Управление документами – это развитие концепции электронного документа. Можно выделить две основные задачи, которые призвана решать СУД:1) уметь переводить бумажные документы в электронный вид;2) уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления. Источники поступления документов: из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств; факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия; входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты; отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов. Как правило, отчеты в СЭД создаются под конкретного заказчика. Однако существуют и общепринятые отчеты такие, как: отчет о текущей занятности сотрудников; отчет о выполнении работ по документам (ретроспективный); отчет о просроченных поручениях. СЭД разработана для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.СЭД должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его. Организация электронного документооборота.Рассмотрим организацию и использование системы электронного документооборота на примере популярного программного продукта «1С: Документооборот», который является дальнейшим развитием программы «1С: Электронная почта» и отличается от нее строго формализованным форматом документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов).Реализованная в программе методика управления документами основана на проверенных годами практиках. Методика направлена на рационализацию документооборота за счет приведения процедур работы с документами к большей оперативности. Это достигается исключением избыточных действий в обработке документов и приводит к быстрому выполнению задач.
Данная система может применяться в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по сети Интернет.Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («дизайнер форм»). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям.Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на сервере (www.1C.ru раздел «Документооборот») и доступны для использования без ограничений.В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы.Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия.Кратко работу системы можно описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему на рис. 23) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям. Рис. 23. Схема взаимодействия в СЭД организации Между филиалами существует связь, по которой осуществляется перенос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Удаленные пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации. Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам.
Операции по управлению документами администратор производит в соответствующих окнах интерфейса программы. Пример окна «Внутренние документы» приведен на рис. 24, а окна «На контроле» – на рис. 25. Рис. 24. Окно «Внутренние документы» программы 1С: Документооборот 8 Рис. 25. Окно «На контроле» программы 1С: Документооборот 8 Система содержит следующие компоненты: рабочее место пользователя (клиент); иерархический справочник предприятия; дизайнер электронных форм; отладчик электронных форм; сервер документов. Система обладает следующими возможностями: Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов. Отправка документов и писем. Приемка документов и писем. Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использования. Печать документов. Поиск документов, хранящихся в локальных папках пользователя. Формирование и отправка запросов на сервер документов. Защита программы и информации. Обзор отечественных систем электронного документооборота.Отечественный рынок систем электронного документооборота представлен разнообразными продуктами, отличающимися своими возможностями и, соответственно, ценами. Кроме рассмотренной в предыдущем разделе системы «1С: Документооборот», лидирующее положение на рынке занимает проверенная временем популярная программа «Дело», разработанная компанией Электронные офисные системы (ЭОС), Москва.Электронные Офисные Системы (ЭОС) – ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем (от англ. Enterprise Content Management). Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Официальный сайт: http://www.eos.ru.Система электронного документооборота «Дело» – комплексное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система «Дело» была выпущена в 1996 г. В 1996 г. получила
сертификат качества Госстандарта России, а в 2006 г. – свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система постоянно обновляется в соответствии с принятыми стандартами и пожеланиями пользователей.
Другая популярная программа компании ЭОС – «Кадры». Программа представляет собой комплексное решение автоматизации кадрового делопроизводства.
Ещё одна программа этой же компании «eDocLib» – система учета и хранения электронных документов при построении корпоративных хранилищ данных. Была выпущена в 2004 году. В 2006 году получила свидетельство об официальной регистрации в реестре программ для ЭВМ. Система основана на Web-технологиях и реализована на платформе Microsoft.NET, может использоваться как в качестве готового решения для создания электронных архивов, библиотек, хранилищ данных, так и в качестве инструментария, на основе которого можно делать собственные разработки.
Создание документов в системе eDocLib не требует высокой квалификации от пользователей. Система позволяет создавать и заполнять документы и справочники, организовывать совместную работу сотрудников территориально распределенных структур с единой базой данных посредством Интернет/Интранет.
Программа «Архивное дело» – система автоматизации учета архивных документов ведомственных организаций, а программа «EOS for SharePoint» – система электронного документооборота и управления корпоративным контентом, выполнена на платформе Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Компания Cognitive Technologies (г. Москва, https://www.cognitive.ru/) выпускает СЭД «Е1 Евфрат», которая предназначена для автоматизации широкого комплекса бизнес-процессов, включая:
документооборот и делопроизводство;
управление договорами;
управление взаимодействием с клиентами;
управление проектами;
работу с обращениями граждан (для госструктур) и т.д.
«Е1 Евфрат» является универсальным решением, способным использоваться как в небольших организациях, так в крупных компаниях, имеющих территориально-распределенную организационную структуру и разнородную ИТ-среду.
Компания «Логика бизнеса» (г. Москва, http://ecm.blogic20.ru/). Программные продукты компании – СЭД линейки «Логика ЕСМ»:
Информационная система «Логика: СЭД» предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 г. и долгое время известная под именем «БОСС-Референт», она по праву считается одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (
англ. Enterprise Content Management). Система «Логика: СЭД» на платформе свободного программного обеспечения JBoss (СПО JBoss) предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства, отвечает требованиям органов государственной власти и позволяет построить единую систему управления документами на нескольких иерархических уровнях органов власти или предприятий холдинга. Компания DIRECTUM (г. Ижевск, https://www.directum.ru/) – разработчик программного обеспечения в области электронного документооборота производит программные продукты Directum (СЭД/ECM-система): «Directum: Управление договорами», «Directum: Классическое делопроизводство».Компания DocsVision («ДоксВижн», г. Санкт-Петербург, https://docsvision.com/) выпускает СЭД: DocsVision (СЭД/ECM-система). DocsVision: Договоры. Digital Design: Приоритет Система документационного управления. DocsVision: Конструктор решений. Компания Синтеллект (Syntellect) (г. Москва, https://mytessa.ru/) – разработчик платформы создания решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса. Выпускает линейку программных продуктов Tessa. Вопрос 2. Геоинформационные технологии. Геоинформация.Во многих отраслях науки, экономики и общественной жизни приходится иметь дело с информацией, имеющей пространственную привязку. Например, сведения о земельных участках и строениях, расположенных на них. Или анализ статистических данных по уровню преступности в регионах страны. Такую информацию относят к особому классу, называемому геоинформацией, имея в виду её географическую составляющую.Данные, которые описывают любую часть поверхности земли или объекты, находящиеся на этой поверхности, называются географическими данными или геоданными. Они показывают объекты с точки зрения размещения их на поверхности Земли, т.е. представляют собой «географически привязанную» карту местности. Пространственные данные – данные о местоположении, расположении объектов или распространении явлений представлены в определенной системе координат, словесном и числовом описании. Каждый объект (страна, регион, город, улица, предприятия, сельхозугодия, дороги и т.д.) описывается путем присвоения ему атрибутов.