Материал: Автоматизация процесса систематизации документации архива организации ООО «Мэйджор карго сервис»

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам

 
ОГЛАВЛЕНИЕ 
 
ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................... 3 
1.  Аналитическая часть ........................................................................................... 7 
1.1.  Технико-экономическая  характеристика  предметной  области  и 
предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» ............................................... 7 
1.1.1.  Характеристика предприятия и его деятельности ................................. 7 
1.1.2.  Организационная структура управления предприятием ....................... 8 
1.1.3.  Программная и техническая архитектура ИС предприятия ............... 11 
1.2.  Характеристика  комплекса  задач,  задачи  и  обоснование 
необходимости автоматизации ............................................................................... 14 
1.2.1.  Выбор  комплекса  задач  автоматизации  и  характеристика 
существующих бизнес процессов .............................................................................. 14 
1.2.2.  Определение  места  проектируемой  задачи  в  комплексе  задач  и  ее 
описание  ...................................................................................................................... 17 
1.2.3.  Обоснование  необходимости  использования  вычислительной  техники 
для решения задачи ..................................................................................................... 18 
1.2.4.  Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты 
информации .................................................................................................................. 19 
1.3.  Анализ  существующих  разработок  и  выбор  стратегии 
автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» ............................................................. 21 
1.3.1.  Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ............. 21 
1.3.2.  Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ........................ 23 
1.3.3.  Выбор  и  обоснование  способа  приобретения  ИС  для  автоматизации 
задачи   ...................................................................................................................... 24 
1.4.  Обоснование проектных решений ............................................................ 25 
1.4.1.  Обоснование  проектных  решений  по  информационному 
обеспечению ..................................................................................................................... 
  25 
1.4.2.  Обоснование проектных решений по программному обеспечению . 26 
1.4.3.  Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ... 28 
2.  Проектная часть ................................................................................................. 30 


 
1.  Разработка проекта автоматизации ......................................................... 30 
1.1.  Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ............................... 30 
1.2.  Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание ......... 40 
1.3.  Организационно-правовые  и  программно-аппаратные  средства 
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................... 41 
2.  Информационное обеспечение задачи ..................................................... 43 
2.1.  Информационная модель и ее описание ............................................... 43 
2.2.  Характеристика  нормативно-справочной,  входной  и  оперативной 
информации .................................................................................................................. 45 
2.3.  Характеристика результатной информации ......................................... 46 
3.  Программное обеспечение задачи ............................................................ 46 
3.1.  Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................. 46 
3.2.  Характеристика базы данных ................................................................ 48 
3.3.  Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .. 51 
3.4.  Описание программных модулей .......................................................... 52 
4.  Контрольный пример реализации проекта и его описание ................ 56 
 Обоснование экономической эффективности проекта ............................... 64 
1.  Выбор  и  обоснование  методики  расчёта  экономической 
эффективности ........................................................................................................... 64 
2.  Расчёт показателей экономической эффективности проекта ......... 73 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 78 
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................... 80 
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 ........................................................................................................ 82 
 
   

ВВЕДЕНИЕ

С распространением персональных компьютеров большая часть

документооборота организаций стала создаваться в электронном виде с

помощью текстовых редакторов и процессоров. Документы, которые

организация получает от контрагентов, представлены на бумажных носителях и

часто подвергаются оцифровке. Масштабы организации также оказывают

влияние на объем документооборота. В связи с этим существует необходимость

управления документооборотом.

Поскольку документооборот организаций представлен не только

бумажными версиями документов, но и электронными, управление

документооборотом включает в себя, помимо прочего, формализацию движения

электронных версий документов, то есть электронный документооборот.

Виды и способы организации электронного документооборота могут быть

разными:

 создание общего файлового хранилища на сервере;

 использование внутренней почты;

 применение коммуникационных систем.

Но это работает до определенного уровня решаемых задач и масштабов

деятельности организации. При дальнейшем развитии появляется

необходимость во внедрении схемы, которая позволит упорядочить работу и с

бумажными документами, и с электронными. Это позволяют сделать системы

электронного документооборота различных видов.

Системой электронного документооборота (СЭД) называется

программное обеспечение, которое позволяет организовать работу с

электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками.

Аналогичные зарубежные системы обозначаются аббревиатурой EDMS

(Electronic Document Management Systems), что означает систему управления

электронными документами.

Электронный документ представляет собой набор информации,

сохраненный на компьютере. В системах СЭД такой набор информации

сопровождается карточкой с атрибутами. К атрибутам документа относятся

название документа, его автор, дата создания и т.д. Использование атрибутов

позволяет осуществить быстрый поиск документа.

Электронные документы объединяет электронный документооборот,

который является способом организации работы с документами, при котором

основная масса документов используется в электронном виде и хранится

централизованно.

Управление информацией в организации осуществляется на протяжении

всего жизненного цикла информации: от ее создания или поступления в

организацию, до доставки конечному потребителю или уничтожению после

окончания срока хранения. Информация пронизывает все процессы организации,

она создается и обрабатывается в разных информационных системах и при

помощи различных приложений. Однако только в СЭД реализован единый

подход к управлению информацией, на протяжении всего ее жизненного цикла.

С точки зрения организации документооборота в жизненном цикле

документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на

бизнес-процессы, в которых участвует документ. С технической точки зрения,

эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они обозначены общим

термином «управление документом».

Согласно исследованиям, проведенным компанией «Gartner», системами

электронного документооборота можно назвать те системы, которые

поддерживают не менее трех из перечисленных ниже функций:

 управление документами (выписка/возврат, контроль версий,

безопасность, группировка документов и т.д.);

 совместная работа над общими документами и поддержка

проектных команд;

 сканирование документов и управление образами бумажных

документов;

 управление записями для долгосрочного архивного хранения,

автоматизации правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия

записей законодательству и регулирующим правилам;

 workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации

контента, назначение рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и

контроль исполнения;

 управление веб-контентом для автоматизации публикаций,

управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей для

этих задач.

В соответствии с количеством реализуемых функций СЭД можно

разделить на следующие категории:

 системы делопроизводства

 электронные архивы

 workflow-системы

 комплексные или ECM-системы.

СЭД, внедренные в деятельность коммерческих организаций, позволяют

добиться следующих преимуществ:

1. Прозрачность процессов – СЭД включают возможность

отслеживания этапов выполнения процессов, что делает всю деятельность в

организации абсолютно прозрачной и контролируемой для руководителей.

2. Повышение исполнительской дисциплины за счет контроля

документооборота на всех этапах обработки.

3. Сокращение временных затрат на выполнение рутинных операций с

документами (создание, поиск, согласование и т.д.).

4. Обеспечение конфиденциальности информации за счет обеспечения

доступа к документу в соответствии с назначенными правами пользователей и

протоколирования их действий.

5. Выполнение требований стандартов ISO 9000 за счет обеспечения

прозрачности документооборота и информационного взаимодействия.

Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК.

6. Легкость внедрения инноваций и обучения, которая достигается с

помощью системы оповещений, с помощью которой можно быстро довести

новые правила работы до всех сотрудников. Снижение временных затрат на

сроки обучения новых сотрудников обеспечиваются с помощью быстрого

поиска необходимой для работы информации.

Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2138

Смотрите также:









Анализ эффективности инвестиций предприятия на примере ООО «СпецПримСтрой»
Изложение содержания дела, по которому приняты судебные постановления