Рисунок 5 - Декомпозиция «Организация перевозок»
Организация перевозок. Данный процесс начинается с заказа транспорта или непосредственного его использования юридическим или физическим лицом (рисунок 5).
Далее предприятие оставляет оптимальный маршрут для транспортного средства, составляя пригородные и городские маршруты. После создания маршрута необходимо удостовериться о наличии или о должном состоянии остановочных пунктов на протяжении всего маршрута. После того как маршрут составлен и остановочные пункты оснащены, необходимо отобрать транспорт для маршрута, учитывая рентабельность. Т.е. в случае пригородного маршрута автотранспорт должен быть оснащен более удобными креслами для длительных поездок, в случае короткого маршрута с наименьшей активностью используются менее вместительные автобусы, такие как ПАЗ, например. Неотъемлемой частью отбора является технический осмотр транспортного средства, дабы удостовериться о безопасности персонала автобуса и его пассажиров. Техническое освидетельствование должно осуществляться как до выполнения маршрута, так и после, чтобы в случае неисправности постараться устранить ее до времени выхода автобуса на маршрут. И последним заключающим процессом является медицинское освидетельствование водителя транспортного средства для его личной безопасности и безопасности потенциальных пассажиров. Таким образом предоставляется услуга перевозки.
Оказание услуг ремонта и технического обслуживания транспорта. Этот процесс имеет прямое отношение как к автотранспорту, принадлежащему предприятию, так и к лицам, заинтересованным получением услуги, извне. Занимается данным процессом автомеханики предприятия, используя при этом техническое оборудование (инструменты, станки, домкрат, ямы и т.д.). Таким образом предоставляется данная услуга.
Рисунок 6 - Детализация «Организация рекламы»
Организация рекламы. Данный процесс представляет собой два подпроцесса, представленных на рисунке 6.
После обращения лиц с просьбой на размещение рекламы отдел бухгалтерии вынужден выбрать более выгодное предложение. После чего происходит непосредственно печать и размещение данной рекламы. Результатом является прибыль предприятию за услугу маркетинга.
Организация стояки и автобусного парка. Запуск этого процесса начинается с транспортного средства, которое либо ставят на стоянку в автобусный парк предприятия, либо которое ставя на стоянку общего пользования. За транспортными средствами тщательно следит охрана. А лицо, обратившееся за услугой, получает место на стоянке для хранения автомобиля. Для наибольшей безопасности на территории предприятия работает охрана.
3.4 Анализ организационной структуры предприятия
Исходя из вышесказанного можно выделить следующую проблему предприятия - перегруженный отдел логистики и бухгалтерии.
Помимо задач составления путевых листов и расписания перевозок, что в первую очередь и должно являться основной задачей логистики, отдел вынужден выполнять учет базы данных автотранспортных средств, рассчитывать количество топлива и т.д. Стоит отметить, что бухгалтерия тоже вынуждена заниматься функциями, которые не относятся к спектру ее задач, например, учет клиентской базы, а также учет расхода топлива.
Для решения данной проблемы предприятию следует ввести дополнительный отдел и расширить тем самым штат сотрудников предприятия. Организации необходимо создать «Отдел обслуживания и технического оснащения автотранспорта», задачи которого будут в следующем:
Ведение автотранспортной базы предприятия, включая весь автобусный парк и информацию о каждом транспорте;
Ведение клиентской базы предприятия, включая непосредственную работу с клиентами;
Расчет топлива и выдача топливных талонов водителям, включая расчет затрат на топливо;
Осуществление технического осмотра средства перед и после рейса;
Осуществление медицинского освидетельствования водителей до и после рейса.
Рисунок 7 - ЛВС отдела обслуживания и технического оснащения автотранспорта
Локально-вычислительная сеть предполагаемого отдела представлена на рисунке 7.
В целях улучшения качества работы предприятия и организации нового отдела в целом предполагается предоставление двух кабинетов для расположения подразделения.
Отдел обслуживания имеет четыре рабочие станции, так как два персональных компьютера будут задействованы специалистами по работе с клиентами, а еще два будут задействованы для работы с базами, указанными выше. В целях качественной и достаточно быстрой работы установлено два принтера. Топологией выбрана «кольцо» из-за основного ее преимущества - высокая скорость передачи пакетов данных между рабочими станциями, а также в целях экономии затрат на кабель, на установку рипитера.
Техническое оснащение автотранспорта состоит всего из трех рабочих станций и одного принтера, данное подразделение отдела не настолько загружено и не требует повышенной скорости работы из-за отсутствия работы с клиентами напрямую. Данный участок сети имеют топологию «звезда», которая отличается повышенной надежностью.
В обеих комнатах установлены маршрутизаторы для объединения двух участков сети и подключение их к серверу. Интернет на всем предприятии является беспроводным, т.е. посредством установления роутеров на каждом этаже здания.
Для работы с базами предполагается использовать Microsoft Excel 2013, т.к. это качественная среда для ведения подобного рода деятельности.
Глава 4. Анализ документооборота предприятия
Документооборот является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.
Различают три главных потока документации:
внутренние документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации;
исходящие документы, которые отправляются в другие организации;
входящие документы, которые поступают из других организаций;
Документы предприятия проходят определенный путь, прежде чем их введут в оборот. Сначала выполняется прием и первичная обработка поступающих в организацию документов. После чего предварительно рассматриваются и регистрируются перед тем, как отдать документ руководству. После одобрения документов руководством и вышестоящих инстанций, его пускают в оборот.
