Дипломная (вкр): Автоматизированное рабочее место менеджера по продажам в корпоративной системе предприятия

максимальная приближённость специалистов к машинным средствам обработки информации;

работа в диалоговом режиме;

оснащение АРМ в соответствии с требованиями эргономики;

высокая производительность компьютера;

максимальная автоматизация рутинных процессов;

моральная удовлетворенность специалистов условиями труда,

стимулирующая их творческую активность, в частности, в дальнейшем развитии системы;

возможность самообучения специалистов.

Структура АРМ - это совокупность его подсистем и элементов. К обеспечивающим системам в первую очередь следует отнести: техническое, информационное, программное и организационное обеспечение. Кроме того, существует целый ряд подсистем.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, основой которого служит профессиональный персональный компьютер, предусматривающий работу специалиста без посредников (программистов, операторов и др.). У групповых АРМ таким компьютером могут пользоваться 4 - 6 человек. В комплект профессионального персонального компьютера входят процессор, дисплей, клавиатура, магнитные накопители информации, печатающие устройства и графопостроители.

К комплексу технических средств следует отнести и средства коммуникаций для связи различных АРМ в сетях, а также средства телефонной связи.

Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных. Информация организуется и хранится, в основном, на магнитных дисках. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач. В АРМ может быть несколько баз данных.

Организационное обеспечение включает средства и методы организации функционирования, совершенствования и развития АРМ, а также подготовки и повышения квалификации кадров.

Для групповых и коллективных АРМ в подсистему организационного обеспечения включаются функции администрирования АРМ: проектирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, организационные связи с инфрасистемами и др.

Организационное обеспечение предусматривает определение и документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Программное обеспечение состоит из системного программного обеспечения и прикладного. Основой системного обеспечения является операционная система и системы программирования

Прикладное программное обеспечение составляют программы пользователей и пакеты прикладных программ (ППП) разного назначения. Стандартные программы пользователей представляют собой программные решения определённых задач на алгоритмическом языке. ППП выполнены по модульному принципу и ориентированны на решение определенного класса задач. ППП являются основным видом проблемного программного обеспечения. Они позволяют формировать алгоритмы, изменять условия решения задач данного класса, контролировать ход решений, вносить коррективы в алгоритмы и др. При работе на АРМ ППП реализуются в диалоговом режиме.

Примерами ППП являются: ППП для формирования различных документов с выполнением расчётных операций, ППП для задач оптимизаций планов, ППП балансовых задач. Особое место уделяется ППП для создания автоматизированных информационных систем, которые могут иметь различное назначение: справочные, для обработки таблиц, ведения массивов информации, создания и ведения баз данных, документальные. Пакеты для работы с графической информацией позволяют представить в наглядном и компактном виде состояние и процессы, свойственные объектам, проиллюстрировать результаты прогнозного анализа.[6]

Следует отметить, что разработка программного обеспечения процесс сложный, дорогостоящий и доступный специалистам высокой квалификации.

1.3 Описание алгоритма работы автоматизированного рабочего места менеджера по продажам

В данном разделе, описывается: каким образом должна функционировать проектируемая система на основании выбранной предметной области.

Рассмотрим цепочку документов, которые необходимо оформить для отпуска товара при расчете за безналичный расчет.

Сначала клиент выбирает нужный ему товар в необходимом количестве. На основании этой заявки (возможно устной) менеджер выписывает этому клиенту счет для оплаты. В случае если клиент еще не существует в системе, то его необходимо добавить. Когда клиенту выписан счет, это не говорит о том, что товар клиенту отдан, но документ в систему введен. Для этого этот вид документов не учитывается в базах учитывающих движение товаров (назовем их регистрами). Позже, когда клиент оплатил, выписанный ему счет, и деньги попали на наш расчетный счет, бухгалтер вводит выписку из банка, соответствующим документом, например, «приход денег на счет». Соответственно в системе появляется наш долг клиенту на сумму, которую он оплатил. Через некоторое время клиент приходит, чтобы получить свой товар и тогда менеджер выписывает ему расходную накладную и налоговую накладную по безналичному расчету (можно ввести на основании ранее выписанного счета). При выписывании накладной система автоматически заносит информацию о том, что клиенту был отдан товар на сумму указанную в накладной, и таким образом погашает наш долг клиенту. Кроме этого документ проходит по регистрам движений и остатков товаров, т.е. информация о количестве проданного товара заносится в соответствующие базы данных.

