На данный момент в большинстве высших учебных заведений не предусмотрена программа по построению графических диаграмм, которые могли бы отражать статистику успеваемости учащихся. Поэтому реализация этой программы является одной из более актуальных задач в системе управления учебным процессом.
Основными функциями такой подсистемы являются:
построение графиков успеваемости студента за любой период обучения (семестры, курсы);
рейтинговые системы успеваемости студентов по курсам, группам, факультетам;
построение диаграмм степени усвоения дисциплин студентами по результатам сдачи контрольных точек (экзамены, зачеты, курсовые проекты, курсовые работы);
возможность вывода на печать выше перечисленных параметров.
Данная подсистема разработана на основе СУБД МSSQL
С данной БД могут удаленно работать несколько групп пользователей:
заведующие кафедрами (просмотр отчетов);
секретарь (создание и обработка отчетов);
администратор (поддержание работоспособности программного продукта).
Для каждой группы пользователей предусмотрены системы аутентификации и разграничение прав доступа
Следует отметить ряд преимуществ:
наглядное отображение результатов обработки информации;
легкость и быстрота поиска и обработки необходимой информации;
автоматизация документооборота позволяет избавиться от ошибок связанных с человеческим фактором;
возможность проанализировать статистическую информацию, сформировавшуюся за несколько лет.
MS SQL Server- компактная система, сочетающая мощные и надежные механизмы обработки данных с удобными и понятными инструментами для пользователей. Использование Microsoft SQL Server позволяет реализовывать веб-решения, способные собирать и обрабатывать данные в рамках высших учебных заведений.
Так же к немаловажными преимуществам MSSQL следует отнести:
скорость работы
систему безопасности
удобный интерфейс
наличие вложенных запросов
наличие хранимых процедур
наличие тригерров
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что для разрабатываемого нами проекта выбор в качестве системы управления базами данных MSSQL, вполне обоснован и закономерен, т.к. он позволяет в полном объеме реализовать создаваемую нами систему.
Воронежский государственный технический университет
УДК 681.3
Е.А. Гладыщева, Д.С. Орлов, А.Н. Чекменев
РАЗРАБОТКА ПОДСИСТЕМЫ ПО РАСПРЕДЕЛЕНИЮ ДИПЛОМНЫХ ПРОЕКТОВ И КОНТРОЛЬ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
Автоматизация в наше время является одним из основных факторов повышения эффективности практически любой деятельности, тем более связанной с большими объемами различных данных, какой и является деятельность по распределению тем курсовых проектов, закреплению студентов за дипломными руководителями, контроль выполнения дипломных проектов в высшем учебном заведении. На сегодняшний день данный процесс нуждается в специализированном программном средстве, которое позволило бы избавить сотрудников от рутинной работы с бумагами и отчетами, сократить число ошибок, повысить эффективность их деятельности.
В настоящее время вся информация по распределению тем курсовых проектов, информация о студентах, их дипломных руководителях, а также информация о ходе работы студентов хранится в письменном или электронном виде. Но не существует одной базы данных, из которой можно было бы получить всю необходимую информацию оперативно и своевременно, а также видеть любые изменения, происходящие в хранящихся данных.
Такое положение дел имеет массу недостатков. Во-первых, возникает проблема своевременного оповещения и согласования тем. Эта проблема затрагивает студентов-дипломников, дипломных руководителей, кураторов. Следствиями этой проблемы является несоответствие выбранной темы и темы, обозначенной в приказе.
Во-вторых, возникает сложность проведения контроля выполнения дипломного проекта, как в общем виде, так и его отдельных этапов. То есть, дипломному руководителю приходится затрачивать время на то, чтобы выяснять выполнил ли студент ту или иную часть работы. А для преподавателей-консультантов, в свою очередь, также является проблемой донести до дипломных руководителей сведения об успеваемости студентов, а при необходимости сообщить о каких-либо изменениях. Ведь не всегда преподаватель-консультант и дипломный руководитель находятся в одном корпусе и могут в примерно одинаковое время обменяться информацией.
