Материал: Базы данных-конспект

Имя поля – может содержать до 64 символов, не может начинаться с пробела. Два поля в одной таблице не могут иметь одинаковых наименований.

Тип данных:

1. Текстовый (до 255 символов по умолчанию)

2. Числовые поля:

• при вводе числового поля автоматически выполняется проверка на соответствие числовому типу.

• только над числовыми полями возможно выполнить математические операции.

Используя значения Свойства Размер поля, можно установить следующий формат для полей числового типа:

Для указания числа десятичных знаков используется свойство с соответственным названием. По умолчанию задается атрибут Авто.

3. Поля денежного типа

По умолчанию денежный тип принимается с 2 знаками после запятой, которое при желании можно изменить (от 1 до 4 знаков после запятой).

4. Поля типа Счетчик

Поля типа счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Их значения увеличиваются на 1 при добавлении каждой новой записи или могут быть любым случайным числом (данное свойство можно задать в строке Новые значения – Последовательные или Случайные).

5. Поля дат/времени

Используются для хранения дат и времени полей. в которых данные предоставлены в специальном формате, предоставляет ряд дополнительных преимуществ:

• возможна установка различных Форматов поля в окне Свойств поля: 19 июля 1998г.; 19-июл-98; 19.06.98;

• при вводе дат будет выполняться проверка корректности данных.

6. Логические поля

Используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений.

Свойство Формат поля позволит использовать один из встроенных форматов: истина/ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл.

7. Текстовое поле произвольной длины.

Поля МЕМО могут содержать те же типы данных, что и простые текстовые поля. Отличием является то, что размер поля МЕМО не ограничен 255 символами, а может содержать до 65535 символов.

8. Поля объекта OLE

MS Access позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные рисунки (например, эл. таблицу EXCEL, документы MS Word, рисунок, звукозапись).

9. Мастер подстановок

Выбор этого типа данных запускает Мастер подстановок, предназначенный для создания поля, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Свойства полей

Размер поля – задает max размер данных, для хранения которых предназначено заданное поле. Это свойство зависит от типа данных.

Число десятичных знаков

Формат поля – позволяет определить формат представления данных на экран или на печать. Это свойство зависит от типа данных.

Символы для свойства Формат поля

& - в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел.

@ - в данную позицию может быть введен любой символ или пробел;

< - преобразует все символы справа к нижнему регистру;

- преобразует все символы справа к верхнему регистру;

Маска ввода – для текстового, числового и денежного типов данных, а также для типа Дата/Время можно задать маску ввода, которую пользователь увидит на экране при вводе данных. Список шаблонов масок задан, шаблоны можно редактировать. Символ шаблона – это замещающий символ, появляющийся там, где будет вводиться текст.

Символы, используемые для задания маски ввода:

0 – в данную позицию должна быть введена цифра (не допускается ввод знаков + и -, обязательный символ)

9 – в данную позицию может быть введена цифра или пробел (+, - нельзя). Если пользователь не занесет в эту позицию информацию, то MS Access ее пропустит.

 - в данную позицию может быть введена цифра, пробел, + или -. Если пользователь пропустит эту позицию, то MS Access занесет в нее пробел.

L – в данную позицию должна быть введена буква (обязательный символ).

? – в данную позицию должна быть введена буква (в случае пропуска позиции никакая буква не заносится, необязательный символ)

А – в данную позицию должна быть введена буква или цифра (обязательный символ).

а – в данную позицию может быть введена буква или цифра.

"Like" – позволяет задавать константу-строку или константу-символ.

Like "А"???? – значение должно иметь 5 символов и начинаться с буквы А. Автор, Адрес.

! – обозначает, что маска всегда записывается справа налево( обычно слева направо) используется, когда в левой части маски находится код, который записывать не обязательно.

& - обязательный символ) в данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел.

@ - в данную позицию может быть введен любой символ или пробел;

< - преобразует все символы справа к нижнему регистру;

- преобразует все символы справа к верхнему регистру;

Подпись поля – чтобы в таблицах, отчетах, формах, имя поля отличалось, т.е. например было более содержательным.

