Дипломная работа: Автоматизация управления процессом отгрузки товара в компании ООО "Мебельград"
Внимание! Если размещение файла нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам
29
Всё движение товара в программе осуществляется на основании документов. Ни
одно изменение количественного состава и / или приход нового товара не может быть
произведено без какого-либо документа.
В программе нет ни одной формы, позволяющей напрямую изменять
количественный состав в базе данных. Имеются обработки, позволяющие менять
количество остатка на складе, но даже они в фоновом режиме создают документы, по
которым осуществляется такое изменение, будь то списание (уменьшение количества)
или оприходование (увеличение количества) товара.
Структура номенклатуры товаров
Характеристики товара, по которому осуществляется учет движения на складе,
делятся на следующие виды.
Модель товара, описывающая качественные характеристики товара. В модели
отражены потребительские характеристики товара, отличающие его от другого товара
и, одновременно, позволяющие определить две разновидности товара, как один и тот
же.
Каждый товар имеет такую характеристику, как тип товара. Например, для
товара "Бирюса 203М" типом товара будет "Холодильник". В свою очередь тип
принадлежит одной из групп товаров. Для примера выше, группой товара может быть
как группа "Холодильники, морозильники", так и "КБТ" (крупная бытовая техника).
Единица товара, являющаяся характеристикой партии товара, полученной по
отдельно входной накладной. Единице товара присущи такие характеристики, как
количество, оптовая, розничная и прочие цены, сроки и дата гарантии (годности),
расчетные значения наценки и скидки (две и более розничные цены), штрихкод.
Сам товар (отражающий движение по складу при продажах и иных операциях) с
количеством движения по каждому документу и ценой реализации.
Автоматизированный ввод электронных накладных
Программа позволяет автоматически сформировать входную (приходную)
накладную по электронной накладной в формате MS Excel. Практически все
поставщики имеют возможность сформировать такие накладные и отправить их по
электронной почте или передать на сменных носителях (флешки и т.п.).
Вполне вероятен вариант, когда товар еще находится в пути от поставщика, а
накладная уже пришла и с ней можно работать. Автоматизированный ввод такой
накладной значительно ускорит поступление товара в продажу, что снизит издержки
30
оборота. Товар можно будет разрешить к продаже сразу после инвентаризации и
устранения расхождений в составе прихода.
Алгоритм автоматического ввода распознает по ключевым словам колонки с
наименованием товара, артикулом, ценой, количеством, находит строки заголовка,
строки с товаром и "подвал" документа, после чего формирует входную накладную.
Автоматизированный поиск моделей (Номенклатуры)
В процессе автоматического ввода накладной программа по алгоритмам
нечеткого сравнения находит список моделей товара, уже имеющихся в базе. Если
найдется единственное 100%-ное совпадение, то эта модель будет взята из
справочника, если же таких моделей будет несколько или ни одной, то бухгалтеру
будет предложено выбрать наиболее подходящую модель или создать новую запись в
базе данных для новой модели.
При обнаружении множества совпадающих наименований, будет вычислена
оценка совпадения, выраженная в процентах, и список будет отсортирован по этой
оценке. Таким образом, наиболее подходящая, с точки зрения алгоритма программы,
модель будет выше по списку. Конечно же, это не гарантирует точного совпадения,
поэтому выбор всегда остается за человеком.
Программа по нечеткому совпадению (позволяющему делать ошибки в словах),
например, может найти модель с наименованием "Веник хозяйственный, 50см" по
строке из накладной "Венек хоз. 50", при этом будет вычислена оценка совпадения в
процентах.
Быстрый поиск товаров
При работе часто требуется найти товары по текстовым полям, будь то,
наименование, артикул, описание товара, группа и тип, штрихкод, и т.д. Для быстрого
поиска в программе реализован фильтр по строке во всех списках товаров.
Поиск осуществляется по всем текстовым полям, отображаемым в текущем
представлении списка. Убирая или добавляя колонки с характеристиками товара,
отображаемыми в списке, можно управлять областью поиска.
Поиск осуществляется по частям слов, то есть, для выполнения поиска не
требуется введения полных слов. Для увеличения вероятности нахождения
рекомендуется вводить несколько частей слов, которые обязательно должны быть в
искомом наименовании. Например, чтобы найти холодильник "Бирюса 203", можно
ввести в строке поиска "хол бир 203". Товар с наименованием "Бирюса 203" и типом
31
"Холодильник", обязательно будет в отфильтрованном списке, если, конечно, тип
товара виден в списке.
Как пример, в одном из магазинов было принято давать короткие уникальные
артикулы разным моделям товаров. Продавцы очень быстро находили товар по
нужному артикулу, который имелся на ценнике, просто вводя "п-214" в строку поиска.
Client Shop
Программа для учета отгрузки товаров обладает массой функций, среди которых
особенно стоит отметить:
−
внесение продукции;
−
учет реализации и склада;
−
реализация по предоплате и в долг;
−
поддержка фискальных регистраторов и электронных весов;
−
возможность поиска продукции по определенным показателям;
−
печать ценников;
−
поддержка онлайн кассы;
−
учет срока годности продукции и кросс кодов;
−
изменение реквизитов и стоимости.
