Дипломная работа: Автоматизация и обеспечение информационной безопасности приёма платежей в базе конфигурации "1С: Предприятия 8.3" в ООО "КОНСАЛТ ДЕВЕЛОП"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
24
• Обработкой заявок клиентов
• формированием заказов поставщикам
• обработкой счетов поставщиков и выставление счета клиенту
• формированием документов по заявке клиента
Рисунок 1.9 Декомпозиция процесса «Отдел по работе с клиентами»
Передача информации об оплаченных счетах клиента осуществляется
выгрузкой платежных поручений из клиент-банка в файлообменник на сервер,
что не удобно для менеджера, т.к. он должен вручную искать счета, которые
указаны в платежном поручении или искать счет по сумме оплаты, если в
платежном поручении не указана цель платежа.
Работа с клиентами (Рисунок 1.10) включает в себя:
• Обзвон клиентов по базе
• Рассылка коммерческих предложений клиентам на эл. почту
25
Рисунок 1.10 Характеристика процесса «Работа с клиентами»
Анализ счетов поставщиков включает в себя:
• Выбор оптимального по ценам поставщика
• Составление счета на оплату клиенту с наценкой
Выбор оптимально поставщика проводится менеджером в ручную. На
счетах поставщиков он отмечает более выгодные цены, и помечает дорогие.
Велика вероятность ошибки из-за того что иногда поступают заявки на большое
количество номенклатуры, а в счетах поставщиков номенклатура располагается
в разброс, менеджеру сложно отследить цены для каждой позиции.
Таким образом, можно сделать обобщенный вывод о недостатках в работе
отдела работы с клиентами и фирмы в целом.
• передача информации об оплаченных счетах клиента
осуществляется выгрузкой платежных поручений из клиент-банка в
файлообменник на сервер, что не удобно для менеджера, т.к. он должен
вручную искать счета, которые указаны в платежном поручении или искать счет
по сумме оплаты, если в платежном поручении не указана цель платежа.;
• выбор оптимально поставщика проводиться менеджером в ручную.
На счетах поставщиков он отмечает более выгодные цены, и помечает дорогие.
Велика вероятность ошибки из-за того что иногда поступают заявки на большое
26
количество номенклатуры, а в счетах поставщиков номенклатура располагается
в разброс, менеджеру сложно отследить цены для каждой позиции;
• ручная работа менеджера по работе с клиентами, которую
необходимо автоматизировать.
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Выходными документами, содержащими основные результатные
экономические показатели, получаемые в процессе учета продаж являются
документы, приведенные ниже:
• ведомость «активность покупателей"
• ведомость «продажи
• "книга продаж"
• ведомость "список должников"
• отчет "документы продаж"
• ведомость "продажи (по товарам)"
• перечень "товарные документы"
Данные документы формируются на основе информации из первичных
документов, таких как:
• счет;
• накладная;
• счет-фактура.
Таким образом, большое количество документов, их значительный объем
не способствует уменьшению ошибок, допускаемых в ходе процесса учета
продаж.
Отсутствие автоматизации данного процесса мешает развиваться
предприятию, так как данный процесс является одним из ключевых и его
правильная интерпретация очень важна для руководства фирмы. Подобная
постановка деятельности не позволяет достаточно оперативно реагировать на
изменения внешних факторов, не предоставляет информацию для
заинтересованных лиц в наглядном виде.
27
Схема документооборота в процессе учета продаж представлена на
рисунке 1.11.
Участники процесса
Оформление
Оплата
Выписка
Получение Подпись
Менеджер
Бухгалтер
Клиент
Счет на
оплату
Счет на
оплату
Счет-фактура
Счет-фактура
Счет-фактура
Накладная
Накладная
Накладная
Накладная
Счет на
оплату
Товарный
чек
Кассовый чек
Товарный
чек
Кассовый чек
Счет на
оплату
Исполнитель
Действие
Рисунок 1.11 Схема документооборота
Необходимость создания и внедрения системы обусловлена тем, что в
фирме недостаточно автоматизированы необходимые расчеты, и большинство из
них проделывается по известному алгоритму раз за разом вручную. Это требует
высоких трудовых затрат и зачастую приводит к ошибочным результатам.
Формирование отчётов и расчёт основных экономических показателей
занимает продолжительное время и требует от сотрудников внимательности и
усидчивости.
28
В процессе анализа существующей технологии планирования продажам
были выделены следующие недостатки:
o Сложность планирования продаж;
o Сложность составления отчетной документации;
o Возможность потери информации из-за возможных программных
ошибок;
o Ручная обработка информации:
o Снижение эффективности работы операторов;
o Трудоемкость оформления документов и отчетности при
необходимости работать с большими объемами данных;
o Сложность проведения инвентаризации;
o Отсутствие единого упорядоченного хранилища истории
взаимоотношения с клиентами;
o Сложность контроля главным директором работы сотрудников из-за
непрозрачности совершаемых ими действий;
o Трудоёмкость проведения расчётов с клиентами.
Использование вычислительной техники для оптимизации процессов
будет эффективным благодаря тому, что значительная часть информации,
участвующей в нем, поддается формализации. Использование ЭВМ позволит
значительно ускорить процессы составления различных отчётов и повысить
эффективность мониторинга состояния продаж в целом.
Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие
средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное
программное обеспечение[2].
Оценим временные затраты на выполнение повседневных операций
менеджером по продажам при учете продаж и поступлений товаров.
Таблица 1.4
Расчет эффекта внедрения
Действие
Среднее
количество
за рабочий день
Время, необходимое
для выполнении
одного действия,
минут
Общее
время, минут
Учет отчета о
продажах
10 5 50
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1792