В-третьих, работа с информацией в таком виде весьма неудобно для кураторов, так как те формируют своды успеваемости, списки допусков, протоколы, а оперативную информацию для этого получить нелегко.
Автоматизация этого процесса позволила бы облегчить работу каждого из перечисленных пользователей. Осуществлялась бы оптимальная организация по процессу своевременной подачи заявки о теме и её утверждение. Доступ к информации о ходе выполнения этапов курсового проекта стал бы более удобным, а информация, соответственно, своевременная и достоверная.
А также, при внесении в систему запроса, можно было бы получить варианты возможного времени исполнения того или иного этапа работы и сравнение с имеющимися данными, что облегчило бы работу кураторам.
Итак, разработка и последующее внедрение данной системы позволит значительно упростить и автоматизировать деятельность по распределению тем дипломных работ, а также контролю их выполнения. Поможет избавить сотрудников от рутинной работы с формированием отчетов, решит проблему быстрого использования базы данных с любого компьютера ВУЗа, что весьма удобно, ведь каждый преподаватель сможет со своего рабочего места осуществлять контроль над ходом выполнения работы и вносить свои изменения. А также все объемы информации, которые хранились в письменном виде или электронном, но собрать которые воедино было весьма сложно, теперь будут находиться в единой базе данных, а доступ к ним будет легким и надежным
Воронежский государственный технический университет
УДК 681.3
Н.Д. Фурманова, Д.С. Орлов
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПОДСИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ
На сегодняшний день IT-технологии получили колоссальное распространение в мире и продолжают свое развитие очень быстрыми темпами. Ни одна организация не может в настоящее время существовать без использования, современных технологий, позволяющих обрабатывать, контролировать и вести учет потоков данных. Современные рациональные компании пытаются максимально автоматизировать производство, документооборот и т.д. Высшие учебные заведения также не являются исключением. Любая разработка программного продукта начинается с создания базы данных. Сейчас существует большой выбор программного обеспечения для создания баз данных. Самыми распространенными на данный момент являются МSSQL, MySQL, Oracle.
МуSQL - свободная система управления базами данных (СУБД). MySQL является решением для малых и средних приложений. Входит в LAMP. MySQL используется в качестве сервера, к которому обращаются локальные или удалённые клиенты, однако в дистрибутив входит библиотека внутреннего сервера, позволяющая включать MySQL в автономные программы.
Microsoft SQL Server — система управления реляционными базами данных (СУБД), разработанная корпорацией Microsoft — замечательный инструмент во многих отношениях. Он позволяет разрешить самые разнообразные проблемы, начиная от хранения больших объемов информации и заканчивая поддержкой приложений, предполагающих одновременный доступ множества пользователей к огромной базе данных. А также он является неотъемлемой частью процесса разработки ASP.NET и ShareРoint, на которых и базируется разрабатываемая подсистема.
Microsoft SharePoint Server – повышение управляемости предприятием и сокращение непроизводительных затрат. Это достигается за счет создания фактически единого информационного пространства (корпоративного портала), который способствует автоматизации документооборота, упрощает доступ к необходимой информации. Корпоративный портал на базе Microsoft SharePoint Server позволяет комплексно решать задачи взаимодействия сотрудников высшего учебного заведения, реализации внутренней корпоративной политики, выполнение ежедневных управленческих и административных функций.
Из всего учебного процесса я автоматизирую подсистему работы с личными делами. Личное дело - это, то с чего начинается жизнь студента в высшем учебном заведении. В нем содержится большой объем информации: автобиография студента, сведения о родителях, различные сведения о переводах, отчислениях и восстановлении и многое другое. Работает непосредственно с личным делом секретарь.
