5. Нажать на кнопку Создать. Появится связь 1:1.
Следует заметить, что Access определил тип связи как "один-ко-многим" автоматически.
Также можно установить флажки "каскадное удаление связей" и "каскадное обновление связей". В таком случае Access скорректирует или удалит автоматически записи в подчиненных таблицах, если записи в базовой таблице будут изменены.
Вследствие нажатия на кнопку "Создать", образы таблиц будут соединены связями как изображено на рисунке. Ключевые связи в базовых таблицах выделены жирным шрифтом.
Чтобы установить связи по составному ключу в окне "Изменение связей" в полях "Таблица/Запрос" и "Связанная таблица/запрос" необходимо вручную выбрать из списков пары связываемых полей.
Когда перетащить поле, которое не является ключевым и не обладающее уникальным индексом, на другое поле, также не считающееся ключевым и не обладающее уникальным индексом, формируется неопределенное отношение. В запросах, которые содержат таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию отображает линию объединения между таблицами, однако при этом условия целостности данных не накладываются и не обеспечивается гарантия уникальности записей в каждой из таблиц.
Сформировавшиеся межтабличные данные будут отображаться в окне Схема данных как линии, которые соединяют 2 поля разных таблиц. Одну из таблиц принято считать главной, а другую - связанной. Главной считается таблица, участвующая в связи своим ключевым полем.
Связь между таблицами предоставляет возможность:
· Исключения возможности изменения или удаления данных в ключевом поле главной таблицы, в случаях, когда с таким полем связаны поля других таблиц;
Установить флаг Обеспечение целостности данных.
· В процессе удаления данных в ключевом поле главной таблицы удалить автоматически соответствующие данные в полях связанных таблиц.
Дополнительно установить флаги Каскадное удаление связанных записей и Каскадное обновление связанных полей.
Работа с запросами
Запросом считается отбор записей во всевозможных формах, согласно выбранным условиям.
Запросы предназначаются для извлечения данных из таблиц и их предоставления в удобном для пользователя виде.
Виды запросов
· Запрос с параметром (критерий задаётся самим пользователем);
· На выборку;
· Запросы на изменение (предоставляют возможность автоматизации заполнения полей таблиц);
· Итоговые запросы (осуществляют вычисления по заданному полю и предоставляют результат);
· Специфические запросы - запросы к серверу БД, которые написаны на языке запросов SQL;
· Перекрёстные запросы (предоставляют возможность создания результирующих таблиц на основе результатов расчётов, которые получены в процессе анализа группы таблиц).
С целью подготовки используется закладка Создание и выбирается метод формирования запроса (рис. 2.4).
Рисунок 2.4 - Окно создания запросов
Запросы и фильтры
Запрос на выборку включает условия отбора данных и возвращает выборку, которая соответствует указанным условиям, не изменения возвращаемые данные. В Microsoft Access также существует и понятие фильтра, являющегося набором условий, которые предоставляют возможность отбора подмножества записей или их сортировки. Запросы на выборку и фильтра похожи тем, что и в обоих осуществляется извлечение подмножества записей из базовой таблицы либо запроса. Впрочем, между ними имеются различия, которые необходимо уяснять для правильного выбора, когда применять фильтр, а когда - запрос.
Ключевые отличия запросов и фильтров:
· Фильтрами не позволяется в одной строке отображение данных из нескольких таблиц, другими словами объединение таблиц.
· Фильтры не предоставляют возможности указания полей, которые должны быть отображены в результирующем наборе записей, ими неизменно отображаются все поля базовой таблицы.
· Фильтры нельзя сохранить в качестве отдельного объекта в окне БД (сохраняются они исключительно в формате запроса).
· Фильтрами не обеспечивается возможность вычисления сумм, средних значений, подсчета количества записей и нахождения других итоговых значений.
