Отчет по практике: Автоматизация учета коммерческих студентов Горно-Алтайского государственного университета

Автоматизация учета коммерческих студентов Горно-Алтайского государственного университета

ВВЕДЕНИЕ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Горно-Алтайский государственный университет" (далее ГАГУ, ВУЗ). В ВУЗе имеются самостоятельные подразделения. Одним из таких подразделений является бухгалтерия ВУЗа. Работа бухгалтерии строго контролируется с одной стороны работодателем, с другой указами и постановлениями Минфина и Министерством по налогам и сборам.

Договоры и контракты являются практически самой обширной группой документов, применяющейся в бухгалтерии.

Между тем договоры не входят ни в одну из систем документации. Это говорит о специфике договоров и контрактов как документов, оформляющих различные хозяйственные и другие отношения. Сейчас, когда существует огромное количество как государственных, так и негосударственных организаций, договорные отношения получили особое развитие. Поэтому необходимо уделять внимание правилам их составления и оформления.

Целью преддипломной практики является изучение деятельности бухгалтерии Горно-Алтайского государственного университета, а так же автоматизация учета коммерческих студентов ВУЗа.

Данная цель будет достигнута посредством следующих задач:

-       Изучить деятельность бухгалтерии Горно-Алтайского государственного университета;

-       Описать организационную структуру;

-       Построить модель «как есть»;

-       Описать бизнес-процессы;

-       Выявить процессы, требующие автоматизации;

-       Обосновать необходимость разработки информационной системы;

-       Сформировать требования к системе автоматизации;

-       Провести обзор аналогов и прототипов систем и проведение сравнительного анализа;

-       Провести экономическое обоснование разработки системы;

-       Сформировать техническое задание на разработку информационной системы;

-       Спроектировать концептуальную модель данных.

Объектом исследования является бухгалтерия Горно-Алтайского государственного университета.

Предметом исследования являются процессы учета коммерческих студентов ГАГУ.

Данный отчет состоит из введения, в котором прописаны актуальность, цели, задачи, предмет и объект исследования, трех глав, и заключения, в котором будут подведены итоги по производственной практике.

1. АНАЛИЗ И ОБСЛЕДОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

автоматизация учет бухгалтерия

1.1 Общая характеристика предприятия, его деятельность и роль в народном хозяйстве региона

Горно-Алтайский государственный университет - ведущий ВУЗ Республики Алтай основанный в 1993 году на базе Горно-Алтайского педагогического института и зооветеринарного техникума (аграрного колледжа).

По широте представленных образовательных программ университет является уникальным вузом России и ведет подготовку более чем по 30 направлениям и специальностям. В ГАГУ обучается свыше 4 тысяч студентов, 80 аспирантов. Ежегодно только на бюджетные места зачисляется до 600 первокурсников. Подготовку ведут более 300 преподавателей, из которых ученую степень доктора и кандидата наук имеют более 70%. Горно-Алтайский государственный университет - это крупный учебно-научный комплекс, включающий 5 учебных корпусов, 3 общежития, 2 библиотеки и ряд других зданий и сооружений, которые компактно расположены в центре города Горно-Алтайска. Большую роль в деятельности университета играет международное сотрудничество.

Вуз по академическим и научным направлениям связан с организациями более чем 10 государств, в том числе с университетами США, Германии, Канады, Великобритании, Франции, Китая, Индии, Бельгии.

Миссия ГАГУ - подготовка профессиональных кадров отвечающих самым современным требованиям рынка труда.

В Горно-Алтайском государственном университете имеется бухгалтерия. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Горно-Алтайский государственный университет» (далее университет), подчиняется непосредственно ректору.

Бухгалтерия создается и ликвидируется приказом ректора.

В своей деятельности бухгалтерия руководствуется:

-       действующим законодательством РФ, другими нормативными правовыми актами, утверждаемыми в установленном порядке, регулирующими бухгалтерский и налоговый учет;

-       приказами, распоряжениями и указаниями по основной деятельности и по личному составу;

-       настоящим Положением;

-       Уставом организации;

-       учетной политикой;

-       иными локальными актами организации.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет ректор университета.

Ректор обязуется создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками университета, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера или бухгалтера, выполняющего его функции в университете, по вопросам оформления и представления для учета документов и сведений.

Цели, задачи и функции бухгалтерии

Организация учета финансово-хозяйственной деятельности университета.

Обеспечение достоверной информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении университетом хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности университета и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения его финансовой устойчивости.

Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и налогообложении исходя из структуры и особенностей деятельности организации, необходимости обеспечения ее финансовой устойчивости.

Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.

Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.

Обеспечение порядка проведения инвентаризаций.

Контроль за проведением хозяйственных операций.

Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и т. д.

Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и т. д.

Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.

Своевременное и правильное оформление документов.

Составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг).

Обеспечение своевременных и полных расчетов по заработной плате.

Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, платежей в банки, средств на финансирование капитальных вложений и т. д.

Участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат.

