Отдел рационализации ДОУ является центром совершенствования ДОУ, методологическим центром.
В его функции входят: разработка и реализация мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положения, инструкции, правила, положения, табели учета унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
Офис, который, в свою очередь, делится на экспедицию; бюро корреспонденции; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и воспроизведения текстов документов.
Офис создается на предприятиях, в научно-исследовательских и опытно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуру управления обычно входят следующие подразделения (департаменты, секторы, группы):
Экспедиция - специализированный отдел, который принимает и отправляет документы и корреспонденцию по почте и курьером.
Отдел учета и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль за соблюдением принятых правил регистрации документов, формирование и ведение справочно - информационного массива.
Контрольная группа (бюро, инспекция, отдел) контролирует сроки исполнения устных распоряжений руководителя, анализирует исполнительскую дисциплину, информирует руководство о ходе исполнения документов и поручений.
Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Его функции заключаются в следующем:
- подготовка запросов для рассмотрения руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
- уведомление заявителей о результатах рассмотрения их заявлений;
- организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
Группа подготовки документов перепечатывает документы из черновиков, читает и редактирует тексты документов, а также записывает выполненную работу.
Копировально-множительные бюро, как правило, имеют место в тех организациях, деятельность которых связана с распространением большого количества нормативных или распорядительных документов. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
Архив организации-принимает от структурных подразделений заполненные и подготовленные дела на хранение, оказывает им методическую помощь, ведет учет и хранит документы, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение [27, с.42].
Общий отдел-это служба по работе с документами в органах исполнительной власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же разделы, которые характерны для офиса, но здесь соединены такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем и приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки в организации. Папки распределяются в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.
Лицо, обладающее соответствующими правами, имеет право создавать, изменять или удалять созданные документы.
Служба DOW решает три основных набора задач:
- предоставление документации об управленческой деятельности;
- организация работы с документами в учреждении;
- совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой DOW, определяют ее функции:
- разработка и проектирование форм, обеспечение их изготовления;
- обеспечение производства документов, копирования и тиражирования;
- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдения установленного порядка согласования и сертификации документов.
Задачи организации работы с документами в учреждении решаются путем выполнения следующих функций:
- Установление единого порядка прохождения документов (документооборот учреждения);
- Пересылка обработки входящих и исходящих документов;
- Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- Контроль за оформлением документов;
- Систематизация документов, обеспечение их хранения и использования; организация работы с обращениями граждан;
- Обеспечение защиты информации.
Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя следующие функции::
- разработка и обработка нормативных, инструктивных и методических документов и доведение их до сведения сотрудников организации;
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
- повышение квалификации сотрудников организации и их консультации по работе с документами;
- разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;
- постановка задач по разработке и совершенствованию автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
В условиях роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, которые возникают в этом случае, выглядят примерно так:
Руководство теряет всю картину происходящего.
Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают беспрепятственно осуществлять свою деятельность. Качество обслуживания и способность организации поддерживать внешние контакты снижаются.
Следствием этого является падение производительности труда; возникает ощущение нехватки ресурсов: людских, технических, коммуникационных и т.
Штат расширяется, вкладывая деньги в оборудование новых рабочих мест, помещений, коммуникаций и обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение численности персонала может привести к изменению технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
В ситуации неоправданного роста персонала, падения производительности труда, необходимости инвестиций в производство возникает необходимость увеличения оборотных средств, что, в свою очередь, приводит к снижению прибыли.
Понимая важность улучшения ДОУ, организации часто совершают много ошибок при попытке автоматизировать его, и проблема выбора методов автоматизации имеет решающее значение в этой ситуации.
Нормативно-методическая база делопроизводства-это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регулирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штат, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическая база делопроизводства состоит из:
1) законодательные акты Российской Федерации в области информации и документации;
2) указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации;
3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регулирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
4) государственные стандарты на документы;
5) общероссийские классификаторы технической, экономической и социальной информации;
6) единые системы документации;
7) нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принятые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего представительными и исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации Закон относит:
1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские
классификаторы технико-экономической информации;
2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.
В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.
В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.
Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.).
В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.
Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.