В условии не указано, какие из данных таблиц являются Основными, а какие вспомогательными - это мы решает сами.
Основной выбираем - Нагрузка [Код Преподавателя, Номер Группы, Количество Часов, Тип Занятия, Оплата];
Вспомогательными - Группы [Номер Группы, Специальность, Отделение, Количество Студентов];
Преподаватели [Код Преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон];
Мы добавим еще три вспомогательные таблицы - Специальность [Специальность];
Отделение [Отделение];
Тип занятия [Тип занятия];
Схематическое изображение инфологической модели без указания названий полей и вспомогательных таблиц представлено на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 - Схематическое изображение инфологической модели
Дальнейшая работа по созданию БД выполняется в MS Access и подробно описывается в следующем разделе.
2. Практическая часть
2.1 Создание таблиц
Теперь, когда схема существует, создадим таблицы, тем самым определив их структуру - опишем каждое поле записи. Начинать надо со вспомогательных таблиц - «Группы», «Преподаватели».
Для создания таблицы «Группы» в окно базы данных нажмем кнопку Создание, а затем выбираем кнопку Таблица.
Для создания первой таблицы выбираем режим Конструктор. Для этого, нажимаем на правую кнопку мышки, вызываем «Меню» в котором выбираем режим Конструктор (Рисунок 2.1).
Рисунок 2.1 - Переход в режим Конструктор
При переходе в режим Конструктор, программа предлагает сохранить таблицу и переименовать ее. Переименовать таблицу можно и после. Для этого нажатием правой кнопкой мышки выбираем в появившемся меню «Переименовать».
Перейдя в режим Конструктор, появляется диалоговое окно таблицы и состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип таблицы, Описание. В первом столбце «Имя поля» указываем наименование по заданию - Код Преподавателя, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон - так будут называться столбцы в нашей таблице. Затем укажем Тип данных для каждого поля. В поле Код преподавателя выбираем Тип данных счетчик, для того чтобы данные проставлялись автоматически и не приходилось их набирать вручную. (Рисунок 2.2). В Свойствах поля, в строке Новые значения выбираем последовательные, тогда у нас поле Код преподавателя будет заполнять не только автоматически, но и цифры будут проставляться последовательно.
Рисунок 2.2 - Таблица «Преподаватели» в режиме Конструктор
Заполнив все необходимые нам данные в режиме Конструктор, переходим в режим Таблицы. Столбцы заполняем в соответствии с нашим заданием. Вносим все данные кроме Код сотрудника, они заполняются автоматически (Рисунок 2.3).
Рисунок 2.3 - Таблица «Преподаватели» в режиме Таблицы
Далее, следуя заданию, создаем еще одну вспомогательную таблицу Группы [Номер Группы, Специальность, Отделение, Количество Студентов]. При создании таблицы Группы создаем еще две дополнительные таблицы Специальность и Отделение, для того, чтобы заполнение данных полей было не вводом с клавиатуры, а выбиралось из предложенного справочника (Рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 - Дополнительная вспомогательная таблица «Специальность»
Теперь нам необходимо в основную таблицу Группы связать с дополнительными - Специальность и Отделение, для того чтобы появился справочник. В поле Специальность в таблице группы выбираем Тип данных - Мастер подстановок, это последняя строчка в списке. У нас появляется окно Создание подстановки (Рисунок 2.5). Выбираем Объект «поле подстановки» получит значение из другой таблице или другого запроса, нажимаем Далее. Используем автоматическое создание постановки.
Рисунок 2.5 - Создание подстановки
После нажатия Готово, дополнительная таблица Специальность привяжется к основной таблице Группы и сделает заполнение поля Специальность выбором из справочника (Рисунок 2.6).
Рисунок 2.6 - Таблица Группы
То же самое мы повторим с полем Отделение.
Затем создаем по такой же схеме основную таблицу Нагрузка, с данными [Код Преподавателя, Номер Группы, Количество Часов, Тип Занятия, Оплата]. информация реляционный база microsoft access
Заполнение поля Тип занятии планируем сделать тоже из предложенного списка из предложенного списка, поэтому создаем дополнительную вспомогательную таблицу Тип занятия (Рисунок 2.7, Рисунок 2.8).
Рисунок 2.7 - Таблица «Нагрузка» в режиме Конструктор
Рисунок 2.8 - Таблица «Тип занятия» в режиме Конструктор
2.2 Создание схемы данных
Для создания схемы данных можно воспользоваться пунктом Работа с базами данных/Схема данных.
В появившемся диалоговом окне выбираем таблицы, включаемые в схему. После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей. После этого с помощью мыши соединяем нужные нам поля (мышью перетаскиваем одно поле на другое) с ключевыми полями других таблиц - на схеме появятся стрелки с указанием типа связи (Рисунок 2.9).
Рисунок 2.9 - Схема данных
2.3 Создание запросов
Запрос - это объект Microsoft Access, который производит отбор данных из базы данных (БД). Запрос определяет, из каких таблиц, какие поля и записи базы данных следует извлечь и как представить их на экране для просмотра.
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных.
Для создания запроса открываем вкладку «Конструктор запросов» окна базы данных.
В появившемся диалоговом окне выбираем таблицы, которые нам необходимы для создания запроса (Рисунок 2.10).
