Материал: 3478

1 / 12

Лекция #2 Разработка баз данных и таблиц MS Access.

(4 часа)

Вопросы:

1.Создание базы данных.

2.Таблицы базы данных.

3.Ключи и индексы.

4.Определение связей между таблицами базы данных.

5.Ограничения и поддержание целостности данных

Литература:

1.Экономическая информатика /под ред. П.В. Конюховского, Д.Н. Колесова. СПб.: Питер,

2000

2.Бекаревич Ю.Б. Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. СПб.: Изд. СПбГУ, 1999

3.Робинсон С. Microsoft Access 2000: учебный курс. СПб: Питер, 2000 г

4.Андерсен В. Базы данных Microsoft Access. М: Эком, 2001

5.Каратыгин С. Access 2000 на примерах. М: Лаборатория базовых знаний, 2000

6.Боровиков В.В. MS Acceess 2002 – Программирование и разработка БД. М. Салон-Р, 2002

Access – это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД), предназначенная для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Система Access – это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули можно создавать ориентированные на пользователя приложения.

1. Создание базы данных Аccess.

База данных в MS Access представляет собой совокупность средств для ввода, хранения, просмотра, выборки, и управления информацией. К этим средствам относятся таблицы, формы, отчеты,

запросы. Это один файл *.mdb, содержащий в себе различные объекты.

В MS Access поддерживаются два способа создания базы данных. Вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Кроме этого, имеется возможность создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Так как MS Access содержит большой выбор подготовленных для вас баз данных, второй способ во многих случаях может оказаться предпочтительным. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную вами базу данных.

Создание пустой базы данных. При запуске MS Access открывается окно диалога, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выберите Новая база данных и нажмите кнопку ОК. Если вы решили создать базу после закрытия этого окна диалога (например, при работе с уже существующей базой данных), выполните следующие действия:

1. Выберите команду Файл | Создать или нажмите кнопку Создать на панели инструментов. На экране откроется окно диалога «Создание», содержащее две вкладки:

1. «Общие» — позволяет создать новую пустую базу данных.

2 «Базы данных» — позволяет выбрать образец базы данных, содержащий большинство требуемых объектов, и создать базу данных с помощью мастера.

2. Для создания новой пустой базы данных перейдите на вкладку «Общие», выберите элемент «База данных» и нажмите кнопку ОК в нижней части окна диалога. На экране откроется окно диалога «Файл новой базы данных». 3. Выберите из раскрывающегося списка Папка папку, в которой предполагаете сохранить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите имя базы данных. 4. После ввода имени создаваемой базы данных нажмите кнопку Создать данного окна диалога. На экране

2 / 12

откроется окно базы данных. В данном окне вам предстоит создать все объекты, входящие в базу данных. Их перечень соответствует элементам раздела «Объекты» на левой панели. В этом окне

вы можете создавать таблицы, хранящие информацию, отчеты, формы, запросы, Web-страницы. Доступ к определенной категории объектов осуществляется выбором соответствующего элемента. В результате в окне базы будет отображаться список уже существующих объектов выбранной категории, а в верхней части окна — средства создания объектов этой категории.

Создание базы данных с помощью мастера Для создания новой базы данных с помощью мастера выполните следующие действия: 1. Выполните команду Файл | Создать. 2. В открывшемся окне диалога «Создание» выберите ярлык «Базы данных». На экране появится список баз данных, предлагаемых мастером. Выберите из списка наиболее подходящий вам образец базы данных и запустите на выполнение мастер создания базы данных, нажав кнопку ОК. В окне диалога «Файл новой базы данных» из раскрывающегося списка Папка выберите папку, в которую предполагаете поместить создаваемую базу данных, а в поле Имя файла введите ее имя. Затем нажмите кнопку Создать. В следующем окне диалога мастер сообщает, какую информацию будет содержать создаваемая им база данных. В нижней части этого окна диалога находятся следующие кнопки:

Отмена — прекращает работу мастера. Назад — позволяет вернуться к предыдущему шагу в работе мастера. Далее — позволяет перейти к следующему шагу в работе мастера. Готово — запускает мастер на создание базы данных с установленными параметрами.

6.Для продолжения работы нажмите кнопку Далее. 7. Открывшееся окно диалога содержит два списка. Первый из них — список таблиц базы данных, а второй — список полей выбранной таблицы.

Вэтом списке отмечены поля, которые будут включены в таблицу. Обычно отмечены почти все поля таблиц, за исключением полей, которые используются достаточно редко. Устанавливая или снимая флажки для полей, вы можете выбрать поля таблицы. После того как выбрали поля таблиц, нажмите кнопку Далее.

