Сфера услуг как отрасль экономической деятельности представляет собой совокупность организаций, цель которых - оказание разнообразных платных услуг по индивидуальным заказам населения. Таким образом, сфера услуг решает важнейшие социально-экономические задачи, и ее значение в жизни общества неуклонно возрастает. Одним из видов таких услуг являются услуги автосервиса.
Рассматриваемая дипломная работа написана на базе автосервиса ИП Кузнецова В.Г.
Целью дипломного проекта является создание и внедрение модуля информационной системы для автоматизации учета приема аварийных автомобилей и реализации б\у запчастей.
Программа должна обеспечивать:
– работу с входными данными (полная информация о поступившем автомобиле, перечень доступных запчастей);
– получение выходных документов (накладная, счет-фактура, заказ-наряд и другие);
– формирование отчетов (получение данных на бумажных носителях об операциях взаиморасчетов с клиентами).
Хранение всей информации в электронных базах данных позволит структурировать информацию, что даст возможность быстрого поиска необходимых данных.
В данном дипломном проекте рассмотрена деятельность автосервиса и автомагазина. Организация оказывает услуги по ремонту различных автомобилей отечественного и зарубежного производства, реализует запчасти для всех моделей автомобилей марки ВАЗ, ГАЗ, УАЗ, автохимию, автокосметику и многое другое. Осуществляет прием аварийных автомобилей с последующей продажей их по запчастям.
Все перечисленные операции требуют четкого и правильного документирования, ведения учета и отчетности. В тоже время, использование бумажных носителей, ведение рукописного учета продаж и выполненных работ, предполагает затрату большого количества времени и сил. А так же создает определенные трудности при поиске необходимых данных и их анализе. Поэтому необходима информационная система автоматизации деятельности магазина и автосервиса, создание базы данных, где будет храниться вся информация о товарообороте, выполненных работах, принятых автомобилях, а так же иная необходимая информация, связанная с деятельностью организации. Разработать удобные для работы формы, приятный интерфейс. Всё это поможет сократить время составления заказ-нарядов, накладных, отчетов по складу и прочих документов. Позволит хранить информацию о поставщиках, клиентах, принятых автомобилях в базе данных, структурировать её в более удобный вид, что значительно повысит эффективность работы.
Предлагаемая программа реализует информационную справочную систему, предназначенную для организации:
– учета распределения работ по отделам и работникам;
– учета стоимости произведенных работ;
– складского учета;
– полного документооборота предприятия;
– приема и учета б\у запчастей и автомобилей;
– заказов, хранения, закупок, продаж запасных частей.
Данная информационная система может применяться в автосервисах и
магазинах реализующих автозапчасти. Она легка в обращении, позволяет хранить
большое количество сведений в одной базе данных, экономит рабочее время за счет
автоматизации некоторых рутинных операций. Таким образом, система позволит
повысить производительность труда, помогая выполнить работу лучше, быстрее и
дешевле.
Многообразие предлагаемых программных решений в области автоматизированного складского учета и документооборота организации, дает возможность выбора наиболее подходящего программного обеспечения, которое по своим техническим характеристикам удовлетворяло бы требованиям различных организаций в данном направлении деятельности.
Выбор в данном случае зависит не только от руководства, но и от производителей программных продуктов. Создание информационных систем, адаптированных под отдельную форму собственности дает непременное преимущество не только пользователям систем и комплексов, но и их производителю.
С: Управление торговлей 8.
Это современный инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.
Прикладное решение позволяет в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием.
Управление продажами.
Подсистема управления продажами позволяет решать задачи оперативного планирования и контроля продаж, как в натуральном, так и в денежном выражении. Включает в себя блоки:
– планирование продаж;
– управление заказами покупателей.
Подсистема содержит средства анализа заказов, призвана оказывать поддержку в принятии управленческих решений при взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места на складе.
Управление заказами покупателей.
Подсистема управления заказами покупателей позволяет реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей, например, стратегию минимизации необходимого для обслуживания заказов складского остатка. Возможности по управлению заказами покупателей рассчитаны на торговые предприятия, использующие схемы работы:
– работа со склада;
– работа под заказ;
– совмещение стратегий.
