Курсовая работа (т): Реинжиниринг процесса бюджетирования деятельности

В процессе реинжиниринга модель процесса подверглась следующим изменениям:

         Число сотрудников было сокращено до одного;

2       Была внедрена система 1С с конфигурацией «Бюджетирование предприятия», которая позволила значительно сократить время расчёта бюджетов;

3       Время выполнения работ значительно сократилось за счёт выполнения всех расчётов с помощью информационной системы;

         Затраты на бумагу были исключены за счёт введения электронной документации;

         Стоимостные затраты на каждую работу значительно снизились при исключении взаимодействия и координации с другими подразделениями.

Конфигурация «Бюджетирование предприятия» представляет собой дополнение к любой конфигурации на платформе 1С. Программный продукт наиболее эффективен на предприятиях, заинтересованных в оперативном управлении финансовыми потоками и финансовом планировании. Используя прикладное решение «1С-Рейтинг: Бюджетирование предприятия», предприятие получает инструменты планирования финансового состояния, составления мастер-бюджетов и других оборотных бюджетов, анализа отклонений плановых и фактических данных.

Подсистема «Бюджетирование» реализует функции, необходимые для построения системы финансового управления на предприятии:

-              постановка системы бюджетирования в целом для предприятия или холдинга;

-              настройка структуры бюджетов согласно потребностям предприятия;

-              возможность сценарного планирования бюджетов - параллельного планирования бюджетов с различными вариантами развития событий, различной структурой бюджетного периода и горизонтом планирования, также возможность сценарного планирования с применением моделирования курса валют;

-              пакетное создание бюджетов путем копирования бюджетов других периодов или сценариев с применением поправочных коэффициентов на все, либо выбранные статьи формируемого бюджета;

-              формирование бюджетного регламента, гибкая настройка схем автоматического получения сводных и консолидированных бюджетов различными способами;

-              упрощение работы пользователя по вводу плановых показателей - настройка различного рода зависимостей между статьями бюджета или различных бюджетов и настройка моделей расчета для отдельных статей (как на основании других плановых данных, так и на основании данных регламентированного учета - например, остатков товаров или денежных средств и т.д.), автоматическое выполнение расчетов на основании установленных зависимостей и моделей;

-              раздельное формирование бюджетов подразделений и проектов, с возможностью автоматического объединения в сводные и консолидированные бюджеты;

-              поддержка схем планирования бюджетов «сверху-вниз» и «снизу-вверх»;

-              настраиваемые формы печати и отчетности по бюджетам (в т. ч. на нескольких языках), исключение внутригрупповых оборотов из отчетов;

-              полностью настраиваемые схемы отражения фактических данных в бюджетах предприятия и на счетах управленческого плана счетов предоставляют предприятию возможность постановки финансового (управленческого) учета и контроля фактических данных в соответствии с собственными потребностями;

-              возможность контроля фактически отражаемых операций на основании заложенных в бюджетах предприятия показателей;

-              финансовый анализ, самостоятельная настройка выполнения финансовых анализов и финансовых расчетов в соответствии с требованиями предприятия;

-              анализ доступности денежных средств;

-              анализ отклонений плановых и фактических данных, сценарный анализ данных бюджетирования.

В результате реинжиниринга был разработан регламент процесса.

Общие положения

Отдел бюджетирования (далее по тексту - Подразделение) является структурным подразделением. Отдел бюджетирования входит в состав подразделения «Департамент экономики и финансов». Отдел бюджетирования создается и ликвидируется решением Генерального директора. Структуру и штат Подразделения утверждает Генеральный директор в соответствии с решаемыми задачами и объемом работ, определенными в соответствии со стратегическими целями и планами компании. Сотрудники Подразделения назначаются на должности и освобождаются от должностей в порядке, предусмотренном их должностными инструкциями.

Руководитель подразделения

Подразделение возглавляет Начальник отдела бюджетирования, непосредственным руководителем которого является Директор департамента экономики и финансов.

Документация

В своей деятельности Отдел бюджетирования руководствуется плановой и нормативно-методической документацией:

         документами распорядительного характера;

         настоящим Положением;

-        иными методиками, инструкциями и нормативно-методическими документами, регламентирующими работы, выполняемые подразделением.

Ответственность

Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением целей и задач несет Начальник отдела бюджетирования. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.