Документооборот в Красноярском пассажирском автотранспортном предприятии №5 подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:
Кадровый. К данному виду документов относится в первую очередь формирование личных дел сотрудников предприятия, а также оформление справок, больничных листов и заявлений, подготовка кадровых приказов, разработка табеля и учет рабочего времени, сдача периодической отчетности по единому социальному налогу, поиск и предоставление направлений на повышение квалификаций сотрудников и их дополнительное обучение и т.д.;
Производственный. К данному виду документации относятся путевые листы транспортных средств, оформление талонов на горюче-смазочные материалы, оформление дефектов или неисправностей транспортных средств предприятия и т.д.;
Административно-хозяйственный. Вся документация об уборке, эксплуатации здания, а также об организации рабочих мест и об обеспечении инвентарем и расходными материалами, например, запчасти для ремонтного отдела и т.д.;
Управленческий документооборот представляет собой юридическую сторону всей документации предприятия, т.е. обеспечение юридических реквизитов (наименование организации, печать, дата, подпись, гриф утверждения документа, его регистрационный номер). Другими словами, это итоговая стадия оформления любого документа, проходящая непосредственно через руководящие должности предприятия;
Бухгалтерский определяется отчетами о всех финансовых передвижениях на предприятия, а именно: начисление заработной платы, выделении средств на инвентаризацию и т.д.
В приложениях А-С представлены примеры документации Муниципального предприятия «КПАТП №5».
Глава 5. Описание информационных технологий и информационных систем предприятия
В связи с конфиденциальной политикой предприятия руководство представило только два программных средства для описания деятельности предприятия: Microsoft Office Excel и Бухсофт: Путевые листы.
5.1 Описание продукта Microsoft Office Excel и его применение на предприятии
Microsoft Office Excel - это программа, предназначенная для работы с электронными таблицами, которая позволяет хранить, организовывать и анализировать информацию. Данное программное средство имеет следующие возможности:
Построение таблиц, что является основной сутью данной программы. Таблицы могут иметь неограниченные размеры. Данные, введенные в ячейки можно форматировать с помощью ограничений, формата ячейка и т.д.;
Табличные вычисления. Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Аргументами формул могут быть как числа, так и адреса ячеек. Данная программа способна обрабатывать не только простейшие формы, но и наиболее сложные, имеющие функции, например;
Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются часто, то данное программное средство предлагает 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями;
Построение и выполнение диаграмм позволяет более наглядно оценить и проанализировать ту или иную информацию;
Обработка списков. Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами данных. Списком в данном случае является упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. В программе Excel списки являются особенным видом таблиц, для которых имеются операции для их обработки. например, фильтры, группировки и т.д.;
Анализ данных. Под анализом данных понимаются методы, позволяющие лучше понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные.
Выше перечислена только часть возможностей данного программного средства.
На исследуемом предприятии Microsoft Excel используется для составления и хранения баз данных. А также данный продукт используют для создания и оформления документов. Наглядное изображение использования данного приложения представлено в приложениях D-E.
5.2 Описание продукта «БухСофт: Путевые листы» и его применение на предприятии
«БухСофт: Путевые листы» - это уникальная программа для учета путевых листов легковых и грузовых автомобилей, а также спецтранспорта и строительной техники по формам: № 3, №3-спец., такси №4, ПЛ-1, 4-С, 4-П, ПГ-1, ПА-1, 412-АПК, №6, ЕСМ-2, ЕСМ-3 и другие. Программа формирует реестр путевых листов, ведомость расхода горючего и прочие необходимые документы. Бланки путевых листов автоматически заполняются и выводятся в формате Microsoft Excel, свободные для редактирования.
Учет путевых листов данного программного средства позволяет:
Добавление неограниченного количества путевых листов;
Ведение справочника грузовых и легковых автомобилей с указанием технических характеристик;
Ведение справочника водителей, с указанием персональных данных;
Учет расходов горючего;
Автоматический расчет времени нахождения в рейсе.
Также стоит отметить сервисные функции программы:
Расширенные возможности сортировки и отображения данных;
Автоматический перерасчет остатка топлива и километража;
Автоподстановка значений пробега и топлива при создании нового путевого листа;
Обновление программы через Интернет;
Архивация данных.
С помощью данного программного средства отдел логистики осуществляет свою деятельность. Наглядное применение «БухСофт: Путевые листы» представлено на приложении F-G.
Заключение
Проведя научно-исследовательский анализ информатизации, и в частности анализ автоматизации и деятельности МП «КПАТП №5» в целом, очевиден вывод о том, что автотранспортная деятельность, направленная на общую доступность, является одним из важнейших направлений обслуживания населения и организаций.
Подобного рода предприятия в большей степени сотрудничают с государственными и муниципальными организациями, помимо этого и с прочими физическими и юридическими лицами. Информатизация технологий на предприятии помогает упростить работу сотрудников и как таковую работу с клиентами. Так или иначе предприятию необходимо внедрять новых технологии в процесс его деятельность.
Имеющиеся в организации автоматизированные информационные продукты достаточно полезны, они безусловно упрощают работу и взаимодействие сотрудников как между собой, так и с клиентами, но очевидно, что существует необходимость доработать возможности использования информационных технологии.
Под доработкой понимается замена более старого продукта на более новый, имеющий более широкий спектр возможности. Это бы смогло повысить качество работы предприятия и скорость его работы.