На основании выданной клиенту накладной, кладовщик отдает товар. Таким образом, мы получили четкую систему отгрузки товара.

Процедура отгрузки товара за наличный расчет происходит аналогичным образом, только счет при этом не выписывается, деньги оформляются документом «приходный кассовый ордер» или другим подобным и при оформлении накладных указывается что продажа произведена за наличный расчет.

Поступление товара на склад может возникать в двух случаях. Во-первых, при поступлении товара от поставщика, а во-вторых, при возврате товара от покупателя. В первом случае оформляется приходная накладная от поставщика за наличный или безналичный расчет, а деньги поставщику (подразумевается в системе) отдаем документом «платежное поручение» или «расходный кассовый ордер» или другим документом.

Если оформляется возврат от покупателя, то процедура идентична, только в накладной указывается соответствующий признак накладной.

1.4 Выбор СУБД

Для реализации спроектированной системы могла бы подойти любая СУБД среднего уровня, может быть реализована в среде Microsoft Access. Эта система вполне подходит для составления программы, обслуживающей проектируемую систему, а именно:

СУБД является специализированной программой для работы с реляционными БД, что значительно упрощает процесс даталогического проектирования;

У нее довольно мощный язык, удобный для программирования приложений средней сложности;

Наличие большого количества мастеров позволяет быстро создавать удобный для конечных пользователей интерфейс, формировать красивые отчеты

Эта система очень нетребовательна к аппаратным ресурсам и может выполняться на любом компьютере на котором установлена система Windows (и сама СУБД)[7]

Отдельные утилиты позволяют создавать конечный исполняемый файл, и тогда это очень значительно упрощает распространение программы.

Система управления базами данных предоставляет полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. СУБД также существенно облегчает каталогизацию и обработку больших объемов информации, хранящихся в многочисленных таблицах. Разнообразные средства СУБД обеспечивают выполнение трех основных функций: определение данных, обработку данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в базе данных Microsoft Access.[12]

В Microsoft Access предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации.

1.5 Даталогическая модель

После подробного анализа предметной области на этапе инфологического проектирования были получены реквизиты баз данных. После этого было произведено распределение этих реквизитов по записям БД, затем базы были декомпозированы до тех пор, пока не получились структуры, удовлетворяющие требованиям третьей нормальной формы и обладающие минимальной избыточностью (хотя избыточность должна присутствовать для ускорения процессов обработки информации).

1.6 Программно-аппаратные требования к программному проекту

Программа должна работать на любых IBM совместимых компьютерах под управлением операционной системы Windows. Программа должна работать как на компьютере, так и с лазерного диска. Установка и запуск программы не должны вызывать затруднения.

Программу достаточно скопировать в любое место компьютера или запустить непосредственно с CD диска. Однако в этом случае невозможна запись результатов обучения на CD диск.

Минимальные требования для работы данного программного продукта:

компьютер типа IBM с процессором Intel Pentium II и выше;

наличие лазерного диска для запуска или установки программы;

наличие 120 Мбайт свободного пространства на жестком диске в случае установки программы.

Единственное, что требуется от пользователя - общее представление о среде Windows.

В качестве входных параметров программа должна воспринимать действия пользователя с клавиатуры и манипулятора «мыши». В качестве выходных параметров программа должна контролировать входной информационный поток и действия пользователя, результат должен выводиться на экран и его необходимо запоминать на диске в виде внешних файлов.

2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Постановка задачи

Автоматизируется учет продаж торговой фирмы, занимающейся поставкой компьютерной техники: учет поступления и реализации товара.

