Для удобного создания таблицы, воспользуемся режимом “Конструктор таблиц”. Выбор режима осуществляется щелчком на значке «Создание таблицы в режиме конструктора», размещенном в окне базы данных, или режиме «Конструктор», которое открывается после выполнения щелчка на кнопке «Создать» окна базы данных (рис. 38).

Рис.38-Переход в режим конструктора таблицы

После выбора режима на экране выводится окно Конструктора таблицы. Окно разделено на две части. Верхняя часть состоит из трёх колонок. В первую колонку вводятся имена создаваемых полей, во второй отображаются типы данных. Третья колонка «Описание» может содержать краткую информацию относительно поля таблицы. Этот раздел, как правило, заполняется редко.

Для создания в будущем запросов необходимо создать две таблицы, из которых будут запрашиваться данные (в каждой таблице для связи данных таблиц установим ключевое поле)

Рис.39-Создание полей для таблицы №1

После создания таблицы в режиме конструктора необходимо её сохранить. Для этого правой кнопкой мыши нажимаем на вкладку «Таблица» и выбираем сохранить(рис.40).

Рис.40-Сохранение таблицы

После сохранения вводим имя таблицы и нажимаем «ОК»(рис.41).

Рис.41-Задание имени таблицы

Далее создаём вторую и повторяем аналогичные действия (рис.42-45)

Рис.42-Создание полей для таблицы №2

После определения структуры таблицы можно приступать ко второму этапу создания таблицы-вводу в неё данных. Для заполнения таблиц будем использовать операцию «Формы». Для этого необходимо зайти во вкладку «Создание», далее перейти в «Мастер форм» рис.43. После этого появится окно «Создание форм», после необходимо выбрать данные и нажать «Готово». Эти действия продемонстрированы на рис. 12.1. Выполненные формы продемонстрированы на рис. 12.2 и на рис. 12.3.

Рис.43- - Создание формы с помощью «Мастер форм»

Рис.44- Окно «Создание форм»

Рис.45-Заполненная форма «Учебники»

Рис.46-Заполненная форма «Издательство»

Заполненные данные по каждой таблице представлены на рис. 47 и на рис. 48.

Рис.47- Заполненные данные таблицы «Учебники»

Рис.48- Заполненные данные таблицы «Издательства»

2. Создание связи таблиц

После того, как созданы обе таблицы, нам необходимо создать связь между этими таблицами.

Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов, отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при вводе и корректировке данных в таблицах. Для того чтобы это сделать воспользуемся «схемой данных». Как воспользоваться данной функцией, показано на рис.49-51

Рис.49-Выбор функции «Схема данных»

Рис.50-Создание связи

Рис.51-Готовая связь

2. Формирование списка вывода о книгах запрашиваемого автора с подсчетом стоимости по наименованиям

Это задание выполняется с помощью запросов. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Кроме того, с помощью запросов можно добавлять данные в таблицу, удалять, а также обновлять их.

Для того чтобы создать запрос воспользуемся режимом “Конструктор запросов”. Данная функция находится во вкладке “Создание” (рис. 52).

Рис.52-Выбор конструктора запросов

После этого на экране появится окно «Выборка», а также окно «Добавление таблицы», в нем необходимо выбрать созданные таблицы и нажать «Добавить»(рис.51).

Рис.51-Добавление таблиц в запрос

Окно «Выборка» состоит из двух частей. В верхней части отражаются таблицы, а в нижней части находятся столбцы, каждому из которых соответствует определенное поле создаваемой таблицы. Для того чтобы создать таблицу необходимо перенести имена полей из таблиц, расположенных в верхней части окна, в строку «поле», тем самым, осуществив выбор полей, включаемых в итоговую таблицу.

По заданию необходимо сделать так чтобы пользователь мог самостоятельно выбрать автора, информацию о котором необходимо получить. Для этого в поле «ФИО автора» в строке «Условия отбора» необходимо ввести [Введите ФИО автора].Так же по заданию необходимо подсчитать стоимость всех экземпляров по запрошенному автору. Для этого в пустом поле введем следующее выражение:

Общая стоимость: [Стоимость одного экземпляра]*[Количество имеющихся экземпляров]

Данная команда будет производить подсчет общей стоимости всех книг по запрошенному автору. Проделанные действия показаны на рис.52.

Рис.52-Формирование условия запроса

После нажатия кнопки «Выполнить» появится окно для ввода необходимого параметра. Вводим ФИО автора и нажимаем «ОК», после чего появится готовый список по запросу с подсчётом общей стоимости всех книг (рис.53-54).

Рис.53-Ввод параметра

Рис.54-Готовый запрос по автору Дорофеева А.В.

