68. Интегрированные системы менеджмента: понятие, цель и порядок создания.

Интегрированная система менеджмента (ИСМ) - это часть системы общего менеджмента организации, отвечающая требованиям двух или более международных стандартов на системы менеджмента и функционирующая как единое целое.

Интегрирование систем менеджмента (качества, экологии, безопасности и социальной ответственности, безопасности продуктов питания и др. ), отвечающих требованиям международных стандартов, следует рассматривать как предпосылку для устойчивого развития организации.

ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации. Понятие «интегрированная система менеджмента» носит ограниченный характер, хотя и является более комплексным, чем понятие о каждой из тех отдельных систем менеджмента (система менеджмента качества, система экологического менеджмента и др.), которые объединены в ИСМ. Даже при внедрении в организации всех действующих в настоящее время международных стандартов менеджмента интегрированная система менеджмента не будет тождественна системе общего менеджмента организации, т.к. область ее распространения пока еще не включает финансовый менеджмент, менеджмент персонала, инновационный менеджмент, менеджмент рисков, менеджмент ценных бумаг и др.

Деятельность современного предприятия регламентирована Международными стандартами. Россия, находясь в мировом сообществе и вступая в ВТО, не может отвергать необходимость создания ИСМ по требованиям следующих международных стандартов:

1. Решение задач управления качеством должно обеспечиваться СМК-системой менеджмента качества по ИСО 9001:2000.

2. Предприятие должно управлять воздействием производства продукции на природу, используя СЭМ - систему экологического менеджмента по ИСО 14001.

3. Предприятие должно создать персоналу условия для производительного и безопасного труда, что обеспечивается системой системах менеджмента профессиональной безопасности и здоровья (СМПБ) OHSAS -18000.

4. Социальная среда, в которой существует предприятие, предъявляет к нему требования обеспеченности персонала в системе социальной ответственности SA 8000: комфортности труда, социальной защищенности, реализации социальных гарантий, благотворительности и поддержки общественных движений и этики ведения бизнеса.

5. Предприятие должно обеспечить защиту конфиденциальной информации организации согласно требованию Системы управления информационной безопасностью ИСО 27000.

6. Предприятия пищевой промышленности и производства лекарственных средств должны гарантировать безопасность продукции, чистоту и гигиену производства, внедряя Систему менеджмента безопасности продуктов питания ИСО 22000:2005.

7. Для организации производства выпуска конкурентоспособной продукции, пользующейся реальным спросом потребителей необходимо организовать исследование требований и удовлетворённости потребителей по ИСО 20225 «Исследования рынка, общественного мнения и социальных проблем».

8. Характерными факторами устойчивого развития любого предприятия являются также финансовая стабильность и положительная динамика уровня прибыльности и доходности. Этому вопросу посвящена ССП - система сбалансированных показателей. Международные стандарты по менеджменту финансов разрабатываются и готовятся к изданию.

С учетом требований вышеперечисленных стандартов и стратегии развития бизнеса можно построить современную интегрированную систему менеджмента (ИСМ) предприятия, ориентированную на концепцию устойчивого развития (рис. 1).

Целесообразность создания максимально интегрированных систем менеджмента не вызывает сомнений. К числу явных достоинств таких систем можно отнести преимущества внутренней среды:

• Обеспечение согласованности действий внутри организации, при этом общий результат от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов

• Минимизация функциональной разобщенности в организации, возникающей при разработке отдельных систем менеджмента

• Достижение более высокой степени вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации

• Уменьшение объема документов на систему менеджмента, по сравнению с суммарным объемом документов в нескольких параллельных системах

• Уменьшение затрат на разработку, функционирование и сертификацию Системы Менеджмента, по сравнению с суммарными затратами при нескольких системах менеджмента

Сертификат на Интегрированную Систему Менеджмента полностью отвечает всем требованиям мирового делового сообщества и обеспечит конкурентоспособность во внешней среде:

• Надежную защиту Компании от иностранных конкурентов в условиях вступления России в ВТО (Всемирную Торговую Организацию)

• Позитивное общественное мнение о надежности, стабильности и высоком уровне развития Компании

• Респектабельность, положительный имидж и высокий статус Компании

• Получение своевременных инвестиций и льготных кредитов

• Значительный приоритет над конкурирующими организациями при прочих равных условиях

• Заключение договоров страхования с минимальными процентными ставками

• Возможность получения муниципального и государственного заказа

• Значительное упрощение получения разрешений, лицензий и других разрешительных документов

• Получение своевременных инвестиций и льготных кредитов по средствам выполнения всех требований инвесторов в отношении управления качеством, охраной окружающей среды и охраной труда в Организации

Пирамида интегрированной системы менеджмента приведена на рис.1

Рисунок 1

Интегрированная система менеджмента (MSS) - есть система, соединяющая в себе требование соответствия нескольким международным стандартам, функционирующая как единая система, являющаяся частью системы менеджмента предприятия.