Принятие мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

Участие в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, передача в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.

Принятие мер по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости организации.

Взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.

Обеспечение строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.

Разработка и внедрение рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.

Составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

Организация расчетов с контрагентами по хозяйственным договорам.

Проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

Обеспечение хранения бухгалтерских документов, регистров учета, иных документов, связанных с деятельностью бухгалтерской службы и бухгалтерского архива.

Таблица 1- распределение работников бухгалтерии по должностям

В штатный состав бухгалтерии входят главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущие бухгалтеры, кассиры и программист. Структуру и штаты бухгалтерии утверждает ректор с учетом объемов планируемой работы и особенностей финансово-хозяйственной деятельности. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии производится главным бухгалтером.

Бухгалтерию возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом ректора.

На время отсутствия главного бухгалтера руководство бухгалтерией осуществляет заместитель главного бухгалтера.

Сотрудники бухгалтерии назначаются и освобождаются от занимаемой должности приказом ректора по представлению главного бухгалтера.

Таким образом, была описана деятельность Горно-Алтайского государственного университета, а так же его подразделения - бухгалтерии, перечислены её цели, задачи и функции, а так же изучена организационная структура. Следующим этапом необходимо описать бизнес-процессы, которые протекают в бухгалтерии

1.2 Описание бизнес-процессов, протекающих в бухгалтерии

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов бухгалтерского отдела:

1.      Основные бизнес-процессы:

- Расчет и начисление стипендии

·        Подготовка отчетности;

·        Начисление и перечисление налогов;

·        Формирование бюджета доходов и расходов;

.        Вспомогательные процессы:

выверка и контроль счетов;

·        решение юридических вопросов входящих в полномочия;

.        Процессы управления:

Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

Принятие мер по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости предприятия.

Бизнес процессы, протекающие в бухгалтерии описаны в нотации EPC (см. Рисунок 2). Событийная цепочка процессов (EPC-диаграмма, англ. event-driven process chain) - тип блок-схемы, используемой для бизнес-моделирования.

Организации используют EPC-диаграммы для планирования потоков работ бизнес-процессов. Существует ряд инструментов для создания EPC-диаграмм, некоторые из этих средств поддерживают инструментонезависимый формат обмена данными EPC - язык разметки EPML. EPC-диаграммы используют символы нескольких видов, чтобы показать структуру потока управления (последовательность решений, функции, события и другие элементы) бизнес-процесса.

Рисунок 2. Бизнес-процессы в нотации EPC

Таким образом, дано определение понятию бизнес-процесс, а так же описаны бизнес-процессы, протекающие в бухгалтерии ВУЗа. Следующим шагом необходимо построить модель бухгалтерии «Как есть».

1.3 Построение модели предприятия «как есть»

Функциональная модель «как есть» является отправной точкой для анализа потребностей предприятия, выявления проблем и «узких» мест и разработки проекта совершенствования деловых процессов.

Процесс оформления договорного отношения с коммерческими студентами: в качестве входных данных поступают все сведения о студенте, его личные данные, а так же данные о том на какую специальность он поступает; в качестве выходных данных формируется договор об обучении по основной образовательной программе с полным возмещением затрат; управлением здесь является администрация Вуза, а так же законы и нормативы; механизмы - это сотрудники бухгалтерии, а так же программное обеспечение (в качестве программного обеспечения служит 1С Бухгалтерия).

Рисунок 3 - Контекстная диаграмма

В данной главе была описана деятельность бухгалтерии Горно-Алтайского государственного университета, изучена организационная структура , цели задачи и функции бухгалтерии, описаны бизнес процессы, а так же построена контекстная диаграмма. Исходя из этого, следующим этапом будет обоснование необходимости разработки информационной системы.

2. ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ РАЗРАБОТКИ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ

.1 Выявление процессов, требующих автоматизации

Договоры и контракты являются практически самой обширной группой документов, применяющейся в бухгалтерии.

Между тем договоры не входят ни в одну из систем документации. Это говорит о специфике договоров и контрактов как документов, оформляющих различные хозяйственные и другие отношения. Сейчас, когда существует огромное количество как государственных, так и негосударственных организаций, договорные отношения получили особое развитие. Поэтому необходимо уделять внимание правилам их составления и оформления.

Договорные отношения и связанные с ними договоры освещались еще в литературе советского времени. Договоры рассматривались как документы, оформляющие хозяйственные отношения между государственными предприятиями и являлись средством осуществления планов материально-технического снабжения и товарооборота.

Несмотря на то, что вопросы оформления договоров и контрактов вызывают постоянный интерес, работ, освещающих эту тему в целом, нет. Обычно рассматриваются отдельные виды договоров, которые довольно подробно описываются.

Таким образом, в процессе исследования бухгалтерии, был выявлен процесс автоматизации формирования договора об обучении по основной образовательной программе с полным возмещением затрат. Далее необходимо провести обзор аналогов и прототипов систем, а так же провести сравнительный анализ.