Организация офисного пространства как способ повышения продуктивности работы сотрудников
Так как в последнее время деловая деятельность очень активно развивается существенно возросла необходимость в офисных помещениях. Но большинство офисных помещений являются не адаптированными к специфике современной офисной работы. В связи с этим в данной статье рассмотрены принципы и способы организации офисного пространства с точки зрения повышения производительности и комфорта труда работников и реализации главной составляющей рабочего процесса «интеллектуального производства». Исходя из актуальных тенденций организации и развития офисного пространства и рабочего процесса (сегодня происходит смена организационной и планировочной схемы офисной работы: открытый тип организации пространства и командный вид работы, работа с информацией) рассмотрены ключевые аспекты, влияющие на трудоспособность, здоровье, комфорт и эмоциональное состояние сотрудников для обеспечения соответствия современным требованиям бизнеса.
В современном мире значительно изменились представления о рабочем процессе и его организации, расширились направления деятельности компаний. Главной составляющей рабочего процесса является «интеллектуальное производство» и его конечный результат - знание. Изменился способ организации рабочего пространства, все большую актуальность приобретает открытый тип организации пространства и командный вид работы, в котором основное место занимает коммуникация между сотрудниками. Сформировалось новое поколение, поколение информационного общества, которое ищет возможности для развития творческих взаимоотношений, расширения границ трудовой деятельности, самореализации и самовыражения. Вместе с изменением взгляда на рабочий процесс меняется и представление о том, каким должен быть современный офис, появилась необходимость в новых способах организации рабочего пространства, функционального и комфортного для каждого сотрудника и для реализации основного на сегодня вида деятельности в офисе - работы с информацией.
Согласно данным современных исследований, люди стремятся к разнообразию, значимым стимулам, месту для уединения, общению с другими людьми, принадлежности к обществу и близости к природе. Эти потребности возможно реализовать за счет правильной организации рабочего пространства - разноплановые и многофункциональные помещения, пробуждающие энтузиазм в работе и сочетающих в себе зоны для индивидуальной и коллективной работы. На сегодняшний день около 80 процентов офисов не соответствуют современным требованиям: неэффективные коммуникационные связи между ключевыми сотрудниками и отделами, неэффективное размещение функциональных блоков (рабочих зон, зон для переговоров, хранения документов и пр.), несоответствие организационной структуре. Также одной из проблем современного офиса является неблагоприятная экологическая атмосфера, не эргономичность рабочей зоны, низкий уровень комфортности и эстетических качеств интерьера. Все это негативно влияет на продуктивность работы сотрудников, что, в последствии, приводит к проблемам со здоровьем и, следовательно, понижению экономических показателей компании. Опрос многочисленных офисных работников показал, что они готовы работать больше, если бы офисные помещения были более комфортные и лучше приспособлены к своему целевому назначению. Офисный дизайн имеет огромное влияние на моральное состояние на рабочем месте, здоровье и энтузиазм в работе, продуктивность труда. Решение этих задач имеет важное значение и актуально для современности и будущего развития проектирования.
Цель работы: рассмотреть существующие способы организации офисного пространства и их влияние на продуктивность работы, проанализировать тенденции в развитии офисного пространства и на этом основании предложить наиболее оптимальные решения для организации современного офиса.
Анализ последних исследований и публикаций. На сегодняшний день существуют исследования по истории строительства зданий, предназначенных для деловой деятельности (деловые центры), исследуются виды организации офисного пространства и смены идеологии офисной работы и пространства. Исследованиями, связанными с историей офисного строительства и деловых центров, занимались такие автора как А.Л. Гельфонд, Д. Майерсон, Ф. Росс, Ф. Даффи, Э. Цайдлер, Г. Хенн, А.А. Сенин. Вопросы, связанные с новой идеологией офисного пространства, рассматривались в трудах Г. Хен- на, К. Йенга, З. Хадид, Н. Фостера, Р. Роджерса, М. Фуксаса, С. Бениша, А. Генслера, Х. Яна и других архитекторов. Все эти исследования направлены на развитие архитектуры деловых центров, но, к сожалению, очень мало публикаций и исследований, направленных на организацию внутреннего пространства офиса. Существуют публикации зарубежных исследователей, касающиеся эффективности офисного пространства, организации офисного интерьера и его влияние на экономические показатели предприятий. В нашей стране такие исследования практически отсутствуют. Но, несмотря на наличие этих работ, проблема организации предметно-пространственной среды офисов изучена не полностью и есть необходимость в практических рекомендациях и методах решения, которые будут учитывать экологический, психологический, физиологический и социальный аспект.
