Таким образом, при работе с трудовыми книжками необходимо хорошо знать два нормативных документа. Без знания указанных документов невозможна работа с трудовыми книжками.
Работникам службы ДОУ достаточно часто приходится вести переписку, как с организациями, так и частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утверждённые постановлением правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того в них даны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения, от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении.1
К нормативно-методической базе относятся так же государственные стандарты. Они разрабатываются на продукты, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически организованную систему квалификации и кодирования государственных стандартов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Оформление документов - одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации. Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов действовали только в советские времена или распространяются только на госструктуры, а мы - частная компания и применять их не обязаны.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30.-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов.1 Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России. Данный документ носит рекомендательный характер, но все уважающие себя организации стараются следовать требованиям этого документа. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.2 Основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.
Но так же, следует отметить, что сегодня, в период интенсивно развивающихся технологий в области делопроизводства, как никогда назрела необходимость актуализации нормативных актов. Например, сегодня, когда многие используют не только электронные документы, а так называемые документы в электронном виде, получаемые путем сканирования бумажных экземпляров, можно подумать над увеличением размеров нижнего поля. Иногда желание исполнителя уменьшить размер полей с целью вместить как можно больше текста приводит к тому, что при автоматическом сканировании часть теста не попадает в образ. Кроме того, создаются дополнительные проблемы с размещением регистрационного номера или штрихкода.
В настоящее время в нашей стране наблюдается значительный рост культуры работы с документами. Ушли в прошлое времена, когда этой стороне деятельности организаций не уделялось должного внимания. Повсеместно происходит внедрение систем электронного документооборота, расширяется область применения электронных документов, на должности работников служб документационного обеспечения управления все чаще принимаются квалифицированные специалисты, получившие соответствующее образование. В сложившейся ситуации все более остро ощущается нехватка нормативных документов в сфере делопроизводства и документооборота. Обновление ГОСТ Р 6.30-2003 хотя бы частично решит данную проблему. А накопленный за почти уже 10 лет опыт применения стандарта специалистами позволит создать документ, полностью соответствующий сегодняшним потребностям в данной области. В целом хотелось бы отметить, что задача обновления стандарта, связанного с оформлением документов, очень актуальна и своевременна и, думается, вызовет широкий отклик у специалистов, работающих в данной области.
Единые для всех организаций правила рациональной организации делопроизводства, в т.ч. создания информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов, составления номенклатур дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к передаче на государственное хранение содержит «Государственная система документационного обеспечения управления»1 (ГСДОУ). Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.
Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ). Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспекта.
В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.
Все названные акты характеризуются высоким качеством проработки, учетом современных тенденций делопроизводства. В частности, касаются некоторых вопросов использования электронных технологий в делопроизводстве при документировании, передаче документированной информации.
Вместе с тем, как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.
Другой недостаток нормативной базы документационного обеспечения управления, ориентация лишь на организационно-распорядительные документы или, говоря точнее, те документы, которыми традиционно занимается служба делопроизводства, т.е. преимущественно распорядительных документов, переписка, различного рода справки, записки, протоколы, акты, сводки, заявления и т.п. Документы типа бухгалтерских, статистических, банковских, налоговых и др. юридически не попадают под обязательное действие перечисленных нормативных правовых актов, хотя, по сути, все документы должны оформляться по единым принципиальным правилам, в частности, правилам подписания, датирования, регистрации, использования бланков.
Имеется еще одна существенная проблема, правовое решение которой является неотложной задачей в связи с развитием электронных технологий в управлении. Эта проблема соотношения бумажного и электронного документа как в процессе его непосредственного функционирования на протяжении жизненного цикла, так и в процессе его хранения в архиве организации и государственном архиве.
Основной нормативный правовой акт, на принятие которого все надеются, разрабатываемый и существующий в виде проекта, - Федеральный закон «О документационном обеспечении управления». Закон (в силу своего высокого правового уровня) будет обязателен для исполнения всеми организациями, юридическими и физическими лицами и обеспечит необходимое единство документальной системы страны, особенно учитывая разработку программы «Электронная Россия», которая неразрывно связана с информационным единством в рамках государства.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Успех любого начинания зависит от многих факторов, в том числе от умения юридически грамотно оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
Нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, различных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться, применять в своей профессиональной деятельности. Знания в области документирования необходимы для правильного составления изготовления и оформления документов, их передачу и обработку, хранение и уничтожение. Так же знание и умение позволяют упростить работу с документами, что позволяет сэкономить время.
Резюмируя представленный обзор основных нормативно-методических документов по делопроизводству и работе с документами в РФ, необходимо отметить, что технология в работе с документацией в нашей стране является хорошо продуманной системой, организованной на рациональных и обоснованных принципах. Квалифицированный секретарь или документовед, владеющий этой технологией и имеющий соответствующие знания о нормативных требованиях, окажется более полезен своей организации, нежели тот, который каждый раз «изобретает колесо» на свой страх и риск. Кроме того, получив информацию о существующих нормах работы с документами, секретарь или делопроизводитель станет эффективно работающим звеном системы документационного обеспечения управления своей организации.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
I.Источники
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ)// Собрание законодательства РФ. №4, 26.01.2009.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 29.12.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 07.01.2011). М.: Кронус, 2011.
Гражданский кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994) (ред. от 06.04.2011).М.: Кронус, 2011.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 31.01.2012)//Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011 №359-ФЗ) "О персональных данных" (принят ГД ФС РФ 08.07.2006). М.: Российская Газета, 2006. №4131.
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 28.12.2010 №409-ФЗ) "Об обществах с ограниченной ответственностью" (принят ГД ФС РФ 14.01.1998) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2011). М.: Ось-89, 2011.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011, с изм. от 21.07.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"//Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации"//Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 01.07.2011) "Об электронной подписи". М.: Российская Газета, 2011. №5451.
Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации"//Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 28.11.2011) "О бухгалтерском учете" Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. //Правовой сервер Консультант плюс [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: #"justify">Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление от 16.06.2009 №477, с изменениями от 07.09.2011 №751). М.: Российская Газета, 2011.№5583.
Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. от 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 №76). М.: Российская Газета, 2011.№5583.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов// ВНИИДАТ. М.,2003.
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.
ОК-011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). М.: Госстандарт России. 1995.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД.1991.
II.Литература
Айман Т.О. Делопроизводство: Образцы документов - 3-е изд.М.: РИОР, 2012.
Андреева В. И. Делопроизводство: Организация и ведение. М.: КноРус, 2010.
Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) М.: Феникс, 2012.
Басаков М.И. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.3.0-2003. М., 2008.
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник. 3-е изд., перераб. и доп. / под общ.ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М.: ИНФРА-М, 2012.
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). Учебное пособие. Под общ.ред. проф. Т.В.Кузнецовой. М.: ИНФРА-М, 2012.
Замыцкова О.И., Басаков <#"justify">III.Статьи
Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций//Делопроизводство и документооборот на предприятии.2010. №5
Кузнецова Т.В. Изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе документационного обеспечения управления: 2009-2010 гг. // Делопроизводство. 2011.№ 1.С. 3 - 9.
Кузнецова, Т.В. Регламентация делопроизводства в нормативных правовых актах федеральных органов исполнительной власти (на примере Министерства обороны и Федерального казначейства). - 2008. - N 1. - С. 3 - 9.