Реализация любой из стратегий развития предприятия, будь то наращивание объемов выпуска продукции, пользующейся спросом, или расширение географии продаж, или развитие сети мобильных филиалов на внутреннем и зарубежном рынках, невозможна без определения круга потребителей, планирования выпускаемой продукции и разработки применяемой технологии. Таким образом, главной задачей при создании интегрированной системы менеджмента предприятия является установ­ление взаимосвязи между руководством и персоналом предприятия в рамках реализации стратегических целей предприятия

Организационно-методическим фундаментом для создания интегрированных систем должны служить стандарты ИСО серии 9000. Это обусловлено тем, что базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. При этом особую значимость представляет процессный подход, который не опосредованно (как это имеет место при функциональном подходе), а непосредственно отражает реальные процессы, осуществляемые в современном бизнесе. Немаловажно и то, что введение в действие стандартов ИСО серии 9000 в исторической ретроспективе предшествовало введению в действие других международных стандартов на системы менеджмента и во многом предопределило методологию их построения. Из таблицы 1 видно большое совпадение структуры и состава объектов стандартизации в ИСО 9001, ИСО 14001 и OHSAS 18001, а также частичное совпадение с SA 8000. Общим для ИСО 9001, ИСО 14001 и OHSAS 18001 стало использование цикла управления РDСА (Plan - Do - Check - Action), установленного в теории качества.

Таблица 1 - Соответствие между ИСО 9001:2000, ИСО 14001:1996, OHSAS 18001:1999 и SA 8000:2001

Как показывает анализ, практическое создание интегрированных систем менеджмента осуществляется по одному из следующих вариантов:

1. Создание аддитивных (от латинского additio - прибавление) моделей ИСМ, когда к системе менеджмента качества (СМК), выполняющей роль базовой системы и в необходимых случаях использующей требования, последовательно добавляются система экологического менеджмента (СЭМ), система OHSAS, SA 8000, HACCP, GMP или FSС. При применении данного варианта разрыв между началом работ по внедрению одной системы и началом внедрения следующей может составлять от полугода до нескольких лет;

2. Создание полностью интегрированных моделей, когда все системы менеджмента объединяются в единый комплекс одновременно. Несмотря на неоспоримые организационные и экономические преимущества второго варианта создания ИСМ, он встречается ещё крайне редко, что связано прежде всего с тем, что появление MSS происходило на протяжении длительного периода времени: стандарты ИСО серии 9000 были введены в действие в 1987г, принципы HAPPS и GMP - в начале 90-х, стандарты ИСО 14000 - 1996г., стандарты OHSAS, SA и FSС - в конце 90-х гг.

Наиболее приемлемый способ создания оптимальной интегрированной системы менеджмента — применение сбалансированной системы показателей (ССП), ориентированной на учет следующих четырех составляющих: финансы, удовлетворённость клиентов, результативность бизнес-процессов, обучение и развитие персонала.

Интеграцию планируемых финансовых показателей роста предприятия и системы менеджмента качества (СМК), ориентированной на потребителя, через организацию соответствующих бизнес-процессов и подготовку персонала можно представить в виде «цепочки прибыльности» предприятия (рис Сбалансированная система показателей (ССП).

Сбалансированная система показателей

И нтеграция финансового менеджмента и менеджмента качества на основе ССП и СМК осуществляется через уточнение политики и целей в области качества, направленных на обеспечение стратегических финансовых показателей, установленных в рамках ССП.

Универсальность методологии и требований стандарта ISO 9001 позволяют без особых трудностей на основе соответствующей его требованиям СМК привести ИСМ предприятия в соответствие с требованиями стандартов ISO 14001, OHSAS 18001, SA 8000 и ISO 27000. Как указано в, этому способствует близость структуры и состава объектов стандартизации этих документов. Следует отметить полную идентичность элементов и требований стандартов ISO 14001 и OHSAS 18001, с разницей лишь в их применении.

«Управление персоналом»

69. Адаптация персонала

Адаптация персонала — процесс ознакомления, приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности, а также к социальной среде организации. Адаптация является одной из составляющих частей управления персоналом. Этот термин применим как к новым сотрудникам, нанимаемым извне, так и к сотрудникам, перемещаемым на новую должность в порядке внутренней ротации. Адаптация — приспособление организма, индивидуума, коллектива к изменяющимся условиям среды или к своим внутренним изменениям, что приводит к повышению эффективности их существования и функционирования.

Адаптация персонала подразделяется по направлениям:

1. производственная:

• профессиональная;

• психофизиологическая;

• социально-психологическая;

• организационно - психологическая;

• организационно-административная;

• экономическая;

• санитарно-гигиеническая.

2. внепроизводственная:

• адаптация к внепроизводственному общению с коллегами;

• адаптация в период отдыха.

Все виды адаптации взаимосвязаны между собой.

[Править]Этапы адаптации

Условно процесс адаптации персонала можно разделить на 4 этапа:

1. Оценка уровня подготовленности работника. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным.

2. Ориентация. Практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации. В ходе проведения общей программы ориентации часто затрагиваются следующие вопросы:

• общее представление о компании: цели, приоритеты, проблем;

• политика организации;

• оплата труда;

• дополнительные льготы;

• охрана труда и соблюдение техники безопасности.

