ВВЕДЕНИЕ
Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.
Документ является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
В настоящее время регламентация документирования ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.
В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
Актуальность темы заключается в том, что с документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления. В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документоведения, знаний его нормативно-методической базы, невозможно правильно составить документы. Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по документоведению и архивному делу.
Объектом курсовой работы является законодательная и нормативно-методическая база регламентации делопроизводства.
Предмет курсовой работы - законодательные и нормативные акты о документировании деятельности негосударственных коммерческих структур.
Цель работы - выявить и рассмотреть современные проблемы нормативной регламентации документирования коммерческих структур.
Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:
рассмотреть законодательное регулирование документирования деятельности коммерческих организаций;
проанализировать нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Работа проводилась на основе законодательных и нормативно-методических документов, опубликованных и неопубликованных источников, справочной, исследовательской, научной литературы, периодических изданий и специальной литературы.
При написании курсовой работы были использован широкий круг источников в области документирования: Конституция РФ, Гражданский Кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, федеральные законы, инструкции и правила в области документирования. Кроме того, была изучена специальная литература по теме исследования, в которой освещены вопросы законодательного и нормативно-методического регулирования документирования коммерческих структур.
Книги Т.В. Кузнецовой, а также книга ПшенкоА.В.1 рассматривает нормативно-методическую базу делопроизводства, основные понятия и термины, правила документирования и организации работы с документами.
В учебном пособии, под общей редакцией Т.В. Кузнецовой2 отражено составление, оформление документов и организация работы с ними в соответствии с законодательными и нормативно-методическими актами. Разбору основных нормативных документов посвящен один из разделов пособия. Большое место уделено оформлению каждого реквизита документа и общим требованиям к тексту, особенностям языка и стилю служебного документа, порядку их редактирования. В приложении даны законы, постановления правительства, касающиеся вопросов организации делопроизводства, формы документов.
Издание Стенюкова М.В.3 является практическим пособием по организации современного делопроизводства. В нем собраны основные правила и нормы по составлению документов в соответствии со стандартами и инструкциями Российской Федерации по делопроизводству. Практические рекомендации, содержащиеся в книге, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.
В книге Байковой И.Ю.4 содержатся необходимые сведения для правильной организации работы службы документационного обеспечения: какими нормативными документами следует руководствоваться.
В процессе подготовки курсовой работы были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика», «Современные технологии делопроизводства и документооборота».
Вопросы по организационно-правовым документам и их значение в управленческой деятельности раскрываются в статьях В.С. Иритиковой, М.П. Илюшенко, В.Ф.Янковой.1
Цель и задачи исследования, сформулированные выше, предопределили структуру курсовой работы. Таким образом, работа состоит из введения, двух глав и заключения.
Практическое значение курсовой работы состоит в том, что она содержит материалы, позволяющие вести документирование в коммерческих структурах в соответствии с действующим законодательством.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ
Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
Первый, основополагающий закон - это Конституция Российской Федерации. Конституция Российской Федерации - важнейший правовой акт России, регулирующий основополагающие сферы жизни и деятельности современной России: определяет сущность Российского государства, политика которого направлена на создание условий, обеспечивающих достойную жизнь и свободное развитие человека.
С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.1
ГК РФ, а именно статьей 51 установлено, что юридическое лицо подлежит государственной регистрации в порядке, определяемом законом о регистрации юридических лиц. Данные такой регистрации включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления. Юридическое лицо считается созданным с момента его государственной регистрации. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст.№ 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.
Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.
Договорные отношения регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации. В части первой ГК РФ в разделе 3 подразделе 2 содержатся общие положения о договоре. Во второй части ГК РФ содержатся отдельные виды обязательств. В частности основным договором в области торговли будет являться договор купли-продажи. Исполнение, заключение этого договора по существу и составляют торговлю. Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Основным законодательным актом, регулирующим документирование трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс РФ. 1
Трудовой кодекс Российской Федерации является главным документом, регулирующим весь сложный спектр трудовых отношений между работодателем и работником. Это своего рода трудовая Конституция России, поэтому без ее знания не может нормально работать не только руководитель любого уровня, бухгалтер, но и простой рабочий. Основными вопросами, на которые дает ответ Трудовой кодекс, являются: правильное заключение и оформление трудового договора, особенности назначения испытательного срока для работника, правильное внесение изменений в трудовой договор.
Главы 10 и 11 Трудового кодекса содержат основные требования к содержанию трудового договора, а также нормы и требования, предъявляемые к его заключению с работником. Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остаётся трудовая книжка. Ей посвящена статья 66. Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника". Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.
Административная ответственность за правонарушения, связанные с нарушением трудового законодательства, предусмотрена в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях.1 Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие, которой прямо предписано ТК РФ относится к случаям нарушения законодательства о труде. Административная ответственность за нарушение трудового законодательства установлена статьями 5.7, 5.27 - 5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность предусмотрена статьями 5.27 и 13.20 КоАП РФ за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
После кодексов по степени важности следуют федеральные законы. Из них наиболее важными были те законы, которые проговаривают специфику содержания некоторых документов, в частности, степень открытости и закрытости информации, содержащейся в различных документах. Это Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»2, регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. Закон урегулировал отношения при создании и использовании информационных технологий. Кроме того он ввел важнейшую правовую норму в области документационного обеспечения - обязательность документирования. Наибольшего внимания заслуживает статья 11 Закона "Документирование информации", фактически вводящая единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Процитируем основное определение: документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Статья 11 "Документирование информации" содержит следующие важные положения:
Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Федеральный Закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»1, отменяет закон от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с 01 июля 2012 г. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года № 63-Ф3 был принят 25 марта 2011 года и 30 марта того же года, одобрен. Этот закон регулирует отношения в области использования ЭЦП. В новом законе в противовес ЭЦП выделяют три вида электронных подписей: простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную. Целью данного закона является обеспечить правовые условия использования цифровой подписи в электронном документе, при соблюдении которых электронно-цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе. Этот закон распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и других, предусмотренных законодательством случаях.