Связь работы с научными программами. Статья написана согласно плану подготовки кадров высшей квалификации и планов научно-исследовательской работы Киевского института декоративно-прикладного искусства и дизайна им. М. Бойчука.
Изложение основного материала. Каждый офис является комбинацией пространств для двух типов деятельности: индивидуальной работы, где необходимы тишина и концентрация, и коллективной, требующей общения и специальных зон для формального и неформального общения. [8]. Главной задачей при проектировании офиса является организация пространства таким образом, чтобы оно стало удобным для работы каждого сотрудника по отдельности и в команде, создание наиболее эффективного офиса, который будет повышать производительность труда сотрудников, сохраняя и поддерживая их здоровье и комфорт. Грамотная планировка офисного пространства, правильное размещение рабочих мест ускоряет рабочие процессы и способствует самоидентификации сотрудников с компанией. Художественная выразительность и эстетические качества интерьера, использование природных принципов в формировании предметно-пространственной среды улучшают психологическое состояние работников, повышают энтузиазм в работе. Применение правил и законов эргономики сохраняет здоровье и делает рабочий процесс эффективней. Процесс проектирования эффективного офиса, который будет повышать производительность труда, комфорт и здоровье сотрудников происходит сначала на макро- (планирование, расстановка), а затем на микро- (организация рабочего места) уровне, с соблюдением правил эргономики и выполнением санитарно-эпидемиологических норм [5].
Формирование общей концепции офиса, функциональной структуры, объемно-пространственной композиции, планировочных и образных решений зависит от ряда факторов: организационной структуры (иерархическая или корпоративная системы), функциональных (рабочая зона, зоны для переговоров, зоны для хранения документации) и планировочных требований (коридорно-кабинетная, открытая или комбинированная система), специфики деятельности компании (торговля, логистика, реклама, финансы), классификации офисного здания (А, В, С). Комфорт офиса состоит из рациональной организации офисного пространства, эргономики рабочего места и эстетических качеств интерьера.
Современный офис должен сочетать в себе разноплановые помещения, сочетающие в себе зоны для индивидуальной и командной работы, быть функциональным, гибким (иметь возможность изменять планировку), соответствовать идеологии, корпоративной системе компании, иметь художественную выразительность. Многофункциональность и ориентация на коллективную работу с оснащением самыми различными техническими новшествами (система индивидуального контроля освещения и температуры воздуха и т.п.) и удобствами (от кухонь до тренажерных залов) становится обязательной характеристикой, определяющей жизнеспособность офисного пространства.
Переориентация ценностей в обществе, переосмысление роли информации и ее выход на первый план, развитие технологий, в том числе средств коммуникаций приводят к изменениям основного организационного принципа - иерархическая система (жесткие правила, изолирование информации, ограничение коммуникаций, обособление; основная форма труда - индивидуальная, требующая внимания, не связанная с выполнением творческих задач) сменяется корпоративной (сетевая структура с «горизонтальной иерархией», открытость, прозрачные, гибкие контролирующие связи, свободные информационные потоки, взаимодействие, ответственность, взаимная заинтересованность и возможность общения: формального (осуществляемого в переговорных, конференц-залах) и неформального, свободного (в кафе, в местах пересечения функций), основные формы труда - групповая и командная). В системе ориентиров офисной работы также произошли изменения: повысилась значимость умственного труда, важность способности оперативно реагировать на развитие экономики и изменения требований бизнеса, преобладание моделей групповой и командной работы над индивидуальной, и ведущая роль информации. В пространственной организации становится актуальной комбинированная планировка, кабинетно-коридорная планировка отходит на второй план, развитие средств коммуникации отражается в увеличении зон для неформального общения и отдыха. Повысились требования к гибкости и мобильности пространства. Офисное помещение приобретает большую адаптивную степень и гибкость, способность изменяться в зависимости от требований и изменений современного бизнеса. Также актуальным становится решения вопросов энергоэффективности - сокращения энергопотребления, следования принципам «зеленого офиса».
Интерьеры становятся более яркими и динамичными, с плавными переходами между функциональными зонами, что позволяет сотрудникам свободно переходить от одного типа поведения к другому. Одно большое офисное помещение открытой планировки с рядами столов или кабинок не может обеспечить работникам хорошего самочувствия. Работникам необходимо иметь возможность распределять различные виды деятельности между различными типами пространств. Решение этой задачи заключается в создании внутри офиса различных помещений или зон, каждая из которых имела бы свое определенное назначение и индивидуальность. Сотрудники должны иметь возможность сосредоточиться в тишине, коллективно обсудить рабочие вопросы, общаться в непринужденной обстановке, представить свои идеи коллегам и иметь возможность отдыха. Около 55% общей площади рабочего пространства находится в коллективном пользовании, а остальное место занимают столы, закрепленные за конкретными сотрудниками - такое сочетание является оптимальным для обеспечения удовлетворенности, творческого подхода и продуктивности. [8].
