Курсовая работа: Анализ внешней и внутренней среды организации (ЗАО «Газпромнефть- Северо-Запад»)

Наработки российского ученого А.А. Богданова предварили общую теорию систем, разработанную К.Л. фон Берталанфи. И, несмотря на то, что часть положений была обозначение другими терминами, с содержательной точки зрения очень напоминали теорию тектологии.

Подытоживая все вышесказанное, можно сделать вывод, что благодаря исследованиям российских и иностранных ученых в теории и практике менеджмента интенсивно стал использоваться системный подход, согласно которому любая организация является открытой системой, взаимодействующей с внешней средой.

1.2 Внутренние и внешние факторы функционирования

Сегодня среда каждой организации рассматривается с точки зрения ее структурного деления на две сферы: внутреннюю и внешнюю. Под средой организации понимается совокупность активных субъектов и сил, которые взаимодействуют с данной организацией в той или иной степени [22].

Внутренняя среда организации представляет собой совокупность переменных факторов внутри организации. Как правило, в самой организации принято выделять такие переменные:

1. Цели. Ими называют ожидаемые результат или конкретные конечные состояния, которые желает достичь группа лиц в своей совместной деятельности. В процессе сотрудничества административный ресурс формирует цели и сообщает их остальным работникам. Это очень значимый процесс, поскольку он ставит в известность персонал о конечной цели их деятельности, объединяет коллектив, добавляя всему рабочему процессу значимости. Конкретные цели предприятия определяются типом организаций: государственные, муниципальные, коммерческие и некоммерческие.
2. Под структурой организации понимается логическая взаимосвязь функциональных областей и управленческих уровней, которая ориентирована на формирование жестких взаимосвязей между структурными единицами предприятия, распределение зон ответственности между ними. Взаимосвязи выстраиваются в форме, максимально способствующей достижению целей организации. Существуют такие структуры управления: функциональная, линейная, дивизионная, матричная и др.
3. Задачей называется конкретная работа или же целая их серия, выполнение которой должно быть произведено оговорённым способом в заранее установленные сроки. Для того, чтобы вся организация смогла достичь поставленных целей, для каждой должности должны быть определены конкретные задачи. С течением времени производство усложняется, объемы выпуска растут, количество необходимых ресурсов также увеличивается, что приводит к усложнению стоящих перед организацией задач.
4. Технологией является порядок и принцип формирования конкретного процесса для того, чтобы задействованные в производственном процессе ресурсы использовались наилучшим образом. Преобразования в организации проводятся именно способом изменения технологии. К примеру, главным условием повышения конкурентоспособности в условиях современного рынка являются информационные технологии.
5. Персонал (люди) представляют собой основное звено в системе управления. В силу того, что организации – это системы, созданные людьми, то внутренние элементы выступают, главным образом, продуктом управленческих решений. В настоящее время принято выделять следующие аспекты человеческой переменной организации:

• характер поведения руководства;
• поведение персонала в группах;
• поведение отдельных лиц. [18, с.86].

Самым сложным элементом в процессе управления организацией считается понимание принципов управления именно человеческими ресурсами. На процесс управления персоналом оказывают воздействие множество факторов, в частности, управленческое лидерство, личные качества человека, потребности, влияние среды на личные качества индивида и т.д. [13, с.96].

Практика управления свидетельствует, что нельзя рассматривать внутренние факторы независимо друг от друга. Если одна переменная в значительной степени изменит свое значение, это неминуемо в той или иной мере повлияет на остальные переменные. Дело в том, что именно открытие теории систем дало возможность сформулировать концепцию организацию как системы, в состав которой входят взаимозависимые части. Зачастую внутренние факторы еще носят название социотехнических подсистем, поскольку в их состав входят люди как социальная составляющая и прочие внутренние переменные в качестве технического компонента [14, с.123].

Главной предпосылкой для принятия эффективных управленческих решений является проведение детального и скрупулёзного анализа внутренней среды организации. Для диагностики внутренней среды организации используются специфические методы, именуемые управленческим обследованием, которое на практике является методической оценкой функциональных участков организации. Данный вид обследования необходим, чтобы выявить стратегические преимущества и недостатки организации. В настоящее время используются следующие методы исследования внутренней среды: SWOT-анализ, анализ пяти сил Портера и т.д. [9, с.171].

Под внешней средой организации подразумевается совокупность хозяйствующих субъектов, государственных, национальных, всемирные институтов, экономических, природных и политических, а также прочих внешних условий и факторов, которые формируют внешнюю среду компании и способны оказывать влияние на различные отрасли его функционирования [13, с.52].

