Дипломная работа: Автоматизация управления процессом отгрузки товара в компании ООО "Мебельград"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
24
Рис.5. Функциональная модель первого уровня
В процессе анализа предметной области выявлено, что на различные расчеты
тратится много времени, возникает путаница с данными сотрудников, которые
подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же
много времени уходит на оформление отчетов.
По результату могут возникают различные проблемы, возможная доставка
неверной информации, доставка в информации с задержками, в редких случаях потеря
информации, которая приводит к задержкам в оформлении финальной отчетности и
замедлению деятельности организации в целом, а также вызывает ошибки в ее работе.
Большой объем информации, обрабатываемый в данном торговом предприятии,
вынуждает затрачивать большое количество временых и трудовых ресурсов на
обработку, исполнение и контроль документов. Отсюда следует вывод о
необходимости уменьшить затрачиваемые ресурсы для оптимизации деятельности
всего ООО "Мебельград ".
25
Помимо этого, внедрение системы учета поставок товара позволит более
оперативно и точно отслеживать поставки товаров и возврат поставщикам в
организации в любой момент времени.
1.2.3.
Обоснование необходимости использования вычислительной техники для
решения задачи
Большое количество информационных процессов в ООО "Мебельград "
автоматизированны, но не смотря на это их сопровождает сопутствующая
документация, такие как договора и документы в печатной либо электронной формах,
которые не интегрированы, или чатично интегрированны с другими
автоматизированными и материальными потоками предприятия в единую
информационную систему.
Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и
документами влечет за собой ряд проблем :
−
несоответствие текущего состояния материальных потоков документам в
организации;
−
документально незафиксированные оперативные корректировки в
материальных потоках предприя , а также изменения в процессах;
−
длительный поиск необходимых цепочек договоров и документов в
подразделениях ООО "Мебельград ";
−
неточности, дублирования, высокая вероятность возникновения ошибок,
несоответствий и потерь;
−
отсутствие понимания общей картины состояния дел в организации, как
следствие проблемы в прогнозировании и в принятии решений;
−
непрозрачность бизнес-процессов формирования, согласования,
утверждения и ведения договоров и договорных обязательств.
Сотрудник, тратит очень значительное количество времени на поиск
необходимых данных (на основе статистики - это порядка 30%-40% рабочего времени)
или занимается воссозданием документов – вместо повторного использования,
которые существуют «где-то на складе или в торговом зале» (подобное происходит
примерно в 70% случаев). При такой рассредоточенности данных и документов в
органзации, практически невозможно обеспечить их целостность, непротиворечивость,
а также безопасность.
26
Для оценки эффективности внедрения автоматизированной системы
документооборота необходимо провести расчеты, которые позволят оценить конечный
эффект внедрения данной системы.
Предположим, что в течение своего рабочего дня менеджер обрабатывает
порядка 30 документов.
Основываясь на вводных данных проведем приблизительный расчет
ожидаемого эффекта от внедрения данной системы автоматизации (табл. 1). Время
приведено с учетом стандартного рабочего дня.
Расчет эффекта внедрения
Таблица 1
Выполняемое действие
сотрудника
Время, необходимое
при стандартной
технологии/ мин.
Время, затрачиваемое
при использовании
ИС/мин.
Прием заявки
30–40
5–10
Подбор товара
35
3
Проверка товара
30
3
Упаковка товара
30
5
Отгрузка товара
10
7
Формирование отчетов
20
10
Итого, минут:
145
31
Отсюда следует, что при данной системе на выполнение указанных в таблице
действий необходимо затратить около 3 часов. После внедрения предлагаемой системы
это время сократиться до 31 минуты, то есть уменьшиться в шесть раз.
Схема процесса документооборота организации представлена на
рисунке 6.
27
Рисунок 6. Схема документооборота
Внедрение информационной системы документооборота позволит нивелировать
большинство ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении информации,
а также значительно ускорить процессы, тем самым экономить рабочее временя
сотрудников, и как следствие, повысить общую эффективность работы предприятия.
Помимо этого, автоматизация процесса электронного документооборота в
организации дает ряд следющих преимуществ:
−
физическое освобождение места, занимаемое информацией на бумажном
носителе;
−
уменьшение затрат при копировании;
−
уменьшение затрат на доставку необходимой информации конечному
получателю в бумажном виде;
−
уменьшение затрат на обслуживающие ресурсы: людей и технику;
−
уменьшение затрат на покупку бумаги;
−
повышение скорости работы: более оперативное выполнение работ,
увеличение количества выполняемых операций, улучшение работы с информацией
(документами, которые имеют юридические обязательства), как следствие выполнения
новых видов работ, а так же выполнения работ по новому алгоритму.
1.2.4.
Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты
информации
ООО "Мебельград " имеет ряд нормативно-правовые, а так же организационно-
распорядительных документов:
1.
Единый регламент информационной безопасности: разграничение доступ
а сотрудников к информации, которая составляет коммерческую тайну.
2.
Общие регламенты использования доступа к сети Internet и электронной
почты.
Обеспечение контроля информационной безопасности, а так же защиты данных
на уровнях:
−
программный – ОС Microsoft Windows Server 2008, служба каталогов
Active Directory для ОС семейства Windows:
28
a)
права доступа (к пользовательской операционной системе на базе
Windows 7, административной ОС Windows Server 2008, а так же
терминальному доступу к Windows Server 2008);
b)
права пользователей систем (принт-сервер, CRM Fresh Office, файловый
сервер);
c)
парольная защита, разграничивает доступ к различным базам
d)
ведение логирования на всех уровнях (ведется сбор логов на серверах под
управлением Windows Server, мониторинг и контроль трафика интернет,
защита и контроль почты).
−
аппаратный – резервное копирование информации.
Наряду с этим проводятся различные меры по защите информационного Web-
портала, применяются средства защиты от внутренних и внешних угроз:
−
Обязательная, раз в 3 месяца, смена паролей для доступ к базам данных;
−
Обязательная , раз в 3 месяца, смена паролей для доступа к серверам FTP
и файловому серверу;
−
Производится резервное копирование (базы SQL, FTP файлов)
еженедельно.
В ООО "Мебельград " производится непрерывный мониторинг наиболее опасных
угроз в сфере информационной безопасности:
1)
потеря данных;
2)
человеческий фактор;
3)
вирусное программное обеспечение;
4)
хакерские атаки;
5)
кража оборудования;
6)
различные программные и аппаратные сбои оборудования.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии
автоматизации
1.3.1.
Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Р
ؚ
ассмотр
ؚ
им
существующие
пр
ؚ
огр
ؚ
аммн
ؚ
ые
пр
ؚ
одукты
автоматизации
упр
ؚ
авлен
ؚ
ия
докумен
ؚ
тообор
ؚ
отом.
"Движение товара"
Учет движения товара на основании документов
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1676