Исполнительные (или оправдательные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и являются первым этапом учетной информации (товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, акты, товарные отчеты и др.).
Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для последующего отражения в учете хозяйственных операций. Так, ежемесячно бухгалтер составляет расчет амортизации (износа) основных средств, расчет амортизации нематериальных активов и др.
Комбинированные документы содержат признаки двух или даже трех типов документов. Например, в наряде указывается задание на работу и фактическое.
По характеру документируемых операций различают документы:
1) денежные (приходные и расходные кассовые ордера и др.);
2) материальные (накладные, товарные отчеты и др.);
3) расчетные (платежные инструкции-поручения и др.).
По объему отраженных хозяйственных операций документы делятся на первичные (единичные) и сводные.
Первичные (единичные) документы отражают одну хозяйственную операцию (товарно-транспортная накладная, приходный кассовый ордер и др.).
Сводные, документы составляются на основе нескольких первичных документов для их объединения (в кассовом отчете записывается каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер, итог по приходу и расходу наличных денег и определяется остаток денег в кассе на конец рабочего дня).
По способу использования документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию (приходный кассовый ордер и др.).
Накопительные документы используются для регистрации однородных хозяйственных операций, совершаемых с определенной периодичностью (ежедневно, через день). Например, в лимитно-заборной карте на получение материалов для производства за каждую дату отмечается количество отпущенных материальных ценностей.
По месту составления
документы делятся на внутренние, которые составляются в данной организации (приходные и расходные кассовые ордера и др.), и внешние, поступившие от других организаций (накладные, счета-фактуры поставщиков, выписки банка с расчетного счета и др.)
По количеству отраженных объектов (позиций) документы делятся на однопозиционные и многопозиционные. Однопозиционные (однострочные) предназначены для учета одного вида средств (расходный кассовый ордер и др.). Многопозиционные (многострочные) служат для учета многих позиций (расчетно-платежная ведомость на заработную уплату и др.).
По виду носителей информации документы делятся на бумажные и безбумажные, находящиеся в памяти ЭВМ, на электронных накопителях информации. Организация обязана обеспечивать защиту своей информации и изготавливать копии таких документов на бумажных носителях.
К содержанию и форме первичных документов предъявляются следующие основные требования:
1) документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции иди непосредственно после ее окончания;
2) должна соблюдаться форма документов, принятая и утвержденная к оформлению на данном предприятии;
3) в документе должны быть заполнены все реквизиты;
4) должны быть установлены сроки сдачи документов в бухгалтерию.
Формы первичных учетных документов, применяемые организацией, должны быть утверждены Приказом руководителя предприятия. Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций.
Поскольку первичные документы и бухгалтерские регистры в обязательном порядке подписывают ответственные за совершение хозяйственной операции или оформление документа (регистра) работники компании, необходимо локальным актом закрепить полномочия и ответственность этих лиц подписывать документы. Исполнение этих функций можно возложить на сотрудника приказом или должностной инструкцией. Есть документы, которые в обязательном порядке подписывают руководитель, главный бухгалтер. В случае их отсутствия необходимо предусмотреть возможность подписания документов лицами, уполномоченными выполнять данные функции либо через оформление соответствующего приказа, либо по доверенности.
Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.
Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.
Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации. Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.
Схемы (графики) документооборота по форме могут быть различными (таблица 1). Каждое предприятие самостоятельно выбирает тот порядок документооборота, который максимально позволяет контролировать движение ценностей, своевременное выполнение обязательств и т.д.
Наимено-вание доку-мента
|
Создание документа
|
Проверка документа
|
Обработка документа
|
Передача в архив
|
Таблица 1
Пример графика документооборота ООО «Лисма»
|
Количество
экемпляров
|
Ответст-вен-ный за
выписку
|
Ответст-
венный
за
оформление
|
Ответствен-
ный
за исполнение
|
Срок исполнения
|
Ответствен
ный
за провер-ку
|
Кто
предостав-ляет
|
Поря-док
предостав-
ления
|
Срок
пре-достав-
ления
|
Кто исполняет
|
Срок исполнения
|
Кто исполняет
|
Срок передачи
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
|
Требо-вание-накладная
|
2
|
Цех
|
Отдел снабжения
|
Склад
|
Ежедневно до 16-00
часов
|
Бухгалтерия
|
1-ый экзм. – цех,
2-ой экзм. - склад
|
Цех –
с отчетом
Склад – с реестром
|
Ежедневно до 18-00 часов
|
Бухгалтерия
|
Ежед-невно
|
Бухгалтерия
|
По окончании квартала
|
|