Материал: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в "ФГБУ ФИПС"

Скачать

Заказать новую работу

Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
4
Содержание
Введение ........................................................................................................................... 6
1 Аналитическая часть .................................................................................................... 9
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и
предприятия. анализ деятельности «как есть» ............................................................. 9
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности ............................................ 9
1.1.2. Организационная структура управления предприятием ................................ 11
1.1.3. Программная и техническая архитектура ис предприятия ............................ 13
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации ................................................................................................................ 16
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ........................................................................................................... 16
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описани17
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи .............................................................................................................. 19
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации…………………………………………………………………..………..21
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «как
должно быть» ................................................................................................................. 22
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ..................... 22
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ................................ 26
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ис для автоматизации задачи28
1.4. Обоснование проектных решений .................................................................... 29
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ...... 29
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению ............. 32
1.4.3.Ообоснование проектных решений по техническому обеспечению .............. 34
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................................ 35
2.1. Разработка проекта автоматизации .................................................................. 35
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации .......................................... 35
5
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .................... 40
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ..................... 43
2.2. Информационное обеспечение задачи ............................................................. 45
2.2.1. Информационная модель и её описание .......................................................... 45
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .................................................................................................................... 47
2.2.3. Характеристика результатной информации .................................................... 50
2.3. Программное обеспечение задачи .................................................................... 53
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)............................. 53
2.3.2. Характеристика базы данных ............................................................................ 54
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)………..56
2.3.4. Описание программных модулей ..................................................................... 61
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание дамп базы
данных в sql .................................................................................................................... 58
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА .......... 81
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности ........ 81
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта ............................. 85
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................................. 95
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ............................................................................................. 97
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. МАКРОСЫ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ИС ...................................... 100
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. СКРИПТ “УПРАВЛЕНИЕ БАЗОЙ ДАННЫХ С СЕРВЕРА” 103
6
Введение
Возрастающие объемы информации, такие как
входящая/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры,
сопроводительная документация, архивы бумажных и электронных документов,
заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой
частью бизнес–процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения –
генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.
В бюджетных учреждениях объем документации существенно выше, чем в
коммерческом учреждении. Также надзор за документооборотом более
тщательный.
Системы электронного документооборота (СЭД) значительно облегчают
обработку документов, обеспечивают актуальность хранимой информации,
значительно уменьшают время поиска нужных данных. Такие системы становятся
всё популярнее. С популярностью возрастает и их цена.
Сегодня с уверенностью можно утверждать, что информационный
документооборот признан одним из приоритетных объектов программирования.
И именно поэтому создание системы электронного документооборота требует
особой тщательности и анализа, что, в свою очередь, объясняет актуальность
разрабатываемой темы.
Рассмотрим озоновые функции СЭД:
регистрация и хранение корреспонденции;
оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
обеспечение архивного хранения документации с настраиваемым
механизмом автоматического архивирования документов;
унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;
создание единого информационного пространства и обеспечение
возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме
удаленного доступа.
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить
через типовые цели их внедрения:
7
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления
предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде
информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней
управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не
там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального
времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех
участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной
организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования ВКР является Федеральное государственное бюджетное
учреждение Федеральный институт промышленной собственности (ФГБУ
«ФИПС»), предметом – процесс делопроизводства компании.
Предмет исследования – организация электронного документооборота в
ФИПС.
В качестве источников использованы данные учреждения, а также
нормативные акты, теоретические материалы, в том числе учебники и учебные
пособия, а также периодическая литература.
Целью данной ВКР является экономия бюджетных средств ФГБУ «ФИПС»
за счёт внедрения СЭД.
Задачами данной ВКР являются:
исследовать предметную область решаемой задачи,
определить цели и задачи деятельности предприятия,
провести анализ существующих разработок и обоснование выбора
стратегии автоматизации,
составить информационную модель и описать ее,
разработать структуру информационной системы,
провести оценку эффективности.
8
Теоретической и практической значимостью исследования является
снижение трудовых и стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства
ФГБУ «ФИПС» в результате автоматизации процесса ведения документации и
отчетности, что принесет ощутимую пользу предприятию. Внедрение данного
процесса сократит время, затраченное на рассмотрение одного документа, а также
минимизирует возможно-допущенные ошибки при рассмотрении заявок
(изобретений, полезных моделей, промышленных образцов и других документов)
на разных этапах работы с ними, в связи с большими объемами документации и
человеческим фактором.
ВКР состоит из трёх частей. В первой проведён анализ объекта
исследования и постановка задачи. Второй раздел содержит описание проектного
решения. Третья – экономическое обоснование проекта.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2054

Смотрите также:

Анализ эффективности инвестиций предприятия на примере ООО «СпецПримСтрой»
Изложение содержания дела, по которому приняты судебные постановления