Дипломная работа: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в АО "Банк Русский Стандарт"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
21
Развитие систем телекоммуникаций, а также технологий локальных
вычислительных сетей, дало возможность соединить все технические средства
обработки бухгалтерской информации в одну внутрифирменную информационную
сеть [20].
Все сказанное выше свидетельствует о необходимости использования
информационных систем в целях автоматизации работы сотрудников организаций.
Так как разработка комплексной системы автоматизации работы абсолютно всех
подразделений предприятия, считается дорогостоящей и сложной, и нуждающейся в
привлечении особых ресурсов, в том числе – коллектива исполнителей, предлагается
в первом этапе ограничиться проектом, который решает ряд личных задач.
Проведение работ с документами представляет собой организацию
документооборота, хранения и использования документов в настоящий момент
жизнедеятельности АО «БАНК РУССКИЙ СТАНДАРТ». Учет документов считают
принципиально важным звеном в делопроизводстве, поскольку они определяют не
только инстанции передвижения всех документов, а и скорость передвижения таких
документов. Под документооборотом в делопроизводстве подразумевают
обеспечение информационной деятельности управленческого аппарата, его
документирования, хранения и применения документов, ранее сформированных.
Главными правилами при организации учета документов считаются:
- оперативное прохождение каждого документа, с наименьшими затратами
времени;
- максимальное ограничение инстанций прохождения документа (любое
перемещение документа должно быть оправданным, обязательное исключение либо
ограничение возвратных перемещений документов);
- порядок прохождения и сам процесс обработки всех наиболее важных видов
документов должны быть единообразными.
Если все эти правила соблюдаются, появляется возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций.
Через отдел документооборота проходит отнюдь не вся внутренняя
переписка, а только переписка наиболее крупных подразделений предприятия, а
также приказы и распоряжения руководства. Также через этот отдел проходят и
внутренние документы, порождающие исходящие документы [27].
22
Характеристика процесса деятельности отдела в разрезе IDEF0 изображена на
рис. 4 [29].
Рисунок 4 Характеристика процесса обработки документов
Проводя декомпозицию этого процесса, получаем схему на рис. 5. На рис. 6
изображена схема декомпозиции процесса регистрации и рассмотрения входящего
документа [10, 30].
На рис. 7 представлена декомпозиция процесса подготовки исходящих
документов.
Документация, поступившая в компанию, принимается секретарем в
приемной руководителя организации. К входящей документации относятся:
приказы, циркуляры, информативные письма, инструкции, переписка с иными
организациями, соглашения, заявления. Незначительная часть документации
приходит факсом (то есть по факту в виде документа на бумаге) и электронной
почтой. Общий годовой объем документов приблизительно составляет 8000-9000.
23
Рисунок 5 Декомпозиция процесса обработки документов
Рисунок 6 Декомпозиция процесса регистрации и рассмотрения
входящего документа
24
Рисунок 7 Декомпозиция процесса подготовки исходящих
документов
К внутренней документации относятся организационно- распорядительные
документы. Они состоят из приказов, распоряжений, протоколов, служебных
записок, заявлений, нарядов, докладных и т.д. Общий объем зарегистрированных за
год документов примерно 3000-4000.
Исходящей документацией считаются отчеты, письма, соглашения,
заявления, распоряжения и пр. Годовой объем документов составляет примерно
8000-9000.
Входящую документацию проверяют в приемной на предмет правильности
доставки и целостности вложения. Конверты с отметкой «лично» отправляются
адресатам неоткрытыми. Вся входящая документация надлежит регистрации (если
данные документы входят в перечень подлежащих регистрации) в специальных
регистрационных журналах для входящих документов. На всех входящих
документах, которые регистрируются в правом углу снизу на лицевой стороне
главного документа ставится штамп регистрации с отметкой даты его поступления
и входящий порядковый номер. Любая бумага, которая не имеет регистрационного
номера, не является документом. Документом она стает при наличии номера
25
регистрации на ней. Любой документ, который поступает в компанию,
регистрируется один раз, при поступлении. После регистрации, документация (если
это не письма личного характера) отправляется для рассмотрения руководству.
Затем документы размножаются и отправляются на исполнение либо ознакомление
в соответственные отделения через приемную, где на документах ставятся
надлежащие пометки. Документы срочного характера незамедлительно передаются
для рассмотрения руководству компании. Так, поступивший документ
регистрируется секретарем руководителя в приемной и делопроизводителем
отделения, куда на исполнение он передан [40].
Исходящая документация также регистрируется в делопроизводстве. На
любом исходящем документе ставится дата и номер. Копия исходящей
документации подшивается в надлежащую папку секретарем. Исходящая
документация не может быть отправлена отделением организации. Это прямая
обязанность секретаря. Так, документ регистрируется два раза: в отделении-
отправителе и приемной.
Учет и регистрацию внутренней документации (распоряжений по главной
деятельности, командировкам, а также приказов и протоколов) ведет также
делопроизводство. Номером регистрации приказа, распоряжения и протокола
считается порядковый номер, который присваивается каждому типу документов в
течении года. Вся внутренняя документация регистрируются в регистрационных
журналах для внутренних документов. Документы также регистрируются во время
передачи их между отделениями.
Документальный контроль за исполнением осуществляет руководитель того
отделения, которому был направлен документ. Передача контролируемых
документов на выполнение из 1-го структурного отделения в иное осуществляется
лишь через приемную с надлежащей отметкой на документе, а секретарь несет
ответственность прохождение документов. Документация, которая не учтена в
делопроизводстве, достаточно часто теряется.
Вся корреспонденция, адресованная подразделениям, складывается в
отдельные ячейки. Каждый день ответственный за делопроизводство в
подразделении просматривают свою ячейку. Если документ, переданный в
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2033