1.6 Методы учета материальных запасов
Методическими указаниями по учету запасов предусмотрено, что могут применяться два метода натурально-стоимостного учета материальных запасов: сортовой и партийный
При применении сортового метода учет товарно-материальных ценностей ведется на карточках, в которых отражается наличие и движение ценностей.
При применении партийного метода учет ведется в порядке, предусмотренном для сортового метода учета, но по каждой партии товарно-материальных ценностей. Под партией следует понимать ценности, поступившие одновременно по одному либо нескольким документам.
Сортовой метод учета. С точки зрения разделения складского и бухгалтерского учета учет материальных ценностей может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом. Количественно-суммовой метод. При использовании данного метода на складах и в бухгалтерии организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей.
Методическими указаниями по учету запасов предусмотрено два варианта учета с применением оборотных ведомостей.
При первом варианте на складах и в подразделениях организации ведется только количественный учет. Первичные учетные документы по движению материальных ценностей материально ответственные лица складов и подразделений сдают в бухгалтерскую службу.
В бухгалтерской службе ведется количественно-суммовой учет, что дублирует складской учет. В бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материальных ценностей оформляются карточки количественно-суммового учета, заполняемые на основании первичных документов, сданных складами и подразделениями. В карточках выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего периода. На основании карточек составляются оборотные ведомости по каждому складу и подразделению.
По итогам данных оборотных ведомостей в бухгалтерии составляется сводная оборотная ведомость по всем складам и подразделениям организации. Данные сводной оборотной ведомости сверяются с данными синтетического учета материальных ценностей. Кроме того, ежемесячно сверяются данные в карточках, которые ведутся в бухгалтерии, с данными складских карточек.
При втором варианте карточки в бухгалтерии не ведутся. Приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, производится подсчет итоговых данных за месяц по приходу и расходу, полученные данные записываются в оборотную ведомость. Затем, как и в первом варианте, составляется сводная оборотная ведомость и производится сверка данных оборотной ведомости с данными карточек складского учета.
Сальдовый метод. При использовании данного метода на складах организуется только количественный учет по видам ценностей (номенклатурным номерам), а бухгалтерия ведет суммовой учет в денежном выражении. На складах и в подразделениях организации материально ответственные лица на основании первичных учетных документов ведут количественный учет в карточках или в книгах складского учета. По окончании отчетного периода первичные документы по учету движения материальных ценностей сдаются в бухгалтерию.
В бухгалтерии организации количественный и суммовой учет движения материальных ценностей по номенклатурным номерам не ведется, оборотные ведомости по номенклатуре не составляются. Учет материальных ценностей ведется только в денежном выражении в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов учета материальных ценностей. Сотрудник, ведущий учет по данному складу или подразделению, проверяет первичные документы, принятые от материально ответственных лиц, сверяет первичные документы с записями в складских карточках, устанавливает правильность выведенных остатков и подтверждает это своей подписью.
Количественные остатки материальных ценностей на основании карточек или книг складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость или книгу сотрудником бухгалтерии или заведующим складом. На основании итогов сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам учета материальных ценностей, а также по складам и подразделениям в целом. Данные сальдовых ведомостей и сводных сальдовых ведомостей должны ежемесячно сверяться с данными синтетического учета.
В организациях одновременно могут применяться оба метода, то есть на одних складах и подразделениях учет может вестись с применением оборотных ведомостей, на других - сальдовым методом.
Сортовой метод учета на складах применяется, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени их поступления и цены приобретения. При этом материально ответственные лица на каждую номенклатуру ценностей вводят новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и другим характеристикам.
Карточки складского учета открываются на год. Снабженческо-сбытовая служба, открывающая карточку, указывает в ней номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, марку, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, учетную цену и другие необходимые реквизиты. Следует учесть, что на каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка складского учета. Карточки регистрируются бухгалтерией в специальном реестре, при этом указывается ее номер и ставится виза работника бухгалтерии.
Заведующий складом или кладовщик получает карточки складского учета под расписку в реестре и заполняет в них реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей.
Когда первый лист карточки заполнен, открываются второй и последующий листы этой же карточки, в которых отражается движение материальных ценностей. Листы нумеруются и скрепляются.
При использовании сортового метода учета экономно используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками материальных ценностей, вместе с тем трудно различить материальные ценности одного сорта, имеющие при поступлении разные цены. При сортовом методе учета выбор ценностей для реализации осуществляется произвольно. Причем для оценки запасов возможно использование методов: по средней цене, цене единицы запасов, ФИФО (по ценам первых закупок), ЛИФО (по ценам последних закупок).
Записи в карточку складского учета делаются на основании любого первичного учетного документа (приходного или расходного ордера) или накопительных ведомостей (при большом объеме записей). На складах с небольшим ассортиментом и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки складского учета и складские книги не ведутся).
Партийный метод учета. Учет материальных ценностей партийным методом ведется в таком же порядке, что и сортовым методом, но отдельно по каждой партии материальных ценностей.
Данный метод должен одновременно применяться и на складе, и в бухгалтерии. При использовании партийного метода учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. Товары, доставленные одним видом транспорта (в одной автоколонне, одном железнодорожном вагоне, на одном судне, одной барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т.д.), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству, можно считать одной партией.
Каждую партию регистрируют в журнале поступивших материальных ценностей, причем порядковый номер является одновременно номером этой партии и указывается в расходных документах рядом с наименованием ценностей, отпущенных из данной партии.
