых реализуется процесс внутренних коммуникаций:

• межличностные отношения;
• организационные отношения.

Межличностные коммуникации представляют собой не ограниченные уставным регламентом и распространяющимся за его пределы связи, установившиеся между отдельными личностями.

Организационные коммуникации представляют собой коммуникации, которые осуществляются пределах задач, поставленных конкретной организацией и в ее интересах.

Межличностные коммуникации представляют собой более разнообразную форму коммуникаций в сравнении с организационными.

В ходе коммуникационного общения внутри организации достигаются следующие цели:

• обеспечение создания информационных каналов между сотрудниками и структурными подразделениями, при помощи которых создается система информационного обмена в организации, сотрудниками и руководителями которой планируется и координируется своя деятельность;
• развитие и совершенствование межличностных отношений, благодаря которым персонал становится работоспособным коллективов;
• обеспечение создания полных производственных процессов и циклов по реализации задач организации;
• регулирование и оптимизация внутриинформационных потоков;
• создание коммуникационной основы для развития эффективной системы внешних связей.

Процессы, отражающие формальные внутренние коммуникации проявляются в формализованных отношениях, которые были запланированы и протекают в соответствии с внутренними регламентами организации.