Значение по умолчанию – данное значение будет автоматически добавляться в поле новой записи (кроме полей типа счетчик, МЕМО, объект OLE)

Условие на значение – задает выражение, которое при вводе или редактировании должно быть истинным.

Например,

>0 - для проверки ввода положительных чисел,

>0 and <1000 - число больше 0 и меньше 1000

between #01.01.00# and #01.01.01# - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001

>#01.01.00# and <#01.01.01# - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до 01.01.2001

between # 01.01.00# and date() - дата находится в диапазоне от 01.01.2000 и до текущей даты

Сообщение об ошибке - если вводимое данное не удовлетворяет условию, то выводится сообщение об ошибке.

Обязательное поле – если в данном поле не может быть 0 или NULL, то выбрать ДА.

Индексированное поле – совпадения не допускаются.

Кроме условий на значение, для каждого поля возможно задание условий на значение всей таблицы. Выбрать кнопку Свойства таблицы на панели инструментов Вид - свойства. Откроется окно Свойства таблицы и в строке Условие на значение, например, [Дата1] <> [Дата2]

По завершении создания таблицы закрыть окно Конструктора (х), затем выделить имя таблицы во вкладка Таблицы и нажать кнопку Открыть;

Тема 2. Поиск и замена данных Поиск данных

Для поиска данных используется команда Правка/Найти или пиктограмма Найти, в которых:

• в поле ввода Образец указиваются данные, которые нужно отыскать;

• кнопки найти и найти далее позволяют найти первое значение по условию, а также перейти к следующим записям с этим условием;

• поле Просмотр определяет направление поиска;

• список Совпадение содержит три установки, которые определяют тип сравнения с образцом: с любой частью поля; поле целиком; с начала поля;

• в средней части окна находятся флажки, которые определяют как будет осуществляться сравнение: с учетом регистра; с учетом формата полей; только в текущем поле.

Примеры:

*55 -найдет значения 5538, 2558, 1355.

п?л – найдет пол, пал, пел, а при выкл. режиме учета регистра ПОЛ, Пол, и т.д.

При поиске дат или номеров телефонов

3##-##-5# желательно включать режим с учетом формата полей, т.к. телефон будет храниться как набор цифр.

.03.  -все даты марта.

[ ]- соответствует любому одному символу из заключенных в скобки:

Р[оаю]машкин – Ромашкин, Рамашкин, Рюмашкин.

! – соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки :

[ !В]етров – Петров, Метров…

[А-I ]033- A033, B033, D033 …

Примеры:

При указании условия поиска Пол и установки режима Совпадение поля целиком будет найдено только слово Пол. В случае режима С начала поля можно найти слова: Полка, Поле, Полтора, Ползком. В случае режима С любой частью поля Сполз. Уполз,…

В случае необходимости поиска символов , ,  необходимо их заключить в квадратные скобки. Например, для поиска слова Образец #3 нужно ввести условие Образец [#]3.

Замена данных

Используется пункт меню Правка/Заменить. Окно аналогично окну Поиск, но появляется дополнительная строка: заменить на. Таким образом, сначала выполняется поиск того текста, который нужно заменить, затем происходит их замена.

Сортировка данных

Сортировку можно выполнить по любому полю. При этом порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в данном поле. Для выполнения сортировки нужно выделить столбец, по которому будет выполнена сортировка и выбрать команду Записи/Сортировка или воспользоваться соответствующими кнопками на Панели инструментов.

Для выполнения сортировки по нескольким полям одновременно, нужно выполнить следующую последовательность действий:

1. Расположить поле, которое вы хотите отсортировать, первым (поле Должность), левее поля, которое вы хотите отсортировать вторым (поле Зарплата);

2. Выделить оба столбца.

3. Нажать кнопку Сортировка на Панели инструментов или вызвать команду Записи/Сортировка.