На каждую партию материально ответственное лицо оформляет партийную карту в двух экземплярах: один - для склада, другой - для бухгалтерии. Формы партийных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.
Записи в приходную часть партийной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившим материальным ценностям с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения. В расходной части партийной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных ценностей в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца. Подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей.
После полного отпуска со склада каждой партии материальных ценностей партийная карта закрывается материально ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, который подписывается заведующим складом. Форма акта зависит от вида материальных ценностей и наличия отклонений от их оприходованного количества. Акт вместе с партийной картой материально ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку.
Если при проверке данной партии материальных ценностей выявлена их недостача в пределах норм естественной убыли, ее списывают на счет организации, а недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально ответственного лица. Излишки, |выявленные при проверке, приходуют. Партийный учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей без проведения инвентаризации (так как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль сохранности ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот метод учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партийных картах).
1.7 Складской учет
Складской учет ведется материально-ответственными лицами по месту хранения ценностей. Организуют ведение складского учета службы, в ведении которых находятся склады. В связи с тем что во многих кредитных организациях нет штатных заведующих складов, их обязанности должны быть возложены приказом руководителя кредитной организации на уполномоченного сотрудника кредитной организации (как правило, сотрудника хозяйственного подразделения).
В складском учете ценности отражаются по количеству, цене и суммам, по местам эксплуатации и ответственным лицам.
Со всеми должностными лицами, ответственными за сохранность материальных ценностей, при приеме на работу заключается договор о полной материальной ответственности на основании типовой формы договора о полной материальной ответственности, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".
При передаче под ответственность должностным лицам ценностей без заключения договора о полной материальной ответственности всю полноту ответственности за сохранность ценностей несет руководитель кредитной организации.
Основные средства, нематериальные активы и имущество стоимостью ниже установленного лимита стоимости находятся в эксплуатации под ответственностью должностных лиц хозяйственной службы, технических подразделений или других сотрудников, которые используют эти ценности в производственной деятельности.
Учет может осуществляться на карточках и в книгах с открытием на каждый вид ценностей отдельного листа или программными средствами.
Лицевой счет, открытый на каждое наименование ценностей, должен иметь реквизиты и показатели, необходимые для аналитического учета. При передаче материальных ценностей в эксплуатацию им присваивается инвентарный номер, в качестве которого может использоваться лицевой номер соответствующего балансового счета. Инвентарные номера выбывших объектов не присваиваются другим вновь поступившим объектам.
Работники, ведущие бухгалтерский учет материальных ценностей, и материально-ответственные лица по разработанному графику производят сверку аналитического и складского учета.
Факт сверки фиксируется подписью бухгалтера на карточках (лицевых счетах, в книгах) складского учета, а если складской учет ведется программными средствами, то сверка оформляется справкой.
Прием ценностей материально-ответственным лицом производится по накладной, которая подписывается им после проверки фактического и указанного в накладной количества поступивших материальных ценностей.
Если ценности куплены за наличный расчет, то должностное лицо при приеме ценностей составляет приходную накладную.
При выявлении расхождений при приеме ценностей составляется акт.
Безвозмездный прием на баланс материальных ценностей производится на основании приемо-сдаточного акта.
Отпуск материальных ценностей со склада производится на основании требования, подписанного должностным лицом.
При списании материальных ценностей на основании акта второй экземпляр акта передается материально-ответственному лицу для отражения в складском учете.
При продаже материальных ценностей отпуск со склада производится в
установленном порядке после предварительной оплаты продаваемых ценностей.
1.8 Складские операции
Логистические функции складов реализуются в процессе осуществления отдельных логистических операций. Функции разных складов могут существенно отличаться друг от друга. Соответственно будут различны и комплексы выполняемых складских операций. В широких пределах варьируются и способы выполнения однородных операций.
В целом комплекс складских операций представляет собой следующую последовательность:
- разгрузка транспорта;
- приемка товаров;
- размещение на хранение (укладка товаров в стеллажи, штабели);
- отборка товаров из мест хранения;
- комплектование и упаковка товаров;
- погрузка;
- внутрискладское перемещение грузов.
2. Выбор программных средств
2.1 Базы данных
База данных - это один или несколько файлов данных, предназначенных для хранения, изменения и обработки больших объемов взаимосвязанной информации. Информация в базах данных структурирована на отдельные записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных.
Цель базы данных - объединять все данные, необходимые для решения одной или нескольких прикладных задач, или данные, относящиеся к какой-либо предметной области.
Базы данных используются под управлением систем управления базами данных.
2.2 Система управления базами данных
Система управления базами данных (СУБД) - это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей.
Основные функции СУБД:
- Непосредственное управление данными во внешней памяти. Эта функция включает обеспечение необходимых структур внешней памяти как для хранения данных, непосредственно входящих в БД, так и для служебных целей, например, для убыстрения доступа к данным в некоторых случаях (обычно для этого используются индексы).
- Управление буферами оперативной памяти. СУБД обычно работают с БД значительного размера; по крайней мере этот размер обычно существенно больше доступного объема оперативной памяти. Понятно, что если при обращении к любому элементу данных будет производиться обмен с внешней памятью, то вся система будет работать со скоростью устройства внешней памяти. Практически единственным способом реального увеличения этой скорости является буферизация данных в оперативной памяти. В развитых СУБД поддерживается собственный набор буферов оперативной памяти с собственной дисциплиной замены буферов.