Рисунок 2.10 - Добавление таблиц
После этого появится схематическое изображение таблиц в виде прямоугольников, содержащих список полей и связей между ними.
Так же мы добавляем таблицы Преподаватели, Нагрузка и Тип занятия. В поле имя таблицы выбираем таблицу из которой будем брать информацию, а в поле Поле указываем какую конкретно информацию мы используем.
В данном запросе мы хотим получить вывод информации по специальности с указанием ФИО преподавателя, типа занятия и количество часов.
Данный запрос позволит отследить какой количество часов и каких занятии каждый преподавателя провел по какой специальности. Получится общий запрос (Рисунок 2.11).
Рисунок 2.11 - Запрос Специальность в режиме Таблицы
По такому же принципу создаем Запрос Занятие, Запрос для преподавателей и Запрос Сводная по специальностям. Если Запрос Специальность показывал информацию по всем специальностям, то остальные запросы у нас будут индивидуальны.
Для этого мы в поле Условие отбора пропишем [Введите наименование специальности]. Это условие позволит нам показывать данные по конкретной нам специальности, или в Запросе для Преподавателей - по интересующему нас преподавателю (Рисунок 2.12).
Рисунок 2.12 - Запрос Сводная по специальностям, Условие отбора
Итак, мы создаем 4 запроса (Рисунок 2.13).
Рисунок 2.13 - Запросы
2.4 Создание форм
Формы создаем в окне базы данных, для этого нажимаем на вкладку Создание и кнопку Мастер форм.
После этого откроется диалоговое окно, в котором мы выбираем необходимые нам таблицы (или запрос), а из них - поля, включаемые в форму. Так мы создаем Форму Группы. Форму Группы мы создаем по Таблице Группы. Данная форма нам нужна для того чтобы вводить информацию о новой группе (Рисунок 2.14).
Рисунок 2.14 - Форма Группы
Таким же образом создаем Форму Преподаватели и Форму Нагрузка. Формы Нагрузка и Преподаватели мы так же создаем по Таблицам Нагрузка и Преподаватели.
При открытии Формы Преподаватели, Группы или Нагрузка открываются последние введенные данные. Для того, чтобы ввести новые, нажимает кнопку создать (Рисунок 2.15).
Рисунок 2.15 - Форма Преподаватели
2.5 Создание отчётов
Отчеты создаются с помощью мастера отчетов. Для этого в окно базы данных нажмем кнопку Создание и выбираем Мастер отчетов.
Отчеты создаем по запросам, созданным ранее. Итак, у нас есть Запрос Для преподавателей, Запрос Занятие, Сводная по специальностям, Запрос Специальность. Создадим Отчет по запросу Сводная по специальностям. Используется также автоматическое создание отчётов (Рисунок 2.16).
Рисунок 2.16 - Создание Отчета по Запросу Сводная по специальностям
В следующих шагах выбираем необходимые нам данные и нажимаем Далее. Когда доходим до Выбора вида макета для отчетов, нам необходимо определиться как будет выглядеть наш отчет. В нашем случае данный отчет создавался три раза, чтобы определиться, как в итоге будет выглядеть наш отчет. Выбирался более удобный для восприятия вид. Остальные отчеты были удалены.
Затем нажимаем Готово и просматриваем свой отчет. Для просмотра отчета Сводная по специальностям, нам нужно ввести наименование специальности, и тогда отчет сформируется (Рисунок 2.17).
Рисунок 2.17 - Отчет Сводная по специальностям: Специальность психология
Так же мы создадим еще 4 отчета: Занятие, Преподаватели, Сводная, Специальность. Отчет Занятие позволяет нам просмотреть информацию по Типу занятия, при чем только по одному.
Отчет Специальность позволяет посмотреть какой преподаватель у каждой специальности сколько и каких занятии провел.
Отчет Сводная показывает нам всю информацию из наших таблиц.
Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям.
И в завершении нашей работы, создадим форму под названием «Меню» для удобного пользования нашей программой.
Заключение
С помощью этой работы Мы познакомились с Access и теми её уникальными возможностями, благодаря которым она является самой лёгкой в использовании среди всех других систем управления базами данных.
Из этой работы Мы узнали: как с помощью мастера баз данных и стандартных шаблонов Access создать собственную базу данных, что такое стандартные объекты Access, такие как таблицы, формы, отчёты и модули; как с помощью панели инструментов и меню выполнять различные задачи; как выбрать оптимальный тип данных; как добавлять в таблицы новые записи, вводить и редактировать данные.
Список использованных источников
1. Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. Практическая информатика. - Иркутск: изд-во ИрГТУ. - 2012. - 200 с.
2. СТО 005-2015 Система менеджмента качества. Учебно-методическая деятельность. Оформление курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ технических специальностей, Иркутск: изд-во ИрГТУ. 2015. - 39с.
3. Голышева, А. В. Access 2007 без воды. Все, что нужно для уверенной работы / А.В. Голышева, И.А. Клеандрова, Р.Г. Прокди. - М.: Наука и техника, 2017. - 192 c.
4. Тимошок, Т.В. Microsoft Office Access 2007: самоучитель / Т.В. Тимошок. - М.: Вильямс, 2013. - 464 c.
5. Смирнова, О. В. Access 2007 на практике / О.В. Смирнова. - М.: Феникс, 2017. - 160 c.