Министерство образования и молодежной политики Свердловской области
ГБПОУ СО "Алапаевский профессионально-педагогический колледж"
Реферат
Основные условия делового общения
Исполнитель: Назарова Дарья Алексеевна
Руководитель: Белова А.С.
Алапаевск 2019
Содержание
Введение
Глава 1. Официально-деловой стиль
Глава 2. Требования к текстам документов
Глава 3. Этикет делового общения
Глава 4. Деловая беседа
Глава 5. Телефонные переговоры
Заключение
Список использованных источников
Введение
Любое общее дело предполагает общение и взаимодействие участников как необходимое средство обеспечения его эффективности. Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, и умение с ними работать - важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики. Таким образом, умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к себе нужно каждому. Это умение лежит в основе жизненного и профессионального успеха. Залог успеха любых начинаний делового человека, какую бы задачу он ни решал, - создание климата делового сотрудничества, доверия и уважения. Общение с людьми - это наука и искусство. Здесь важны и природные способности, и образование. Именно поэтому тот, кто хочет достичь успеха во взаимодействии с другими людьми, должен учиться этому. В этом и заключается актуальность данной темы.
Целью данной работы является освоение этических основ, форм и сфер делового общения, этических норм, требований этикета, сложившихся на основе исторической практики и отчасти закрепленных в нормативных документах и международных конвенциях.
Задачи: изучение этических основ делового общения и формирования современной деловой культуры, освоение психологии делового общения, тактических приемов на переговорах.
Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.
Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность.
Деловой этикет включает в себя две группы правил:
· нормы, действующие в сфере общения между равными по статусу, членами одного коллектива (горизонтальные);
· наставления, определяющие характер контакта руководителя и подчиненного (вертикальные).
Общим требованием считается приветливое и предупредительное отношение ко всем коллегам по работе, партнерам, независимо от личных симпатий и антипатий. этический культура деловой
Глава 1. Официально-деловой стиль
Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления.
Специфика делового общения выражается и в том, что, независимо от того, кто являлся непосредственным составителем документа, а это, как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован документ, а это, как правило, руководитель учреждения и руководители подразделений, официальными автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом. Именно поэтому, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом - руководителем организации, автором документа, как отмечают специалисты, является "коллективный субъект". То же можно сказать и об адресате документа.
Другой важной характеристикой документного общения является адресность информации. Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Более того, управленческий документ всегда "узко направлен", адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.
Существенным фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность - это всегда "игра по правилам". Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств.
Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.
Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения:
· официальный характер;
· адресность;
· повторяемость;
· тематическая ограниченность.
Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, соблюдение которых может обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется актуальная информация, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.
Актуальность информации как общее понятие связано с целым рядом других понятий, также характеризующих управленческую информацию с точки зрения ее ценности и эффективности, а именно:
· достоверность (объективность);
· убедительность (аргументированность);
· полнота (достаточность информации) и некоторые другие.
Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько обоснован будет документ, письмо, будет зависеть и его исполнение.
Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.
Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих его наиболее удобным инструментом делового общения.
Основные черты официально-делового стиля:
· нейтральный тон изложения;
· точность и ясность изложения;
· лаконичность, краткость текста.
Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности. Она достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.
Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требований, предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов.
Глава 2. Требования к текстам документов
Употребление специальной лексики
Понятие "специальная лексика" относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.
При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать несколькими способами:
· дать официальное определение термина;
· расшифровать его словами нейтральной лексики;
· убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.
Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.). Область употребления профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно.
Профессиональная жаргонная лексика - это форма профессионального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.
Употребление устаревшей лексики
Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: архаизмы и историзмы.
Архаизм - слово или словосочетание, вышедшее из употребления и потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канцелярист, писарь, челобитная, мемория и др.).
Историзм - разновидность архаизма - слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др.
Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо.
Употребление неологизмов
Неологизмы - слова, обозначающие новые понятия и предметы, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жаргона. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.
Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.
Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи. Так, вместо "анонс" следует употреблять слово "объявление", вместо "изжитие" - "исключение", "ликвидация", вместо "ротация" - "довыборы", вместо "санирование" - "оздоровление" и т.п. [8]