Материал: Автоматизация процесса ведения документации и отчетности в "ФГБУ ФИПС"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
14
Таблица № 1.2.
Технические характеристики маршрутизатора 3COM 3CR858-91
Характеристика
Наименование
WAN порты
1 порт 10BASE-T/100BASE-TX.
LAN порты
4 порта 10BASE-T/100BASE-TX.
Безопасность
Firewall.
Управление
Web-based administrative interface.
Габариты/монтаж в 19"
2.4х2.2х13.5 см; вес: 5.37 kg./нет.
Поддержка TCP/IP
Да.
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2, PAT,
PAP, CHAP, MS CHAP, UDP, TCP,
IPCP, SNTP.
Поддержка NAT
Да.
DHCP сервер
Да.
VPN (поддержка/кол-во туннелей)
Да.
Блок питания
Внешний.
Технические характеристики используемого файлового сервера
представлены в таблице 1.3.
Таблица №1.3.
Технические характеристики сервера Hyperion RS110 G3
Характеристика
Наименование
1
2
Набор микросхем
NVIDIA nForce Pro 3400
Процессоры
1 AMD Opteron 2xxx (до 6 ядер)
Максимальный объем памяти
32GB двухканальной Reg ECC DDRII 667
Встроенные контроллеры
2 порта SATAII RAID
Оптический накопитель
DVD/CD-RW
Емкость дисковой подсистемы
3TB
Сетевые интерфейсы
2x NVIDIA nForce Professional Networking
Видеоконтроллер
XGI Volari Z9, 16MB
15
Продолжение таблицы №1.3.
1
2
Интерфейсы
Задняя панель: VGA, RS232, 2x RJ45, 4 x
USB, 2x PS2
В ФИПС организован высокоскоростной безлимитный интернет по
технологии MPLS со скоростью до 10 Гбит/сек.
Рассмотрим более подробно всему всей архитектуры ФИПС, а не только
архивного отдела (рис. 1.3).
АРМ руководителя
Патч панель
ИБП Delta J 1-3 Series UPS
Файл-сервер Hyperion RS110 G3
Маршрутизатор 3COM 3CR858-91
Другие отделы
АРМ менеджера
АРМ ИТ-специалиста
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
АРМ бухгалтера
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
АРМ инспектора по
кадрам
HP Z400 Workstation
HP ScanJet G4010
HP Officejet Pro 8000
Brother MFC-7320R
Lenovo G560
INTERNET
Сервер-шлюз
Рис. 1.3. Схема архитектуры ФИПС
В соответствии с представленной схемой, в качестве операционной системы
на АРМ пользователей используется Windows 10 Professional, в качестве ОС для
файлового сервера - Red Hat Linux 7.2
В качестве пакета офисных приложений установлен Microsoft Office 2010
Prof, включающий в себя Word 2010, MS Excel 2010, Access 2010.
Также используется следующее лицензионное ПО:
WinRar 5.2;
Acrobat Reader 11.0;
16
1С:Предприятие;
Dr.Web Desktop Security Suite;
Браузер Google Chrome;
ПО для сканера, МФУ;
Gimp.
Для более чёткого понимания структуры программного обеспечения
рассмотрим его структуру, представленную на рисунке 1.4
Рис. 1.4. Схема программного обеспечения ФИПС
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес-процессов
Одним из обеспечивающих бизнес-процессов ФГБУ «ФИПС» является
административно-хозяйственное обеспечение, куда входит также и
документооборот и организация обработки документов.
17
Организация работы с документами - организация документооборота,
хранения и использования документов в текущей деятельности рассматриваемого
учреждения. Документооборот является важным звеном в организации
делопроизводства, так как он определяет не только инстанции движения
документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве
документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности
аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее
созданных документов.
Основной нормативный документ, относящийся к делопроизводству и
документообороту - ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело -
Термины и определения".
Также к нормативным актам и документам, регламентирующим особенности
и характеристики обработки и регистрации деятельности учреждений относятся:
1. Федеральные законы от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. №
125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты
национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения,
оформления, обозначения;
3. ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты
национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения,
обновления и отмены;
4. ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы.
К части документооборота относится и архивирование. В частности ФИПС
хранит архивные данные в области патентов. [1,2,3]
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Документы, поступившие в ФИПС, принимаются секретарем. К входящей
корреспонденции относятся: изобретения, полезные модели, промышленные
образцы, программы ЭВМ, приказы, информационные письма, указания, переписка
18
с другими организациями, договоры, заявления. Небольшая часть документов
приходит по факсу, через портал Госуслуги (т.е. фактически в виде бумажного
документа) и по электронной почте. Общий объем документов за год составляет в
среднем 150000-200000.
К внутренним документам относится организационно-распорядительная
документация. Она включает в себя приказы, распоряжения, протоколы,
служебные записки, заявления, наряды, докладные и т. п. Годовой объем
зарегистрированных документов в среднем 30000-40000.
Исходящей корреспонденцией являются отчеты, письма, договоры,
заявления, распоряжения и т.д. Объем документов за год составляет 120000-
160000.
Библиотечное, библиографическое, справочно-информационное, научно-
методическое обслуживание на базе государственного патентного фонда в ФИПС
полностью документируется.
В частности рассмотрим архив патентов и документооборот, относящийся к
нему.
Данным аспектом работы занимается отделение №5 «Всероссийская
патентно-техническая библиотека» под руководством заведующего отделением
Кузнецовой Татьяны Викторовны.
Основные задачи отделения:
1. Комплектование Государственного патентного фонда на всех видах
носителей информации и обеспечение его сохранности.
2. Организация на основе Государственного патентного фонда библиотечно-
библиографического, справочно-информационного и научно-методического
обслуживания работников системы Федеральной службы по интеллектуальной
собственности, заинтересованных организаций, должностных лиц и граждан.
Таким образом, сотрудники отдела осуществляют систематизацию
патентного фонда и предоставление архивных данных.
Документооборот представляет собой все сведения о хранящихся патентах и
информацию о запросах к патентным данным (ФИО или данные организации,
запросившей информацию, ответ на запрос).
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/2054