8.В следующем окне диалога выберите из предлагаемых образцов вид оформления экрана и нажмите кнопку Далее. 9. На следующем шаге работы мастера можно определить вид создаваемых для базы данных отчетов. После выбора подходящего вам вида нажмите кнопку Далее. 10. Открывшееся затем окно диалога мастера создания базы данных позволяет задать ее заголовок и рисунок (например, торговый знак фирмы), который будет появляться во всех отчетах. Если вы решили использовать рисунок, установите флажок Да. В этом случае становится доступна кнопка Рисунок, нажатие на которую открывает окно диалога «Выбор рисунка» для указания заранее созданного файла с рисунком. Нажмите кнопку Далее для выполнения дальнейших установок. Нажав кнопку Готово в последнем окне диалога (рис. 3.11), вы запускаете мастер на построение базы данных с установленными параметрами. Используя кнопку Назад, вы можете вернуться на любой из предыдущих шагов и изменить параметры базы данных.

2. Таблицы базы данных.

Таблицы — фундаментальные объекты реляционной базы данных, в которых хранится основная часть данных приложения. Отдельная таблица чаще всего хранит информацию по конкретной теме (например, служащие компании или адреса заказчиков). Информация в таблице организуется в строки (записи) и столбцы (поля).

Таблице базы данных присущи два компонента: структура таблицы и данные таблицы.

Структура таблицы (также называется определением таблицы) специфицируется при создании таблицы. Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в таблицу каких-либо данных. Она определяет, какие данные таблица будет хранить, а также правила, ассоциированные с вводом, изменением или удалением данных (бизнес-правила, или ограничения). Структура таблицы доступна через окно конструктора таблиц (см. рис. 6.1). Чтобы открыть это окно для существующей таблицы, нужно нажать кнопку Таблицы (Tables) в области объектов окна базы данных, выбрать таблицу и нажать кнопку Конструктор (Design). Структура таблицы включает следующую информацию:

Окно конструктора таблиц используется как для определения структуры таблицы при ее создании, так и для последующего изменения структуры таблицы. Эти операции обсуждаются ниже. Данные таблицы — информация, которая сохранена в таблице. Все данные таблицы хранятся в строках, каждая из которых содержит порции информации в столбцах или полях, определенных в структуре таблицы.

Создание таблицы

Так как таблицы — объекты, которые будут хранить большую часть данных приложения, подходить к проектированию таблиц необходимо со всей тщательностью. Правильная разработка таблиц включает много аспектов, которые достойны глубокого рассмотрения. Ниже приводятся некоторые базовые принципы разработки таблиц:

Создание новой пустой таблицы

ВMicrosoft Access существует несколько способов создания новой таблицы: • Мастер .таблиц позволяет выбрать поля для новой таблицы из стандартных таблиц, предоставляемых Access.

• Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

• Определение всех параметров структуры таблицы в режиме конструктора.

• Импорт в текущую базу данных структур таблиц и данных из внешнего источника.

• Создание в текущей базе данных таблиц, связанных с таблицами внешнего источника. Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность использо-

вать режим конструктора для дальнейшего изменения структуры таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода.

Создание таблицы в режиме конструктора

Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, нужно:

1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу <F11>.

2. Нажав кнопку Таблицы (Tables), нажать далее кнопку Создать (New).

3. В окне Новая таблица (New Table) выбрать элемент Конструктор (Design View).

Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля (Field Properties) в режиме конструктора таблицы.

ВMicrosoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля (Format), Маска ввода (InputMask) и Подпись (Caption) определяют вид данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки (Insert Rows) на панели инструментов. В столбец Имя столбца (Field Name) ввести имя поля; в столбце Тип данных (Data Type) выбрать требуемый типа данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый).

Встолбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости, можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

5. Назначить ключевые поля таблицы.

Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако, если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.

6. Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить (Save) Ш на панели инс' ментов, введя допустимое имя таблицы.

4 / 12

Выбор для поля таблицы типа данного

Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных (Data Type).

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее;

•Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить теш в поле, имеющем числовой тип данных и нецелесообразно хранить числовые данные в текстовом виде.

•Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

•Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE — нельзя.

•Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MEMO, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

•Будут ли поля использоваться в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MEMO, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.

•Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строковые значения (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений необходимо использовать числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно надлежащим образом отсортировать, если они введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки дат и времен следует использовать поле типа «Дата/время».

В следующей таблице сведены все типы данных Microsoft Access и их применение:

Свойство Размер поля

Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик.

Если свойство Тип данных (DataType) имеет значение "Текстовый", значением данного свойства должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. Если свойство Тип данных имеет значение "Счетчик", то допустимыми значениями свойства Размер поля будут "Длинное целое" или "Код репликации". Если поле имеет тип данных "Числовой", то допустимыми являются следующие значения свойства Размер поля: