Дипломная работа: Автоматизация и обеспечение информационной безопасности учета рабочего времени сотрудников компании ООО "ВОХ"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
32
документов, оформленных правильным образом (больничный лист, справка о
реализации государственных обязанностей и т. д.).
Контроль рабочего времени выполняется в табеле методом сплошной
фиксации явок и неявок на работу либо путем фиксации только отклонений от
нормы (неявок, опозданий и т. д.).
В настоящее время учет рабочего времени сотрудников компании не
автоматизирован, так как он ведется без применения средств информационных
технологий. Для составления табеля используют унифицированную форму № Т-
12. Она утверждена постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № Код
формы по ОКУД 0301008
Форма № Т-12 составляется в одном экземпляре ответственным лицом за
заполнение табеля, подписывается руководителем отдела и работником кадровой
службы. Заполненная форма передается в «расчетную группу» для дальнейшего
начисления оплаты труда работникам компании.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме не-полного
рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего
времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной
продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании
документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности,
справка о выполнении государственных или общественных обязанностей,
письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве,
письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях,
установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого
работника в табеле отведено (графа 4) - четыре строки (по две на каждую
половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
Однако для формирования данного документа необходимо вести
оперативный учет рабочего времени. В настоящее время этот процесс
осуществляет сотрудник с применением карандаша и записной книжки, что имеет
множество недостатков.
Сущность процесса учета рабочего времени приведена на рисунке 6.
33
Рисунок 6 Характеристика процесса по учету рабочего времени
Декомпозиция данного процесса представлена на рисунке 7.
Рисунок 7 Характеристика процесса по учету рабочего времени,
декомпозиция
Таким образом, данные о прибытии и убытии сотрудником поступают с
системы КУД.
34
При учете рабочего времени лицу, ответственному за учет, необходимо
внести данные о работнике, его фамилию, имя, отчество, длительность смены,
количество фактически отработанного времени Кроме того, необходимо
учитывать возможность отсутствия работников по причине отпусков,
больничных или без всяких причин..
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Схема документооборота документов при учете рабочего времени
приведена на Рисунок 8.
табель рабочего
времени
Действие
Начальник отдела
Учет данных
Утверждение табеля
Данные со СКУД
Сведения о
переработках
Сотрудник
Формирование сведений о
переработках
Бухгалтер
Составление табеля
табель рабочего
времени
Общий отчет для
руководства
График отпусков
Формирование отчетов
Рисунок 8 Схема документооборота при учете рабочего времени
Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 3.
Таблица 3
Характеристики описанных процессов
35
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет рабочего
времени
10
10
100
Оформление
записки
10
10
100
Учет в журнале
3
15
45
Формирование
табеля учета
рабочего времени
15
7
105
Подготовка отчетов
1
35
35
ИТОГО, минут:
475
Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник службы около 475
минут, то есть практически полный рабочий день, тратит на учет заявлений и
оформление пропусков, а также подготовку отчетов, что не является
рациональным использованием рабочего времени.
Для данного способа также характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Неэффективное использование рабочего времени.
Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.
В результате проводимой автоматизации предполагается формировать
данный отчет в автоматическом режиме, включая отправление отчета на
электронную почту руководителя. Кроме того, планируется что с общим отчетом
за сутки, неделю или любой другой период можно будет ознакомится он-лайн,
включая наглядное построение графиков, облегчающее восприятие цифровой
информации.
Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств
автоматизации.
В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится
к вводу данных в приложение и получению общего отчета. В таблице 4
произведен расчет эффекта внедрения.
Таблица 4
Расчет эффекта внедрения
36
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнения одного
действия, минут
Общее время,
минут
Учет рабочего
времени
10
1
10
Оформление
записки
10
1
10
Учет в журнале
3
2
6
Формирование
табеля учета
рабочего времени
15
2
30
ИТОГО, минут:
132
Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 6
часов (475-132=342 минут) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность
работы сотрудников ООО «Box».
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Разработку и проведение мероприятий по защите информационной
безопасности в ООО «Box» обеспечивает сотрудник отдела информационных
технологий.
Безопасность информационной системы рассматриваемого предприятия в
настоящее время достигается применением комплекса мер, в который входят
организационные, программные и аппаратные решения.
Основной организационной мерою является использование и строгое
следование положений, указанных в политике безопасности предприятия.
В настоящее время для обеспечения информационной безопасности
компании применяются такие средства, как:
Организационные меры по защите персональных данных включают в себя:
разработка организационно – распорядительных документов,
которые регламентируют весь процесс получения, обработки, хранения, передачи
и защиты персональных данных
определение круга лиц, допущенного к обработке персональных
данных;
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1818