Степень комфорта и удобства рабочего пространства существенно влияет на его эффективность. Высокоэффективным аспектом организации рабочего пространства является многофункциональность. Современные
эффективное офисное пространство - это среда, в которой соединены множество функций: деловая, культурно-бытовое обслуживание, образование, отдых и развлечения. Основной задачей такого соединения является создание комфортной среды, которая будет способствовать коммуникации между сотрудниками и развитию новых идей. [1]. Рабочая среда в офисе, следуя принципу многофункциональности, обеспечивает пространственное равноправие сотрудников, их здоровье, безопасность и комфорт. Кафе, одновременно используемое как место для коллективной работы, отдыха, социальной интеграции, как пример многофункциональности, также является возможностью экономии на оплате одного помещения. А когда технические средства и правильная планировка позволяют сотрудникам свободно перемещаться из одной зоны в другую, каждое помещение офиса начинает использоваться более рационально, что повышает его качество.
Возможность быстро реагировать на изменения требований рынка является одним из важнейших условий успешной деятельности компаний. [3]. Важными задачами создания эффективных офисных пространств являются: следование технологическим инновациям и изменениям деловых отношений, обеспечение реорганизации рабочих групп, оптимизация рабочих зон под рабочий процесс. Гибкость и адаптивная способность офисного пространства определяют их универсальность, обеспечивающую быстрые изменения с минимальными затратами. [1]. Принцип гибкости оказывает влияние на формирование функционально-планировочной структуры (универсальная модульная планировка, минимизация неизменяемых функциональных блоков), инженерные решения (равномерное распределение информационных и электрических сетей; открытые и интегрированные системы контроля; возможность индивидуальной настройки средовых параметров офисного пространства).
В зависимости от направления деятельности компании, типа организации рабочего процесса (преобладание индивидуальной, групповой или командной работы) также важным является правильный выбор планировочной схемы. Самыми распространенными типами организации пространства офисов являются коридорно-кабинетная, открытая (зальная), комбинированная планировка. Офис кабинетного типа идеально подходит для индивидуальной и сосредоточенной работы, когда нет необходимости в коллективной работе. Офис открытого типа характеризуется высоким духом коллективизма, возможностью общения и командной работы, гибкостью и динамикой, отсутствием приватности. В такой планировке пространство используется максимально эффективно, усиливается чувство принадлежности к коллективу, однако недостатками являются плохая звуковая и зрительная изоляция. Комбинированный тип офиса сочетает в себе индивидуальные кабинеты и единое офисное пространство. Индивидуальные и групповые пространства отделяются прозрачными перегородками от центральных зон, предназначенных для общего пользования. Таким образом сглаживается противоречие между стремлением сосредоточится и необходимостью в общении, коллективной работой. Комбинированная планировка способствует развитию коллективизма, обеспечивает неплохую гибкость и изоляцию рабочих мест, выражает динамичность и ясность пространственной организации. [1].
В современном бизнесе роль переговоров и принятие совместных решений постоянно возрастает. [3]. Главное место занимает информация и знания, индивидуальная работа, трансформирующаяся в групповую, способствует появлению новых идей и более плодотворной работы. Зоны для переговоров и общения могут служить для проведения тренингов, семинаров, неформального общения с клиентами, что играет не малую роль в формировании корпоративной культуры.
Одним из бесспорно успешных способов улучшения самочувствия работников, а следовательно и повышения производительности их труда, является следование принципам, в формировании пространства, основанным на использовании природных принципов. Американские исследователи, работающие в области экологического консалтинга, говорят о
реальных выгодах от использования в дизайне офисов принципов основанных на Биофилии (согласно Э. Фромму: Биофилия - образ жизни, проявляющийся во влечении к жизни и всему живому, в стремлении любить, творить добро и созидать). Близость к природе - это одна из базовых физиологических потребностей человека. Внесение в интерьер коммерческого назначения элементов природы, таких как растения, фито-стены, вода, натуральное дерево и камень, округлые линии вместо жесткой угловой композиции, оказывает благоприятное влияние на здоровье сотрудников и экономическую ситуацию. В частности, улучшаются такие показатели: количество