Обработку заказа покупателя можно разбить на следующие этапы:
– формирование заказа;
– автоматическое резервирование заказанных товаров на складе и в заказах поставщикам;
– корректировка заказа;
– составление и контроль календарного плана оплаты заказа;
– оформление приема товаров, заказанных у поставщиков;
– отгрузка товаров покупателю;
– закрытие заказа.
Контроль оплаты и поставки по заказам покупателя осуществляется в соответствии с порядком взаиморасчетов, определенным в договоре контрагента. Пользователь может в любой момент получить актуальную информацию о текущем состоянии заказа: сколько каких товаров заказано поставщикам, сколько зарезервировано на складах, сколько осталось отгрузить, сколько оплачено заказчиком и т.п.
Все этапы прохождения заказа и корректировки по нему могут фиксироваться в системе соответствующими документами, что позволяет отслеживать историю взаимоотношений с клиентами и поставщиками, оценивать эффективность и надежность работы с ними.
Управление закупками.
Функциональность подсистемы позволяет обеспечить менеджеров торгового предприятия информацией, необходимой для своевременного принятия решений о пополнении товарных запасов и оптимизации стоимости закупаемой продукции.
– оперативное планирование закупок;
– оформление заказов поставщикам и контроль их исполнения;
– платежный календарь расхода денежных средств.
В конфигурации поддерживаются различные схемы приема товаров от поставщиков по ранее оформленным заказам, прием на ответственное хранение, на реализацию.
Предусмотрена возможность оформления «неотфактурованных поставок» - товаров, которые по тем или иным причинам требуется принять на склад и пустить в продажу до поступления необходимых сопроводительных документов. В дальнейшем при регистрации полученных от поставщика сопроводительных документов, они будут автоматически связаны с реальными продажами товаров.
При приеме товаров от поставщика обеспечивается возможность контроля списка ранее поступавших от него товаров и цен, по которым они поставлялись.
Предусмотрен контроль за продажей товаров, принятых на ответственное хранение. Продажа таких товаров может быть произведена только после того, как на нее получено разрешение от поставщика и зарегистрирован соответствующий документ.
При поступлении товара на розничный склад автоматически рассчитываются его розничные цены.
Учет товаров на складах компании.
В конфигурации реализован детальный оперативный учет товаров на складах, обеспечивается полный контроль товарных запасов предприятия в оптовой и розничной торговле. Все складские операции фиксируются с помощью соответствующих документов - поступление товаров, перемещение товаров, реализация товаров, инвентаризация и т.п. Конфигурация позволяет вести учет товаров на множестве складов (мест хранения). Поддерживается учет товаров в различных единицах измерения (упаковках).
Обеспечивается раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, товаров, принятых на ответственное хранение, а также учет возвратной тары.
Конфигурация позволяет проводить инвентаризацию товаров на складе. По результатам инвентаризации автоматически подсчитывается разница между учетным количеством (зарегистрированным в системе при проведении документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством товаров, выявленным в результате инвентаризации. После чего оформляются документы списания (в случае недостачи товаров) или оприходования (в случае выявления излишков товаров).
«1С: Управление торговлей 8» - это готовое прикладное решение, в основе которого лежит мощная технологическая платформа нового поколения "1С: Предприятие 8". В комплект поставки программного продукта, помимо платформы, входит конфигурация "Управление торговлей".
«1С: Управление торговлей 8» обеспечивает автоматический подбор данных, необходимых для ведения бухгалтерского учета, и передачу этих данных в «1С: Бухгалтерию 8». Кроме того, предусмотрена передача данных в бухгалтерские конфигурации системы программ "1С: Предприятие 7.7".
Альфа-Авто:Автозапчасти+Автосервис, ред. 3. Проф.
Типовое решение предназначено для использования в автосервисах и фирмах, занимающихся торговлей запасными частями к автомобилям. Поддерживаются все операции, связанные с заказом, закупкой, хранением, продажей запасных частей, взаиморасчетами с покупателями и поставщиками, а также операции по ремонту автомобилей. Ее стоимость составляет 13500 рублей.