Система обеспечивает выполнение следующих основных функций:

ведение справочников номенклатуры товара, клиентов, поставщиков и менеджеров;

оформление прихода и реализации товара;

учет наличия товара на складе в количественном выражении, закупочной цене и цене продажи, автоматизированная коррекция количества товара при оформлении прихода или реализации товара;

поиск по товарной номенклатуре, складу, оформленным накладным, счетам, счетам-фактурам и заявкам;

формирования отчетов по учету прибыли с подведением итогов по каждой группе и

по всей номенклатуре;

формирование документов:

приходная накладная;

расходная (товарная) накладная;

счета;

счет-фактура;

заявка на закупку товара;

прайс-лист;

отчет о наличии товара на складе;

отчеты по приходу или расходу по дням;

журналы счетов, счетов-фактур, заявок, приходных и расходных накладных.

Структура БД обеспечивает ведение учета любого товара (т.е. можно вести учет магазина парфюмерии и бытовой химии, канцтоваров, бытовой техники и т.п.).

2.2 Описание логической структуры программы

2.2.1 Общие сведения о структуре программы

Программа состоит из пяти функциональных модулей. Главный модуль выполняет следующие функции:

-  инициализация глобальных переменных;

-       открытие всех рабочих областей;

-       организация главного меню.

Модуль ввода данных выполняет следующие функции:

-  создание и ввод новых данных;

-       редактирование данных уже существующих.

Модуль навигации организует просмотр БД по определенным пользователем условиям.

Модуль удаления удаляет из БД, определенные пользователем данные.

Модуль отчетов формирует следующие отчеты:

-  документ- расходная накладная;

-       счет-фактура по продаже;

-       заявки фирмы;

-       продажа товара;

-       список товара на складе;

-       прайс-лист.

Модуль настройки выполняет следующие функции:

-  организация меню настройки;

-       коррекция справочников.

Структура программы представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1. Логическая структура программы

Вызов всех модулей второго уровня осуществляется из главного меню программы. Связь между отдельными модулями второго уровня осуществляется только по данным через глобальные переменные и файлы активной базы данных.

В качестве примера рассмотрим блок-схему алгоритма функционирования управляющего модуля. Блок-схема приведена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2. Блок-схема функционирования алгоритма управляющего модуля

2.2.2 Описание алгоритма программы

Алгоритм решения задачи содержит следующие подзадачи первого уровня:

-  работа с Документами (пункт «Документы»);

-       обработка данных (пункт «Журналы»);

-       работа по учету товара и формирование документов по приходу и расходу (пункт «Учет товара»);

-       работа со списком товара на складе (пункт «Прайс-лист»);

-       формирование диаграмм (пункт «Анализ»).

Каждая задача первого уровня содержит подзадачи, образующие второй уровень решения алгоритма:

-  Документы:

Товар:

добавление группы товаров;

удаление группы товара;

Поставщики:

добавление данных о поставщике;

удаление данных о поставщике;

редактирование данных о поставщике;

Покупатели:

удаление данных о покупателе;

редактирование данных о покупателе;

Сведения о фирме:

редактирование данных о фирме;

-  Журналы:

Журнал заявок:

добавление заявки;

удаление заявки;

вывод на печать;

обновление выполнения заявок;

Журнал прихода товара;

счет-фактура:

просмотр;

добавление;

удаление;

приходные накладные:

просмотр;

добавление;

удаление;

Журнал расхода товара;

счет-фактура:

просмотр;

добавление;

удаление;

расходные накладные:

просмотр;

добавление;

удаление;

-  Учет товара:

Складской учет товара:

корректировка информации о товаре;

поиск товара, на который не выставлена цена продажи;

Приход товара:

формирование документа за период о поступлении товара на фирму;

Расход товара:

формирование документа за период о продаже товаров;

-  Анализ:

представление информации в виде диаграмм:

объемы прихода по поставщикам;

объем продаж товара по менеджерам;

объем продаж по группам товара.

Схема алгоритма работы программы представлена на рисунке 2.3 .

Рисунок 2 .3. Алгоритм программы

2.2.3 Входные данные

Входной информацией программы являются следующие данные:

-  данные, вводимые пользователем товарам, поставщика, покупателям и операциям купли продажи;

-       данные, хранящиеся в таблицах базы данных:

-  счет-фактура;

-       склад;

-       заявки;

-  данные, хранящиеся в справочных таблицах базы данных:

-  группы товаров;

-       наименование товара;

-       реквизиты покупателя;

-       реквизиты поставщика.

Ниже приводится структура базовых данных (рис. 2 .4-2.6).