В соответствии с выводами американского экономиста Эдвара Элбинга в отношении всемирного экономического кризиса 2015 года: «Внешняя среда организации все в большей степени превращается в источник сложностей. Фактически, топ-менеджмент важнейших с общественной точки зрения организаций – коммерческих, государственных и образовательных – в связи с разразившимся мировым экономическим кризисом вынуждены учитывать изменения внешней среды, а также то, как она способна воздействовать на внутреннюю структуру организации [13, с. 267].

Внешние факторы классифицируются, в соответствии с мнениями разных ученых, тоже по-разному. В основе разных классификаций могут лежать разнообразные принципы и критерии.

Самой распространенной является следующая классификация внешней среды:

• микросреда – среда прямого воздействия на компанию, характеризующая ближайшее окружение, иногда носит название рабочей среды;
• макросреда – среда косвенного воздействия, еще именуемая общей [22].

Отметим условность данного деления внешней среды. На практике для каждой отдельной организации его следует конкретизировать.

Внешнюю среду организации, характеризующуюся прямым воздействием факторов (микросреду), составляют акционеры компании, поставщики ресурсов, конкуренты, государственные органы, потребители товаров (услуг) организации, персонал, торговые посредники, действующее законодательство, банки и страховые организации и прочие факторы, оказывающие самое непосредственное воздействие на деятельности организации и подвергающиеся прямому влиянию ее действий [14, с. 98].

Зачастую внешняя среда прямого воздействия носит название непосредственного делового окружения организации. Остановимся подробней на факторах микросреды, оказывающих непосредственное влияние на функционирование организации.

1. Действующее законодательство и органы государственной власти оказывают на организацию влияние в силу того, что каждой из них соответствует правовой статус. Деятельность организации регулируется большим количеством регламентов правового характера федерального уровня. Также на организации лежит обязанность выполнения требований всех исполнительных государственных органов.
2. Поставщики занимаются поставкой ресурсов, необходимых для осуществления производственной деятельности – трудовых ресурсов, сырья и материалов, энергии и капитала. Поставщики являются определяющим фактором, поскольку от них напрямую зависит конкурентное положение организации на рынке и ее жизнеспособность. Теория открытых систем организации и общая теория систем считают поставщиков механизмом преобразования входов в выходы. Так, основными входами в компанию считаются капитал, персонал, сырье, материалы, технология, оборудование, энергия, которые относятся к зоне ответственности поставщиков.
3. Потребители. Успешность пребывания организации в рыночной среде полностью зависит от того, насколько эффективен поиск потребителя производимой продукции и в какой мере производимый товар способен удовлетворить существующие потребности. Существование организации ограничивается временем, когда на продукцию существует потребитель, чьи потребности он удовлетворяет.
4. Конкуренты. Еще один из главных факторов внешнего воздействия. В случае, если компании не удается удовлетворять существующие нужды потребителей так эффективно, как это способны делать ее основные конкуренты, рыночная судьба такой организации предрешена. Зачастую именно от конкурентов зависит, что именно надо производить и какую цену следует установить.
5. Посредники. Коммерческие операции, осуществляемые организациями, контролируются множеством различных институтов, в частности, банками, рекламными агентствами, бюро по трудоустройству, биржами и страховыми компаниями.
6. Трудовые ресурсы. Обеспечение организации персоналом нужных специальностей, требуемых должностями и технологическим процессом, является условием для выполнения поставленных перед компанией целей и задач. В настоящее время развитие некоторых отраслей тормозится нехваткой специалистов. Современная организация должна осуществлять непрерывный поиск способных менеджеров [1, с.176].

Внешняя среда организации косвенного воздействия (макросреда) – это совокупность факторов политического, экономического природного, демографического, международного, социокультурного и научно-технического характера, которые не оказывают на организацию непосредственного влияния, тем не менее, влияют на многие происходящие в ней процессы [19, с.351].

Как правило, структура и функционирование среды косвенного воздействия намного сложнее, чем среда прямого воздействия. Именно в силу данного аргумента топ-менеджментом организации предпринимаются усилия по ограничению учета воздействия внешнего окружения, главным образом, за счет тех факторов, которые оказывают решающее значение на результаты деятельности компании на данном этапе [22].

Охарактеризуем факторы внешней среды косвенного воздействия.