Запросы могут быть использованы исключительно с закрытой таблицей либо запросом. Как правило, фильтры используются в процессе работы в режиме Таблицы или в режиме Формы в целях просмотра либо изменения подмножества записей. Запрос может использоваться:
· В целях просмотра подмножества записей таблицы, предварительно не открывая эту таблицу или форму;
· для объединения в виде одной таблицы на мониторе данных из нескольких таблиц;
· чтобы просматривать отдельные поля таблицы;
· чтобы производить вычисления над значениями полей.
Работа с формами
Формы предоставляют возможность:
· Ввода данных в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;
· Вывода результатов работы запросов в виде эстетично оформленных форм.
Имеется 2 вида создания структуры форм:
· На базе запроса;
· На базе таблицы;
· Может применяться и комбинированный (творческий) подход.
Работа с отчётами
Отчёты предназначаются для форматированного вывода данных на печатающее устройство.
Различают средства по ручному, автоматическому и автоматизированному проектированию.
Отличие структуры готового отчёта от структуры формы заключается только в увеличенном количестве разделов. Помимо разделов заголовка, данных и примечания, отчёт может включать разделы нижнего и верхнего колонтитулов. Если отчёт объемом больше одной страницы, то такие разделы будут необходимыми для печати служебной информации, к примеру, номеров страниц.
Мастер отчётов работает в 6 этапов.
1. выбор таблицы либо запросов, на которых базируется отчёт; выбор полей, которые будут отражены в отчёте;
2. выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);
3. выбор полей и способов сортировки;
4. выбор структуры отчёта печатного макета (ступенчатый, блочный, выровненный по левому краю и пр.)
5. выбор стиля оформления (из предлагаемого списка);
6. на завершающем этапе осуществляется сохранение отчёта под указанным именем.
Подробная работу с СУБД Microsoft Access может быть изучена по специальной литературе, а практический опыт приобрести в процессе выполнения лабораторных работ по созданию БД.
Детский лагерь -- это организация детского отдыха и оздоровления, куда направляются дети во время каникул или другой период, который предусмотрен режимом работы организации.
В настоящее время детям предлагаются лагеря с музыкальным и художественным, теннисным и футбольным наклоном, с верховой ездой либо с обучением иностранных языков или программированием, с глубоким изучением математики либо со специальной программой по снижению веса, лагеря для подростков по воспитанию лидерских качеств.
Лагеря для детей рассчитаны на разную возрастную категорию: от дошкольников до восемнадцати-девятнадцати-летних парней и девушек. Главная цель детских лагерей -- это развитие образования и культуры. В условиях абсолютной защиты и благоприятного окружения, дети могут чувствовать себя более взрослыми и самостоятельными, нежели дома.
Для автоматизации работы летнего лагеря в рамках данной работы будет проведено создание базы данных с помощью средств MS Access, которая будет содержать в себе следующие сведения:
- группы летнего лагеря;
- виды занятий;
- занятость обучающегося;
- сотрудники;
- занятия в кружках;
- должности сотрудников;
- кружки группы.
Внедрение автоматизации процессов для решения разнообразных задач в летний лагерь позволит уменьшить административные накладные расходы, увеличить производительность труда, добиться повышения эффективности управления, рационально вести дела.
На основании вышесказанного, с помощью средств СУБД MS Access будут созданы следующие объекты: таблицы (группа, направленность, обучающиеся, работа сотрудника, вид деятельности, сотрудники, занятия в кружках), запросы (должности сотрудников, занятия кружков, кружки группы), формы (виды занятий, группа, занятость обучающегося, занятость подчиненная форма, главная кнопочная форма, обучающиеся подчиненная форма и сотрудники), отчет (занятие на кружках) и макросы (должности сотрудников и кружки группы).
2.2 Защита базы данных
Для защиты базы данных Access можно указать пользователей, которым позволен, либо запрещен доступ к объектам информационной базы. Помимо этого, можно сформировать пользовательские группы и назначить разрешение на групповом уровне, чтобы сделать наиболее удобным защитное построение для большого количества пользователей. Пользователя необходимо только добавить в группу, и у него будут права доступа, присвоенные этой группе.