Работа с базой данной начинается с запуска программы MSSQL Server Management Studio Express. В появившемся окне устанавливаем соединение с сервером, а потом создаем базу данных. В моем случае она называется «Деканат». Сама база данных состоит из таблиц, в которых отражаются все первичные сведения, необходимые для работы с программным продуктом. Таблицы имеют свое индивидуальное название, а также в них содержаться незаполненные столбцы. Пять таблиц: личные сведения студента, сведения о родителях, группа, специальность, кафедра. Чтобы база данных работала корректно и выполняла необходимые запросы, надо связать таблицы между собой. Это можно осуществить по средствам первичных и вторичных ключей. Уже после того как таблицы связаны, необходимо заполнить ее. Потом осуществляются запросы. Данный программный продукт во многом облегчит работу деканата, а также позволит улучшить качество и эффективность работы.
Воронежский государственный технический университет
УДК 681.3
А.С. Колесников, И.С. Малышева, А.А. Пак
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Понятие электронного документооборота возникло из необходимости автоматизации документооборота, в связи с большим числом бумажных документов и сложностью регулирования их потоков. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Основные принципы электронного документооборота:
Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по разным статусам и атрибутам документов, позволяет контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных отчётов.
Реализация данных принципов позволяет ускорить документооборот предприятия, и как следствие, всех процессов в организации.
Воронежский государственный технический университет
УДК 681.3
А.С. Колесников, И.С. Малышева, Е.Н. Кордюкова
ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Система автоматизации документооборота (Система электронного документооборота - СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации
Вопрос о необходимости автоматизации управления документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя организациям уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами.
Преимуществами электронного документооборота являются:
1. Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников:
использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.
2. Исключение несанкционированного доступа:
утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
3. Прозрачность бизнес-процессов:
система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.
4. Повышение исполнительской дисциплины:
по статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, СЭД напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
5. Легкость внедрения инноваций и обучения:
благодаря системе оповещения, построенной на базе системы СЭД можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и т.п.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
6. Развитие корпоративной культуры:
процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.
7. Рост конкурентных преимуществ:
внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.
8. Выполнение требований стандартов ISO 9000:
постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие.
Преимущества использования СЭД при постановке СМК:
обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;
поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;
предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
Воронежский государственный технический университет
УДК 004.8
И.С. Малышева, С.И. Ушаков
МУЛЬТИМЕДИА-ТЕХНОЛОГИИ В ОБРАЗОВАНИИ
Одним из способов повышения качества и эффективности подготовки специалиста в современных условиях является организация учебного процесса на основе новых информационных технологий. Примером такой организации может служить построение процесса обучения на основе мультимедиа-технологий.
Изучение разработок в области мультимедиа-технологий позволяет сделать вывод о необходимости существования в нынешних условиях на базе ВУЗов центров по созданию и внедрению в обучение мультимедийных продуктов. Ведь не секрет, что зачастую использование неадаптированных к содержанию курса компьютерных учебников приводит не к улучшению, а к ухудшению качества образовательного процесса. Поэтому вся организация обучения на основе мультимедиа-технологии подвергается тщательному анализу. В разработке курса, опирающегося на использование такой технологии, должны принимать участие преподаватели данной дисциплины, методисты-предметники, психологи, а также люди, отвечающие за техническую сторону создания мультимедиа-технологии. Необходимо методически обосновать целесообразность использования информационных технологий на том или ином этапе учебного процесса. Преподаватели курса совместно с методистами должны подготовить программу курса, тексты лекций, снабдив их, по возможности, необходимой видео- и аудиоинформацией. Задания для самостоятельной работы должны быть ориентированы на привлечение материалов всего курса лекций, а представленные примеры выполнения заданий должны позволять выполнять самостоятельные работы без использования дополнительной литературы. Все это можно органично соединить в мультимедийном учебнике, который ляжет в основу процесса обучения при изучении всего курса в целом. Возможность замены входящих в такой учебник информационных блоков на новые, изменение тестовой части данного учебника, позволяет создавать на основе уже созданной однажды программной оболочки мультимедийный учебник по другой дисциплине.