Более того, программа настолько обширна, что позволяет заводить для любой
продукции дополнительные поля, например, расцветку и производителя. Для
магазинов автозапчастей, обуви и одежды это особенно удобно.
Работать в Client Shop можно как на отдельном компьютере, так и в локальной
сети. Программа оснащена особым режимом, который оптимизирован для
низкоскоростного соединения (например, при подключении к базе данных через сеть
Интернет).
Vvs "Офис-Склад-Магазин"
Программа VVS "Офис - Склад - Магазин" с успехом используется для
автоматизации оптовой торговли с самого начала ее создания в 1993 году. Это готовое,
недорогое и простое решение не требующее больших затрат на внедрение и
эксплуатацию. В одной программе может вестись учет как оптовой, так и розничной
торговли.
32
Программа имеет невысокие аппаратные требования - подойдет любой
современный компьютер. Программа не требует постоянного сопровождения
специалиста, установка и эксплуатация доступны любому пользователю.
Программа может использоваться не только для учета продаж товаров, которые
есть в наличии, но и для оформления продажи товаров под заказ. Для заказа товары
резервируются, может регистрироваться частичная или полная предоплата. Отгрузка
по заказу может проводиться в несколько этапов и с разных складов. Отдел снабжения
может планировать закупки исходя из резервов товаров по заказам и минимального
остатка на складе. Если у пользователя есть доступ, то возможен и отпуск товаров со
склада в "минус", это может быть удобным в некоторых ситуациях. Ввод количества в
единицах измерения и в упаковках.
Учет взаиморасчетов и задолженности с поставщиками и покупателями
Для заказов фиксируются отгрузки и платежи. В программе ведется баланс
клиентов - выводится сумма текущей задолженности контрагента, можно также
получить детализацию по операциям с клиентами (акт сверки). Поддерживается учет
приема и сдачи товаров в реализацию. Можно увидеть сколько товаров продано из
принятых на реализацию и сколько из них уже оплачено.
Скидка и наценка на заказ может быть установлена в процентах или суммой.
Процент скидки и наценки можно ввести вручную в параметрах заказа. Если для
клиента задан процент скидки, то она сразу устанавливается для нового заказа с этим
клиентом. Кроме ввода скидки в процентах можно использовать до пяти отпускных
цен на каждый товар. В этом случае при выборе товара его цена выбирается из списка.
Если у продавца есть доступ, то цены можно корректировать и вручную.
Для заказов и для платежей задаются валюта и ее курс. Документы могут
распечатываться как в рублях, так и валюте.
Для каждого заказа фиксируется один из ваших расчетных счетов. При печати
финансовых документов используются реквизиты из выбранного расчетного счета.
С программой поставляются печатные формы всех необходимых первичных
документов: накладные, счета, счета-фактуры, платежные документы и другие.
Документы могут быть получены в формате MS Office (Word, Excel) или Open Office.
Все печатные формы могут быть легко доработаны под Ваши требования с участием
нашего специалиста или самостоятельно.
Гибкая система отчетов
33
Гибкая система отчетов, расчет себестоимости и прибыли
С программой поставляется более 400 готовых печатных форм документов и
отчетов и их список постоянно расширяется. В рамках технической поддержки
пользователи программы получают новые формы бесплатно. Внутренний язык
составления форм печатных документов позволяет создавать новые или изменять
существующие формы документов и отчетов. Возможность использования кода на
Visual Basic Script и JavaScript существенно увеличивают возможности внутреннего
языка. Есть возможность получения отчетов по расписанию в автоматическом режиме,
например, для последующей автоматической загрузки на Web сервер или отсылки по
e-mail.
В таблице 2 приведено сравнение данных систем для учета в предприятиях
торговли по функциональности.
Таблица 2
Сравнение систем электронного документооборота
Функционал
"Движение
товара"
Client Shop
Vvs "Офис-
Склад-Магазин"
Интеграция
+
+
+
СУБД
Oracle
MS SQL
Отчеты и задачи
+
+
+
Генерация по шаблону
+
+
+
Пакетное формирование
+
-
+
Web
+
+
-
Работа Offline
-
+
+
Работа с ЭЦП
+
+
+
Графический редактор
бинес-процессов
+
-
+
После проведения данной оценки можно сделать следующий вывод: все
вышерассмотренные системы не подойдут для использования в данном учреждении.
Основная проблема заключается в излишней функциональности всех рассмотренных
программных продуктов. Это, естественно, приведет, в случае внедрения, к реализации
множества либо ненужного функцала, или его дублирование. А так как себестоимость
внедрения данных программных продуктов составляет, как правило, достаточно
ощутимую стоимость, это приведет еще и к неэффективным вложениями капитала.
Исходя из этого наиболее рациональным решением данной ситуации является
разработка собственной системы, для автоматизации необходимых процессов.
Источник: https://baza.diplomsite.ru/previewfile/1676