3. Действенная адаптация. Приспособление работника к своему статусу, включение в межличностные отношения с коллегами.

4. Функционирование. Последний этап процесса адаптации. Характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе.

[Править]Разновидности адаптации персонала

1. Отрицание. Новый сотрудник не принимает ценности организации, его ожидания целиком не совпадают с реальностью. В большинстве случаев такие сотрудники увольняются в первые месяцы работы.

2. Приспособленчество. Подобные сотрудники полностью принимают все правила и нормы организации. Такой тип сотрудников составляет большую часть штата любой организации.

3. Маскировка. В данном случае сотрудник демонстрирует принятие второстепенных установленных в организации норм и правил при одновременном «отрицании» основных установок. Подобная линия поведения типична для сотрудников группы риска, которые могут разорвать трудовое соглашение в любой момент.

4. Адаптивный индивидуализм. Эта разновидность адаптации подразумевает принятие основных правил и норм организации при полном «несогласии» с второстепенными ценностями. Это дает возможность работнику сохранить собственную индивидуальность и отлично справляться со своими служебными обязанностями.

[Править]Система адаптации персонала

С целью преодоления возникающих трудностей, а также повышения эффективности процесса приспосабливания в компаниях создается система адаптации персонала. Данная система включает комплекс мероприятий, которые позволяют сотруднику выйти на необходимый уровень производительности с минимальными потерями для него самого и для компании.

Наличие системы адаптации дает следующие преимущества:

для компании:

• повышение эффективности работы сотрудника, ускорение процесса выхода работника на требуемый уровень производительности;

• налаживание или поддержание положительных отношений в коллективе;

• предотвращение серьёзных ошибок, которые могли бы совершить новые сотрудники;

• сокращение временных затрат опытных работников на оказание помощи новому сотруднику в процессе выполнения им должностных обязанностей;

• минимизация «текучести» кадров.

для сотрудника:

• налаживание отношений в коллективе;

• быстрое вливание в рабочий процесс и приобретение новых навыков и знаний;

• снижение тревожности и неуверенности перед нареканиями со стороны руководства, связанными с неумением выполнять поставленные задачи так же быстро, как и другие сотрудники;

• сопоставление ожидаемых условий работы сотрудника с его реальной деятельностью;

• снижение страха сотрудника быть уволенным во время испытательного срока.

Ключевые элементы системы адаптации

Система адаптации должна иметь четкую организацию и регламентацию:

• welcome-тренинг — это первоначальное ознакомление сотрудника с общими сведениями о компании, с ее историей, продуктами, услугами, структурой и культурой;

• программа адаптации, регламентирующая мероприятия и сроки обучения сотрудника — отвечает за то, каким навыкам и в какой последовательности обучается работник, какие обязанности начинает выполнять в первую очередь, а также помогает адаптироваться сотруднику в коллективе;

• система наставничества — привлечение опытного работника в помощь новому сотруднику;

• система аттестации по итогам адаптационных мероприятий — четкий порядок оценки нового сотрудника, понятный как руководству, так и ему самому.

В зависимости от подготовки нового сотрудника, его психологических качеств и специальности срок адаптации может составлять от нескольких месяцев до полугода.

70. Обучение персонала.

Обучение рабочего персонала фирмы - это систематический процесс целенаправленного изменения знаний, рабочих навыков, мотивации или поведения.

Сегодня часто практикуется использование понятия тренинг (“training”) как синоним понятия «обучение», что в принципе не совсем верно отражает смысл процесса, поскольку в переводе “training” означает “натаскивание” и используется в профессиональной среде для обозначения собственно, одного из способов организации и проведения обучения.

Например, процесс разработки и внедрения позволяет привлечь практически всех сотрудников к участию в составлении описаний процессов системы управления качества. В таком режиме работники не только чувствуют свою причастность к жизни компании, но и осознают собственную значимость и важность порученных им заданий.

В первую очередь руководитель должен сам понимать, что такое мероприятие, как обучающий процесс является важным фактором удачной работы его подчиненных, он должен не только сам быть заинтересован в повышении уровня профессиональной подготовки, но и суметь заинтересовать остальных. Высшее руководство должно на собственном примере показать, что обучение необходимо, тогда и менеджеры среднего звена, и рядовые сотрудники турфирмы осознают важность мероприятия.

Важным этапом перед непосредственным процессом обучения является постановка целей обучения.

В идеале руководитель, рассматривая вопрос о проведении обучения, должен понимать, какую пользу получит организация в результате. Часто бывает так, что руководство организации, заказав обучение учебному центру, формулирует задачи, которые, по его мнению, должны быть решены в ходе обучения, в самом общем и неопределенном виде: "Хотелось, чтобы люди "встряхнулись", "освежили свои знания"", исходя при этом из того, что обучение в любом случае даст какую-то отдачу, потому что от учебы, как говорят, "кроме пользы, вреда не будет". Однако иногда обучение может быть и бесполезным.