Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования
Иркутский национальный исследовательский технический университет
Институт высоких технологий
Кафедра информатики
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к курсовой работе
Создание базы данных «Курсы по повышению квалификации»
по дисциплине: Информатика
Иркутск 2019 г.
Содержание
Введение
1. Теоретическая часть
2. Практическая часть
2.1 Создание таблиц
2.2 Создание схемы данных
2.3 Создание запросов
2.4 Создание форм
2.5 Создание отчётов
Заключение
Список использованных источников
Введение
В современном обществе информационные технологии развиваются очень стремительно, они проникают во все сферы человеческой деятельности. Любые действия, производимые с информацией, называются информационными процессами. Основную роль тут играют сбор, обработка, создание, сохранение и передача информации. На протяжении всей своей истории человечество развивала эти и другие процессы, а так, же смежные отрасли. Одним из основных критериев развития общества было именно совершенствование информационных процессов. Искусство, религия, письменность, шифрование, книгопечатание, авторское право, телеграф, радиоэлектроника, компьютеры, интернет - это лишь основная часть достижений человечества в области работы с информацией.
В настоящее время в мире электронных технологий практически невозможно представить компанию (фирму или организацию), в которой не требуется обработка некоторого объёма информации. Информацию требуется, где-то хранить. Информация может динамически изменяться. Регулярно требуется выборка данных по определённым критериям из всего массива. Базы данных создаются специально для хранения, обработки, проведения расчётов, сортировки, выборки и представления любых массивов, данных по любым критериям и поэтому базы данных очень актуальны, потому что объемы хранимой информации растут с каждым днем.
Продукт корпорации Microsoft - Access объединяет сведения из разных источников в одной базе данных. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных(СУБД). Существует множество различных СУБД: IMS, CETOP, ORACLE, CLIPPER, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT-ACCESS.
1. Теоретическая часть
Программа MS Access является системой управления базами данных (СУБД). Она позволяет создать целесообразно организованную базу данных и обеспечить эффективное управление - выборку требуемых данных, их редактирование и обработку. В общем случае база данных - это систематизированный набор любых данных. В простейшем случае систематизация строится так, чтобы облегчить поиск требуемых данных. Простейшими примерами базы данных могут служить ваша записная книжка или телефонный справочник.
База данных. Это совокупность сведений, хранящихся упорядоченным образом. База данных Access - это совокупность объектов базы (таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули и страницы доступа к данным), хранящихся в виде файла с расширением.
Система Access -- это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов.
Таблицы предназначены главным образом для размещения и хранения оригинальных данных.
Каждое поле таблицы обладает набором свойств. Первые четыре из них задаются в верхней части окна конструктора -- в таблице с перечнем полей.
Имя поля. Каждое поле таблицы обязательно должно иметь имя. Имена могут иметь длину до 64 символов, могут содержать пробелы (но не ведущие) и знаки пунктуации. Точки (.), восклицательные знаки (!) и квадратные скобки ([]) в именах полей не допускаются. Имена полей в таблице должны быть уникальными: два поля одной таблицы не могут иметь одинаковые имена. Хорошей практикой в программировании считается не включать в имена полей пробелов. Их обычно заменяют символами подчеркивания (_) или используют прописные и заглавные буквы, чтобы длинные имена полей легче читались.
Тип данных. Тип данных каждого поля тоже нужно указать обязательно. Происходит это в результате выбора значения второго столбца таблицы полей из раскрывающегося списка. Перечень допустимых типов данных фиксирован и включает следующие варианты: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. (Тип данных Гиперссылка впервые появился в Access 97.)
Описание. Значение этого свойства задавать не обязательно. Введенный здесь текст будет появляться в строке состояния, после выбора пользователем соответствующего поля в режиме таблицы.
Ключевое поле. Чтобы задать свойство Ключевое поле, выделите поля, которые вместе будут составлять первичный ключ, и щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Слева от названий выбранных полей появятся изображения ключа.
Первичный ключ. Поле, содержащее уникальное значение для каждой записи, например, Код Заказчика или Номер Социальной Страховки. Поле первичного ключа используется для организации связи с другими таблицами отношениями «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».
Отношение «один-к-одному». Это отношение между двумя таблицами, при котором каждая запись из одной таблице имеет только одну связанную запись в другой. Это отношение используется в том случае, когда определенные сведения должны быть защищены больше, чем остальные, или они лишь изредка используются формах и отчетах.
Отношение «один-ко-многим». Это отношение между двумя таблицами, при котором одна запись в первой таблице может быть связана с множеством записей во «многих» таблицах. Связь таблиц осуществляется с помощью первичного ключа в таблице со стороны «один» и внешнего ключа в таблице со стороны «многие».
Отношение «многие-ко-многим». Это отношение между двумя таблицами, при котором каждая запись этих таблиц может быть связана с множеством записей второй таблицы. Такое отношение существует между студентами и занятиями: студент посещает множество занятий, а на каждом занятии присутствует множество студентов. Отношение «многие-ко-многим» устанавливается между ключевыми полями двух таблиц, связанных с третьей таблицей, состоящей только из ключевых полей.
Кроме четырех свойств, у каждого поля есть еще ряд дополнительных свойств, они перечислены в нижней части окна конструктора. Некоторые из этих дополнительных свойств зависят от типа данных выбранного поля. Их значения или вводятся вручную, или выбираются из раскрывающихся списков. Вкладка Общие позволяет указать значения следующих свойств полей таблиц.