Прочие задачи и функции

Подразделение ведет первичную документацию по исполняемым бизнес-процессам и процедурам согласно их регламентам и нормативным документам, регламентирующим внутрифирменный учет.

Исходящие документы

Исходящие документы результата процесса представлены в таблице Б.1 приложения Б.

Диаграммы модели процесса «КАК-БУДЕТ» представлены на рисунках Б.1 - Б.8 приложения Б.

Исходя из новой модели процесса в качестве вывода можно отметить значительную оптимизацию процесса и сокращение как временных, так и стоимостных затрат на процесс в целом.

2.1 Анализ процесса «КАК-БУДЕТ»

При анализе процесса можно проследить значительное сокращение времени выполнения и стоимости процесса. Данные показатели были достигнуты при внедрении информационной системы «1С: Бюджетирование», которая автоматизирует выполнение всех расчётов и основных аспектов составления бюджетов предприятия.

Общая длительность процесса составила 5,07 часа, а стоимость процесса - 145741 руб. Основным центром затрат по прежнему является заработная плата, которая была снижена за счёт уменьшения времени работы.

Затраты на бумагу были исключены за счёт введения электронной документации на предприятии. Подробная информация о длительности и стоимости каждой из работ процесса детально описана в таблице Б.2 приложения Б.

Таким образом, можно отметить следующие полученные результаты в ходе реинжиниринга процесса:

1       Стоимость выполнения процесса была сокращена с 4074376 руб. до 145741 руб., что составляет 96%;

2       Время выполнения процесса было сокращено с 141,5 часа до 5,07 часа, что составляет 136,43 часа;

         Из процесса был исключён центр затрат «Расходы на бумагу».

. Разработка модуля информационной системы, поддерживающей функционирование процесса «КАК-БУДЕТ»

Информационная модель была разработана в программе ERWin. ERwin имеет два уровня представления модели - логический и физический. Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире.

Объекты модели, представляемые на логическом уровне, называются сущностями и атрибутами. Логическая модель данных может быть построена на основе другой логической модели, например на основе модели процессов. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД.

Физическая модель данных, напротив, зависит от конкретной СУБД. В физической модели содержится информация обо всех объектах БД. Поскольку стандартов на объекты БД не существует (например, нет стандарта на типы данных), физическая модель зависит от конкретной реализации СУБД. Следовательно, одной и той же логической модели могут соответствовать несколько разных физических моделей. Если в логической модели не имеет значения, какой конкретно тип данных имеет атрибут, то в физической модели важно описать всю информацию о конкретных физических объектах - таблицах, колонках, индексах, процедурах [6].

Построенная информационная модель включает в себя следующие сущности:

-        Бюджет_П (бюджет продаж);

-        Бюджет_ЗиЗ (бюджет закупок и запасов);

         Бюджет_АУР (бюджет административно - управленческих расходов);

         Бюджет_КР (бюджет коммерческих расходов);

         Бюджет_С (бюджет себестоимости);

         Бюджет_П_Товар;

         Бюджет_ЗиЗ_Товар;

         Бюджет_АУР_Статья_Затрат;

         Бюджет_КР_Статья_Затрат;

         Бюджет_С_Товар;

         Статья_затрат;

         Товар.

Сущность Товар содержит атрибуты: Код_товара, Наименование, Единица_измерения. Сущность Статья_затрат содержит атрибуты: Код_статьи_затрат, Наименование, Тип, Описание.

Сущности Бюджет_П, Бюджет_ЗиЗ и Бюджет_С связаны с сущностью Товар связью многие ко многим. Сущности Бюджет_КР и Бюджет_АУР связаны с сущностью Статья_затрат связью многие ко многим.

Сущность Бюджет_П связана с сущностью Товар через промежуточную сущность Бюджет_П_Товар и включает в себя атрибуты: Код_бюджета_п, Дата_составления, Цена_продажи, Количество, Месяц.

Сущность Бюджет_ЗиЗ связана с сущностью Товар через промежуточную сущность Бюджет_ЗиЗ_Товар и включает в себя атрибуты: Код_бюджета_зиз, Дата_составления, Цена_закупки, Нормативный_запас, Месяц.

Сущность Бюджет_С связана с сущностью Товар через промежуточную сущность Бюджет_С_Товар и включает в себя атрибуты: Код_бюджета_с, Дата_составления, Себестоимость, Месяц.