Access хранит данные о защите в 2-х местах. При установке, программа формирует стандартный файл действующей группы “System.mdw”, использующийся по умолчанию во время запуска Access. В данном файле содержится вся информация о пользователях и группах. Во время создания информационной базы Access сохраняет данные о правах, которые предоставлялись определенным пользователям и группам, в файле информационной базы.
У каждой рабочей группы есть свой уникальный внутренний идентификатор, генерирующийся в Access при установлении файла действующих групп. Информационная база, которая создана пользователем действующей группы, будет принадлежать и этому пользователю, и рабочей группе. Любой пользователь группы тоже имеет собственный уникальный идентификатор, но возможно дублировать 1-н и тот же пользовательский код единовременно в нескольких группах. Во время назначения разрешения доступа к объекту своей информационной базы, Access сохраняет в ней групповой идентификатор вместе с данными о доступе. Так, при копировании вашей информационной базы в иную папку, либо на другой компьютер, права, которые предоставлялись вами будут перемещены вместе с ней [3].
1. Пользователи, группы и разрешения
Система защиты компьютера в общем имеет всего 2 состояния, она может быть незакрытой либо закрытой. В незакрытой системе доступ имеется у всех пользователей. В закрытой системе есть доступ лишь у тех, кому он назначен. Сначала кажется, что система безопасности является открытой, т. к. пользователь может формировать, открывать и передавать информационную базу иным пользователям, которые в свой черед могут её изменить на свое усмотрение. Но в действительности, система безопасности закрыта и кажется открытой лишь из-за того, что в типичной группе всегда есть определенные встроенные пользовательские и групповые коды, являющиеся едиными для всех Access [1].
2. Встроенные пользователи и группы
При установке Access всегда формируется типичная рабочая группа, в которой содержится встроенный пользовательский код. Данный код носит название Admin, и для него не установлен пароль. Access автоматически грузит вас с данным кодом и дает все пользовательские права. При создании информационной базы ваш текущий пользовательский код стает владельцем объекта и приобретает по умолчанию все права к нему. Т. к. как все пользователи практически не включают защиту и загружаются по умолчанию как Admin, они считаются владельцем базы данных и могут её менять.
Первая встроенная группа в Access - это группа Users. Все пользователи стают её членами и не могут удаляться из неё. Группе Users автоматически даются абсолютные права доступа к каждому объекту информационной базы. Это значит, что даже если пользователь вошел под кодом, не являющимся кодом админа, он в любом случае получает абсолютные права к вашим информационным базам, т. к. он член группы Users.
Вторая встроенная группа - это группа Admins. По умолчанию в данную группу включен лишь пользователь Admin. Однако, сам админ, может добавлять другого пользователя в группу, и удалять его из неё. Если же админ добавил какого-нибудь пользователя в группу Admins, тогда этому пользователю предоставляются все права, имеющиеся у админа. По умолчанию данная группа обязана содержать хотя бы 1-го пользователя.
У группы Admins есть два преимущества. Первое, все члены, состоящие в группе могут менять пользовательские и групповые учетные записи, а также устанавливать и изменять пароли. Второе, члены группы Admins обладают полным доступом ко всем информационным базам, которые созданы с помощью этого файла группы. Изначально члены группы могут не обладать никакими правами на доступ, но они имеют возможность самостоятельно назначить необходимые права.
3. Разрешения на доступ к объектам
В Access имеется несколько видов прав на доступ. У владельца может и не быть никаких прав, но поскольку он владелец, то имеет право давать любые разрешения всем пользователям либо группе, включая и себя.
Непосредственно разрешений не много, вот ряд из них:
- Открытие/запуск. Позволяет открывать информационную базу, формы либо отчет и производить запуск макросов;
- Монопольный доступ. Позволяет открывать информационную базу для монопольного доступа. Без такого разрешения пользователь не сможет открыть информационную базу и отключить иных пользователей;
- Чтение макета. Позволяет просмотреть объекты в режиме конструктора;