Московский Государственный Машиностроительный Университет
Некоторые аспекты создания отечественных систем электронного документооборота в логистических организациях
Бахарева Ю.Г.
Научно-технический прогресс ведет к созданию и развитию новейших технологий в различных сферах, в том числе и в логистике. Для того чтобы идти в ногу со временем и успешно существовать в жесткой конкурентной среде, предприятиям необходимо внедрение и использование инноваций, способствующих их эффективной работе и дальнейшему развитию. И система электронного документооборота не стала исключением. Данная система становится все более востребованной. Уже к 2014 году она получила широкое распространение и используется различными фирмами, несмотря на то, что она все еще развивается и находится на пути становления как целостная система. Например, РЖД внедряют системы, упрощающие схемы взаимодействия между грузоотправителем и перевозчиком, производится электронный обмен первичными учетными документами, заверенными электронной подписью; уже существует единая база данных, в которой хранятся заявки на перевозку в электронном виде. В Армении в грузовых транспортных средствах появилась возможность устанавливать контрольно-кассовые аппараты нового поколения, позволяющие при оптовой продаже товаров одного хозяйствующего субъекта выписывать электронные накладные другому прямо с машины. Генеральное таможенное управление при Федеральном министерстве финансов Германии планирует внедрить новую IT систему и перейти на безбумажный документооборот к 2021 году.
Система электронного документооборота (СЭД) появилась в России 20 лет назад. Сфера применения СЭД ограничивается вопросами, касающимися делопроизводства. В задачи системы входит не только регистрация бумажных документов, но и электронное согласование, электронные резолюции, электронные копии бумажных документов, контроль исполнительской дисциплины; появляются электронные регламенты.
Внедрение СЭД позволяет сократить расходы, связанные с закупкой бумаги и офисного печатающего оборудования, курьерской доставкой. Кроме того, документация собирается в электронной базе данных и потому необходимости хранения документов в бумажном виде нет.
На данный момент переход к новым технологиям не позволяет организациям полностью отказаться от бумажного документооборота, электронная цифровая подпись (ЭЦП) применяется лишь в отправках по территории России. Однако в будущем, при дальнейшем развитии и совершенствовании технических и нормативно-правовых баз, планируется использовать ЭЦП и при оформлении зарубежных отправок.
Переход на безбумажный документооборот - важный этап в развитии системы оперативной логистики. Применение компаниями ЭЦП позволяет сэкономить время и людские ресурсы, улучшить условия труда, минимизировать операционные риски.
В СЭД создание, передача и хранение документации осуществляется при помощи информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в структурированную информационную систему, предусматривающую возможность формировать и вести распределенную базу данных. Это не исключает применения бумажной документации, однако предпочтение отдается электронному документу, благодаря возможности его создания, корректировки и хранения в компьютере. Отечественная система управления электронными документами (СУЭД) уже более десятка лет находится на пути своего развития. Только сейчас в России завершился этап автоматизации бумажного документооборота и начался новый - создание полноценных СЭД. Данные системы все более востребованы при поддержке управленческих процессов. В связи с возрастающими задачами автоматизации отечественным СУЭД требуются новые подходы и методологии работы с документами.
Как показывает опыт, у отечественной СЭД есть свои минусы: нет единой нормативной базы, общих стандартов, четкой регламентации функций, необходимых для решения задач. Перечисленные недостатки не позволяют дать объективную оценку качеству данных систем, препятствуют эффективному управлению в организациях на различных уровнях. Кроме того, СУЭД не отвечает требованиям международных стандартов, поэтому наши разработки не пользуются спросом за рубежом.
Лидирующее место в области стандартизации занимает Международная организация по стандартизации ISO (International Organization for Standardization). В настоящее время наиболее востребован стандарт ISO 15489-1:2001 (Information and documentation. Records management), а также пакет стандартов CMIS (Content Management Interoperability Services). По мнению экспертов, ситуация в России в чем-то схожа с ситуацией на Западе: СЭД используются для более эффективного управления процессами внутри организации. Одновременно с тем следует отметить, что процессы комплексного внедрения СЭД западными компаниями начались намного раньше, технологически более развиты и подкреплены юридически, в то время как наши компании только начинают использовать эти тенденции, и отечественная практика сильно уступает зарубежной. Объясняется это тем, что практика глобальной экспансии за пределы СНГ ограничена для российских организаций. России, оглядываясь на опыт Запада, следует взять во внимание следующее: защита не должна по цене превышать возможные негативные последствия, во избежание которых она и предполагалась. инновация электронный документооборот подпись
Ожидается, что логистическим организациям благодаря внедрению СЭД станет возможным создать единую систему работы с документами, упорядочить процессы документооборота, автоматизировать работу с входящими и исходящими документами, исключить транспортные затраты на доставку документации. Конечно, переход на электронный документооборот в полной мере невозможен без регулирования на законодательном уровне. Для успешной практики в области применения СЭД необходимо создание государственных требований к СУЭД. Органы власти это понимают и уже предпринимают меры для решения существующих проблем: в 2014 году в части существующей нормативной правовой базы Минкомсвязи РФ разработан ряд правовых актов, которые проходят согласование.
Список литературы
1. Более 80% заявок на перевозку РЖД подается сегодня в электронном виде: // Редакция журнала «РЖД-Партнер». 22.05.2014.
2. Артур Ернджакян. В Армении начнут предоставлять электронные накладные "с колес": // Arminfo. 09.10.2014.
3. Таможенная служба Германии планирует перейти на безбумажный документооборот к 2021 году:
4. Зарубежный опыт электронного взаимодействия: // Российский рынок систем электронного документооборота: специфика, тренды, перспективы, практика и цифры.
5. Ю.Поляк. Новости электронного документооборота: // «ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ РОССИИ» №6, 2012.
6. ТЕХНОЛОГИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ («ГАЗПРОМНЕФТЬ-ЛОГИСТИКА» ПРИСТУПИЛА К ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ЭЦП ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ОТПРАВОК ЖД-СОСТАВОВ С ОМСКОГО НПЗ)
7. Е. Бушуева. ОПЫТ ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН ПО УПРАВЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ. ЧАСТЬ I. АВСТРАЛИЯ: // "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 2. / HR-Portal: Сообщество HR-Менеджеров. 31.01.2011.
8. Общероссийский таможенный брокер и международный экспедитор «ЕЛТРАНС+» выбирает систему электронного документооборота «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)
9. «Осенний документооборот - 2014»: эволюция за 20 лет и взгляд в будущее: // DOCFLOW - все о СЭД. 29.10.2014.