Сущность Бюджет_КР связана с сущностью Статья_затрат через промежуточную сущность Бюджет_КР_Статья_Затрат и включает в себя атрибуты: Код_бюджета_кр, Дата_составления, Затраты, Вид_затрат, Месяц.

Сущность Бюджет_АУР связана с сущностью Статья_затрат через промежуточную сущность Бюджет_АУР_Статья_Затрат и включает в себя атрибуты: Код_бюджета_аур, Дата_составления, Затраты, Месяц.

Логическая и физическая модель представлены на рисунках В.1, В.2 приложения В. Схема данных в сгенерированной базе данных представлена на рисунке В.3.

В физической модели для сущности Бюджет_ЗиЗ была установлена валидация поля Нормативный_запас для ввода значений больше 0. Также для сущностей Бюджет_П, Бюджет_ЗиЗ, Бюджет_АУР, Бюджет_КР и Бюджет_С в поле Дата_составления было установлено заполнение значением текущей даты.

В результате построения логической модели мы имеем готовую структуру базы данных, которую можно перенести в другие, поддерживаемые программой ERWin, СУБД, для построения конечной информационной базы с учётом всех особенностей выбранной СУБД.

. Оценка экономической эффективности проекта

В модели «КАК-ЕСТЬ» процесс имел высокую стоимость и длительность выполнения из-за отсутствия автоматизации и недостаточной согласованности между подразделениями. В модели «КАК-БУДЕТ» отдел бюджетирования был введён в состав подразделения «Департамент экономики и финансов». В результате внедрения информационной системы «1С: Бюджетирование предприятия» расчёт выбранных бюджетов предприятия выполняется одним сотрудником. Остальные подразделения, ранее взаимодействующие в рамках процесса, теперь не нуждаются в согласовании выполнения своих работ в данном процессе, поскольку их роль теперь сводится к ведению электронных документов, на основании которых один из сотрудников отдела бюджетирования составляет бюджеты предприятия в системе «1С: Бюджетирование предприятия».

При анализе процесса «КАК-БУДЕТ» можно проследить значительное сокращение времени выполнения и стоимости процесса из-за автоматизации выполнение всех расчётов и основных аспектов составления бюджетов предприятия при помощи внедрённой информационной системы.

Затраты на заработную плату и электроэнергию уменьшились пропорционально сокращению времени выполнения работ, а расходы на бумагу были полностью исключены после введения электронного документооборота. Общая длительность процесса уменьшилась с 141,5 часа до 5,07 часа, а стоимость процесса, в свою очередь с 4074376 руб. до 145741 руб., что составляет примерно 96% как по времени, так и стоимости.

При реинжиниринге бизнес-процесса были использованы следующие принципы:

         Горизонтальное сжатие;

         Минимизация числа согласований;

         Выполнение каждой работы там, где это наиболее целесообразно;

Среди изменений, которые обеспечиваются новыми ИТ являются изменения, улучшающие временные характеристики процессов без модификации их содержания. Они позволяют автоматизировать работу, сократить ручной труд, анализировать данные новыми методами, которые невозможно применять вручную.

Заключение

Модель бизнес - процессов даёт возможность проводить анализ работы предприятия, как в целом, так и по определённым ракурсам.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том, чтобы добиться улучшения работы.

Для этого в ходе анализа основное внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению стоимости и времени выполнения действий. Собственно моделирование бизнес процессов преследует несколько целей:

1       Описание процессов. За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.

2       Нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены. Если следовать установленным в моделях правилам, руководящим указаниям или требованиям, то можно достичь желаемой производительности процессов.

         Установление взаимосвязей в процессах. Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

В результате реинжиниринга бизнес-процесса «Бюджетирование деятельности» в организации была внедрена система «1С: Бюджетирование предприятия», что позволило уменьшить число сотрудников выполняющих данный процесс, исключить согласование между другими подразделениями и ведение бумажной документации на предприятии. Общая длительность процесса уменьшилась с 141,5 часа до 5,07 часа, а стоимость процесса, в свою очередь с 4074376 руб. до 145741 руб.

Список использованных источников

         Финансовое планирование и разработка бюджета предприятия - Савчук В. П. [Электронный ресурс] - Режим доступа: #"869886.files/image001.jpg">

Рисунок А.1 - Контекстная диаграмма процесса

Рисунок А.2 - Диаграмма декомпозиции первого уровня

Рисунок А.3 - Диаграмма декомпозиции работы «Составление бюджета продаж»