2. Вывод сведений о книгах, выпущенных более 20 лет назад (название, фамилия и инициалы автора, название издательства, название дисциплины)

Так же как и в предыдущем пункте создадим запрос. В пустом поле введем следующее: Условие: Год издания. А в «Условиях отбора» введем « <1999». Данные действие проиллюстрировано на рис. 55.

Рис.55- Формирование запроса

После нажатия кнопки «Выполнить» после чего появится готовый список книг, выпущенных более 20 лет назад. (рис.56)

Рис.56-Запуск запроса на исполнение-кнопка «Выполнить»

Рис.57-Готовый список по запросу

2. Получение данных о книге, количестве экземпляров которой минимально (Название, ФИО автора, телефон издательства, год издания и количество экземпляров)

Снова создаем запрос(как создать запрос рассматривалось ранее). Для выполнения данного задания нам потребуется воспользоваться функцией «Итоги». Добавить ее можно во вкладке «Конструктор», выбрав соответствующую команду. Далее в появившейся строке, в столбце «Количество» указываем «min», а во всех остальных «First», для того чтобы программа отбирала первое минимальное значение. Нажимаем кнопку выполнить и получаем нужную нам информацию. Все действия показаны на рис.58 –рис.59

Рис.58. Задание необходимых условий отбора.

Рис.59. Готовый запрос

2. Формирование отчета с группировкой по дисциплинам и подсчетом общего количества имеющихся экземпляров по каждой дисциплине. Отчет должен содержать: название учебника, ФИО автора, название издательства

Для этого пункта необходимо создать отчёт по выполненному запросу. Отчёты во многом похожи на формы, но у них другое назначение - они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитываться параметры принтера и параметры используемой бумаги.

Создаем запрос, добавляем «Итоги» и в строке «Групповая операция» столбца «Количество» указываем команду «Sum». Сохраняем и получаем готовый запрос. Все действия показаны на рис.60-61.

Рис.60-Создание запроса

Рис.61-Готовый запрос

Далее необходимо воспользоваться функцией «Мастер отчетов». Данная функция находится на вкладке «Создание» (рис.62). Далее указать условия формирования отчета и сохранить его (рис.63)

Рис.62- Создание отчета

Рис.63- Условия форматирования отчёта

Рис.64- Готовый отчет

После создания отчета, для более удобного восприятия отчета можно провести некоторые маневры (в данном случае изменим ширину полей). Для этого необходимо воспользоваться “Конструктором”. То как воспользоваться конструктором, показано на рис. 65–87.

Рис.65-Открытие конструктора отчета

Рис.66- Окно редактирования отчета

Рис.67-Готовый отчет по запросу

3. Заключение

Программы Microsoft MS Excel и Microsoft MS Access позволяют решить одну и ту же задачу двумя немного схожими способами. Оба приложения позволяют выполнить разнообразные запросы для сортировки и фильтрации данных, производить сложные расчеты дли получения необходимых данных, составлять отчет по данным и просматривать их в разных вариантах, использовать формы два добавления, изменения, удаления и просмотра данных.

В обеих программах данные организованы в виде столбцов, пли полей, в которых хранится информация определенных видов или типов данных, то есть. в виде таблиц, что упрощает работу с ними.

Microsoft MS Excel удобно использовать. если объем данных не слишком велик, данные представлены в простой форме, и к ним достаточно создать одну таблицу.

Microsoft MS Access часто используется, при работе с большим объемом информации, и, если требуется выполнять сложные запросы и отчеты.

Работа с программами особых трудностей не вызывала. Учитывая небольшой объем обрабатываемой информации удобнее было работать в Microsoft MS Excel. Но Microsoft MS Access предоставляет больше возможностей при обработке информации: оригинальные формы и отчеты. В этой программе дольше происходит первичная обработай данных (cоздание БД, запросов, форм и отчетов).

Возможности табличного процессора Excel в создании и редактировании таблиц безграничны. Но использование их не доставляет трудности даже начинающему пользователю. Поэтому Microsoft Excel чаще используют для работ с небольшими базами данных.Access позволяет выполнять более сложные задачи. Он используется для построения баз данных, содержащих большой объем информации. Именно поэтому, для автоматизации многих расчетов в производственной сфере и используется Access. 

4. Список использованной литературы

1. Дергачев А.И., Байдина Н.В., Костянко Н.Ф., Андреев В.П., Перепеченов А.М. «База данных по информатике (Сборник учебно-методических материалов и контрольных решений по Информатике).» СПб.: ПГУПС 2016.

2. Байдина Н.В., Костянко Н.Ф. «Сборник заданий к выполнению лабораторных, контрольных и курсовой работ по дисциплине Информатика.» Для студентов заочной формы обучения всех специальностей. СПб.: ПГУПС 2005.

3. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Мураховский В.И., Боброский С.И. «Информатика. Базовый курс.» СПб, издательство «Питер», 2007.

4. Электронный самоучитель: http://www.taurion.ru