1. Политические факторы для топ-менеджмента организаций представляют особый интерес. Специфика политической ситуации обуславливает целями и задачами правительства. В соответствии с проводимой политикой, у государства существуют рычаги для стимулирования или сдерживания предпринимательской активности и конкретных отраслях и регионах. Политические факторы влияют на деятельности организации через размеры и ставки налогов, налоговых льгот, пошлин, квотирование, установление государственного контроля за ценами. Еще одним важным элементом политического климата являются лоббисты и группы отдельных интересов. Для организаций, чьи рынки сбыта находятся за рубежом, определяющее значение имеет фактор политической стабильности.
2. Экономические факторы сказываются на цене ресурсов, доходов и покупательной способности конечных потребителей товаров, определяются уровень занятости в отрасли и стране, инвестиционный климат, уровень предпринимательской свободы, доступность денежных ресурсов и т.д. Со стороны руководства организацией должен присутствовать постоянный мониторинг изменений экономики страны с целью внесения необходимых корректировок в управленческие решения. В частности, если ожидается рост инфляции, топ-менеджмент компании может принять решение об увеличении запасов, ввести фиксированную форму оплаты труда с целью минимизации роста издержек. При прогнозировании кризисных явлений в экономике организация, как правило, минимизирует запасы готовой продукции на складе, отменяет планы по расширению производства и сокращает численность персонала.
3. Научно-технические факторы характеризуют степень научно-технического развития государства, которая оказывает непосредственное влияние на показатели деятельности организации, к примеру, в сфере автоматизации и информатизации. Следует отметить, что научно-технические технологии одновременно можно отнести как к внешним, так и внутренним факторам организации. Внедряемые технологии и инновации оказывают непосредственное влияние на показатели эффективности производства и скорость, с которой устаревает производимая продукция. Для обеспечения необходимого уровня конкурентоспособности организация должна находиться на переднем крае внедрения отраслевых инноваций.
4. Социально-культурные факторы оказывают влияние с помощью жизненных ценностей и традиций общества, поскольку функционирование организации осуществляется в конкретной культурной среде.
5. Демографические факторы определяются такими признаками, как показатель старения общества, коэффициент рождаемости, миграция населения, уровень образования и возрастной состав.
6. Природные факторы – это природные условия, в которых организация существует. К ним относятся простота доставки ресурсов и энергии, наличие фактора сезонности в производственной и сбытовой деятельности, существование транспортной доступности.
7. Экологические факторы, характеризующие состояние окружающей среды, наличие систем контроля за экологическими последствиями производственной деятельности предприятия, уровень экологических рисков [2, с.80].

Для того, чтобы определить наличие и соотношение стратегически важных элементов внешней среды, которые оказывают непосредственное влияние на способность организации достигать поставленных целей, осуществляется анализ, проводимый с помощью методик PEST-анализа, SLEPT-анализа, матрицы БКГ и т.д.

Таким образом, сегодня сформированы различные подходы к определению «организация». А именно, атрибутивный, институциональный и функциональный. В соответствии с существующими в настоящее время в науке «менеджмент» представлениями, среда организации является системой двух взаимосвязанных частей: внешней и внутренней среды. Элементы внутренней среды: используемая технология, персонал, структура, задачи и цели деятельности. Считается, что операции организации оказывают непосредственное влияние на внутреннюю среду и наоборот. К факторам, составляющим внутреннюю среду, относят следующие факторы прямого воздействия: покупатели, поставщики ресурсов, государство, посредники на рынке, банки и страховые компании, трудовые ресурсы общества в целом.

Глава 2. Комплексный анализ деятельности ЗАО «Газпромнефть- Северо-Запад» и рыночной среды

2.1. Краткая характеристика организации

ЗАО «Газпромнефть-Северо-Запад» является дочерним сбытовым предприятием ОАО «Газпром нефть», занимающимся розничными продажами нефтепродуктов через сеть АЗС «Газпромнефть».

В Северо-Западном регионе компания начала свою деятельность 10 апреля 1995 г. В 2008 году компания преобразована в ЗАО «Газпромнефть-Северо-Запад».

Автозаправочные станции «Газпромнефть» завоевали доверие автомобилистов благодаря гарантированному качеству топлива, высоким стандартам обслуживания клиентов и широкому спектру сопутствующих товаров и услуг.

В настоящее время предприятие представлено автозаправочными станциями в регионах Центрального, Северо-Западного и Приволжского федеральных округов: Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Ленинградской, Владимирской, Вологодской, Ивановской, Нижегородской, Калужской, Псковской, Ярославской, Новгородской, Рязанской, Смоленской, Тверской областях и Республике Карелия.