Общие сведения:
– учет автозапчастей ведется в разрезе поставщиков;
– на каждую запчасть заводится отдельная карточка, которая содержит следующую информацию: каталожный номер, продажные и закупочные цены, ставки налогов, рекомендованный минимальный остаток (для формирования Заказа на поставку), единицы измерения;
– учет запчастей ведется в разрезе применяемости для разных моделей автомобилей;
– в системе, возможно, вести учет взаимозаменяемых деталей;
– при просмотре справочника запасных частей существует возможность вывода на экран только тех позиций номенклатуры, которые имеются в наличии на складе;
– при работе с каталогом товара существует возможность его сортировки по «Наименованию» либо по реквизиту «Каталожный номер», также имеется возможность отбора номенклатурных позиций в запросе по вхождению заданных символов в наименование, каталожный номер, код;
– в системе возможен учет складских запасов принципу адресной системы хранения, для этого необходимо в карточке товара заносится информация о «Ячейке хранения»;
– автоматическое списание себестоимости товаров происходит по одному из заданных методов: по среднему, FIFO, LIFO;
– система позволяет производить расчет себестоимости товаров с учетом накладных расходов (доставка, таможня и др.), список накладных расходов пользователей может определять сам;
– типовое решение позволяет покупать и продавать номерные агрегаты и сопровождать эту деятельность выпиской соответствующих документов;
– учет автомобильных шин ведется по следующим характеристикам:
– типоразмерам (радиус, ширина, высота);
– профилям (радиальный, диагональный и т.п.);
– сезонности;
– индексам нагрузки и скорости;
– разделы документооборота торговли запасными частями.
Документооборот торговли запасными частями можно разделить на 5 основных разделов:
– блок торговли;
– блок работы по заказам;
– блок реализации (консигнации);
– внутренний документооборот.
Программа «АвтоМагазин 8» компании AutoSoft. Ее стоимость составляет 8500-10000 рублей.
Программа АвтоМагазин позволяет:
– поддерживать работу одного и нескольких предприятий независимо от формы собственности;
– вести полный документооборот предприятия;
– осуществлять многоуровневый складской учёт;
– поддерживать систему заказов, хранения, закупок, продаж запасных частей;
– формировать отчёты по складу, товарам, анализу продаж, кассовым операциям, движению финансовых потоков и др;
– вести различные справочники (по структуре склада, по бригадам, валютам и многое другое);
– экспортировать информацию в различные внешние программы (1С, БЭСТ, ИНФО-Бухгалтер и др.);
– самостоятельно производить настройки и модификацию данных в программе.
Техническая информация:
– возможность работы в сети. Сетевая платформа клиент-сервер (FireBird 2.0);
– возможность работы в терминальном режиме (Windows 2003, Citrix);
– возможность работы с внешним торговым оборудованием: с фискальным принтером, сканером штих-кодов, устройством чтения дисконтных карт;
– возможность одновременного запуска двух и более программ с одного компьютера;
– реализовано на языке программирования Delphi 7.1.
Появление в программе большого числа новых отчетов позволяет лучше использовать функциональные возможности программы, получать пользователю больше информации, хранимой и обрабатываемой программой, группировать сведения по различным видам и критериям, облегчает принятие управленческих решений по работе автомагазина. Имеется возможность составления собственных отчетов с помощью "мастера", допускается возможность корректировки пользователем видов учета и отчетности в соответствие с изменениями в законодательстве, что в конечном итоге обеспечивает минимальную зависимость от разработчиков.
В данной дипломной работе будет использован продукт фирмы «1С», конфигурация «1С: Управление торговлей». Компания выпускает тиражные программные решения, предназначенные для автоматизации типовых задач учета и управления на предприятиях. Отличительной особенностью тиражных решений фирмы «1С» является тщательная проработка состава функциональности, включаемой в типовые решения. Фирма «1С» анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы «1С: Предприятие» и отслеживает изменение их потребностей.
К основным преимуществам данных систем можно отнести относительную низкую стоимость внедрения данной системы и дальнейшую технологическую поддержку, а также еще ряд преимуществ:
– решение актуальных задач учета и управления. Состав программ системы «1С:Предприятие» ориентирован на актуальные потребности отечественных предприятий;
– открытость системы. В комплект поставки системы входят средства, необходимые для доработки прикладного решения и внесения в него изменений любой сложности, а также полный комплект документации к ним;