* Размер поля. Для текстовых полей это свойство определят их длину и вводится вручную. Размер числовых полей выбирается из раскрывающегося списка. У полей типа Поле MEMO, Дата/время, Денежный, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок этого свойства нет.
* Формат поля. Это свойство определяет, в каком формате данные поля будут выводиться на экран. Значение свойства можно выбрать из стандартного набора форматов. Можно задать и свой собственный формат, введя его в текстовое поле. У полей типа Поле объекта OLE этого свойства нет.
* Число десятичных знаков. Для этого свойства числовых полей и полей счётчика можно выбрать из раскрывающегося списка значение Авто или фиксированное количество знаков дробной части, а можно ввести значение и вручную. Поля других типов этого свойства не имеют. От указанного здесь значения, как и от значения свойства Формат поля, зависит то, как данные будут отображаться на экране (на сами данные значение этого свойства не влияет).
* Маска ввода. Значением этого свойства может быть символьная строка, подобная той, которая определяет формат поля. Только маска ввода определяет, как данные будут вводиться или редактироваться. Для создания масок ввода полей типа Текстовый, Числовой, Дата/время и Денежный есть специальный мастер, которого можно запустить с помощью кнопки с троеточием (она появится справа, если щелкнуть мышкой на нужном свойстве). Этот мастер предложит вам целый список готовых масок ввода, подходящих, например, для ввода номеров телефона, времени, дат, индексов и т.п.
* Подпись. Если вы хотите, чтобы в режиме таблицы в качестве заголовка поля выводилось не его имя, а более удобная или понятная надпись, именно сюда ее и нужно ввести. Для подписей никаких ограничений не существует -- они могут содержать любые символы, включая точки, восклицательные знаки и квадратные скобки.
* Значение по умолчанию. Значение, которое вы введете для этого свойства, Access будет автоматически вносить в указанное поле каждой добавляемой в таблицу записи. Очень часто в качестве значения по умолчанию для полей типа Дата/время используется текущая дата. Для полей типа Поле объекта OLE и Счетчик значений по умолчанию быть не может.
-Условие на значение. Здесь вводится условие (в виде выражения Ассеss), которое будет проверяться каждый раз, когда значение поля будет изменяться пользователем. Свойство Условие на значение у полей типа Поле MEMO, Поле объекта OLE и Счетчик отсутствует.
Сообщение об ошибке. Если введенное в таблицу значение не соответствует условию проверки (определенному в свойстве Условие на значение), пользователь увидит в строке состояния указанное здесь сообщение.
* Пустые строки. Это свойство есть только у текстовых, МЕМО-полей и гиперссылок. Его значение Нет означает, что в поле должен быть введен хотя бы один символ. В Ассе ss между пустой строкой и значением поля Null существует определенная разница, поэтому свойства Пустые строки и Обязательное поле используются независимо.
* Индексированное поле. Свойство определяет индекс, создаваемый по одному полю. Это свойство может иметь одно из трех значений, выбираемых из раскрывающегося списка: Нет, Да (допускаются совпадения), Да (совпадения не допускаются). Последнее означает, что никакие две записи таблицы не могут иметь одинаковые значения данного поля. Для удаления индекса, созданного по одному полю, достаточно свойству Индексированное поле присвоить значение Нет. Нельзя индексировать таблицы по полям типа Поле MEMO, Поле объекта OLE и Гиперссылка.
* Новые значения. Это свойство есть только у полей-счетчиков. Оно определяет способ вычисления новых значений для добавляемых в таблицу записей: последовательные (максимальное из значений поля +1) или случайные числа. Случайные значения счетчика, как правило, используются при репликации данных, чтобы при добавлении записей в реплики одной и той же таблицы значения их ключевых полей не совпадали.
Итак, чтобы добавить в базу данных первую таблицу, нужно ввести имена ее полей, указать их типы и размеры, а также формат отображения данных.
Запросы предназначены для операций с данными одной или нескольких таблиц.
Запросы -- важнейший инструмент любой системы управления базами данных. Запросы служат для выборки записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выборки конкретных групп записей, удовлетворяющих заданному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид.
Формы предназначены для представления данных таблиц и запросов в виде, удобном для просмотра и редактирования.
Отчеты представляют красиво оформленные данные из таблиц и запросов. Редактировать данные в отчете нельзя, но можно выполнять анализ данных путем сортировки, группировки и всевозможных вычислений итоговых характеристик. Отчеты предназначены для просмотра и печати.
Объектом исследования данной курсовой работы является реляционная модель базы данных.
Предмет курсовой работы состоит в изучении принципов разработки реляционных баз данных на примере проектирования и создания базы данных «Курсы по повышению квалификации».
Целью данной курсовой работы является рассмотрение проектирования в теории и создания на практике базы данных в продукте корпорации «Microsoft - Access».
Для достижения поставленной цели, были сформулированы следующие задачи:
- разработать и проанализировать модель предметной области;
- построить объекты базы данных «Курсы по повышению квалификации»»: таблицы, формы, запросы и отчёты.
Анализ предметной области позволяет разбить информацию для хранения в базе данных на несколько сущностей.
По условию задания нам дано три таблицы:
Группы [Номер Группы, Специальность, Отделение, Количество Студентов];
Преподаватели [Код Преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон];
Нагрузка [Код Преподавателя, Номер Группы, Количество Часов, Тип Занятия, Оплата].