Материал: Бухгалтерский_учет_ теория_УП_ЭлРес

91

документы

называют

комбинированными

.

Это

, 

например

, 

уже

зна

-

комый

наряд

. 

По

времени

действия

документы

подразделяют

на

разовые

и

на

-

копительные

.

Разовые

 – 

оформляют

одну

хозяйственную

операцию

(

например

, 

материальное

требование

); 

они

содержат

одну

порцию

информации

. 

Накопительные

 – 

действуют

длительный

период

, 

ска

-

жем

, 

целый

месяц

. 

Хорошим

примером

является

лимитно

-

заборная

карта

. 

В

ней

ежедневно

по

мере

выдачи

материалов

складом

цеху

фиксируют

все

выдачи

за

месяц

. 

Карта

выполняет

функции

многих

разовых

материальных

требований

со

значительно

меньшими

затра

-

тами

конторского

труда

. 

Документы

также

подразделяются

на

типовые

и

произвольной

формы

. 

Типовые

 (

стандартные

) – 

это

, 

обычно

, 

часто

употребляемые

документы

. 

Они

разработаны

высококвалифицированными

работни

-

ками

Госкомстата

и

Министерства

финансов

, 

Министерства

по

нало

-

гам

и

сборам

. 

Наличие

типовых

документов

гарантирует

высокое

ка

-

чество

их

формы

, 

облегчает

пользование

ими

, 

освобождает

от

необ

-

ходимости

разрабатывать

формы

документов

, 

облегчает

тиражирова

-

ние

бланков

и

обобщение

информации

.  

Документы

подразделяются

также

по

видам

экономической

дея

-

тельности

и

по

направлениям

работы

бухгалтерии

. 

Соответственно

, 

есть

документы

, 

оформляющие

операции

с

основными

средства

-

ми

;

документы

, 

оформляющие

операции

с

материалами

;

докумен

-

ты

, 

оформляющие

операции

по

труду

и

его

оплате

; 

расчетные

до

-

кументы

и

т

.

д

. 

9.3. 

Защита

информации

Защита

информации

 – 

постоянно

актуальная

функция

бухгалте

-

рии

на

любом

ее

участке

, 

на

любом

этапе

учетных

процедур

. 

На

уровне

первичных

документов

защита

информации

достигается

не

-

сколькими

способами

.  

Экземплярность

.

Практически

все

документы

составляют

в

не

-

скольких

экземплярах

. 

Наличие

нескольких

экземпляров

существен

-

но

уменьшает

риск

утраты

информации

и

позволяет

каждому

пользо

-

вателю

отражать

в

учете

операцию

. 

92

Идентификация

.

Она

достигается

наличием

ранее

упомянутых

реквизитов

, 

идентифицирующих

документ

: 

наименование

, 

номер

, 

да

-

та

составления

и

т

.

д

. 

Идентифицирует

документ

также

физическая

принадлежность

к

общему

носителю

информации

; 

например

, 

чек

и

корешок

чековой

книжки

, 

приходный

кассовый

ордер

и

квитанция

к

нему

, 

облигация

и

купон

к

ней

. 

Подпись

ответственного

лица

свидетельствует

о

достоверности

содержания

документа

, 

оттиск

печати

удостоверяет

подлинность

подписи

. 

Полномочием

удостоверять

подлинность

подписи

оттиском

печати

наделен

начальник

канцелярии

предприятия

. 

Регламентация

отношения

к

ошибкам

.

В

денежных

докумен

-

тах

вообще

недопустимы

никакие

исправления

. 

В

регистре

исправле

-

ние

ошибок

должно

быть

обосновано

и

подтверждено

подписью

ли

-

ца

, 

внесшего

исправление

, 

с

указанием

даты

исправления

. 

Регистрация

документов

.

Каждый

документ

подлежит

регист

-

рации

. 

Это

значит

, 

что

основные

реквизиты

каждого

первичного

до

-

кумента

при

появлении

его

на

предприятии

заносят

в

специальный

журнал

. 

Описи

документов

. 

С

целью

предотвращения

утраты

докумен

-

тов

при

передаче

их

от

одного

пользователя

другому

составляют

опись

документов

в

двух

экземплярах

: 

по

одному

для

каждого

участ

-

ника

операции

. 

Содержание

регистров

бухгалтерского

учета

и

внутренней

бух

-

галтерской

отчетности

является

коммерческой

тайной

. 

Хранение

документов

бухгалтерского

учета

Организации

обязаны

хранить

первичные

учетные

документы

, 

регистры

бухгалтерского

учета

и

бухгалтерскую

отчетность

в

течение

устанавливаемых

сроков

, 

но

не

менее

пяти

лет

. 

Рабочий

план

счетов

бухгалтерского

учета

и

другие

документы

учетной

политики

, 

процедуры

кодирования

, 

программы

машинной

обработки

данных

 (

с

указанием

их

использования

) 

должны

храниться

организацией

не

менее

пяти

лет

после

года

, 

в

котором

они

использо

-

вались

для

составления

бухгалтерской

отчетности

в

последний

раз

. 

Ответственность

за

организацию

хранения

учетных

документов

, 

регистров

бухгалтерского

учета

и

бухгалтерской

отчетности

несет

руководитель

организации

. 

93

9.4. 

Регистры

бухгалтерского

учета

Бухгалтерский

учет

на

предприятии

можно

рассматривать

как

ин

-

формационную

систему

, 

у

которой

на

входе

 – 

первичные

документы

, 

а

на

выходе

 – 

баланс

, 

другие

отчеты

, 

многочисленные

и

разнообразные

справки

. 

Преобразование

входных

данных

в

выходные

  (

результатив

-

ные

), 

т

.

е

. 

обработку

исходных

данных

, 

осуществляют

с

помощью

но

-

сителей

информации

, 

именуемых

регистрами

бухгалтерского

учета

. 

Регистры

бухгалтерского

учета

предназначены

для

систематиза

-

ции

и

накопления

информации

, 

содержащейся

в

принятых

к

учету

первичных

документах

, 

для

отражения

на

счетах

бухгалтерского

учета

и

в

бухгалтерской

отчетности

. 

Хозяйственные

операции

должны

отражаться

в

регистре

в

хроно

-

логической

последовательности

и

группироваться

по

счетам

бухгал

-

терского

учета

. 

Операции

обработки

данных

. 

Исходных

данных

у

каждого

предприятия

существует

множество

; 

их

объемы

исчисляются

многи

-

ми

тысячами

документов

. 

Особое

место

в

обработке

учетной

информации

занимает

такси

-

ровка

, 

т

.

е

. 

переход

от

натуральных

показателей

к

денежным

путем

умножения

меры

объекта

в

натуральных

единицах

на

цену

единицы

. 

Тем

самым

достигается

обобщение

данных

о

разнотипных

объектах

. 

Регистр

бухгалтерского

учета

–

это

носитель

информации

, 

с

по

-

мощью

которого

исходные

данные

регистрируют

, 

подвергают

обра

-

ботке

с

целью

формирования

показателей

разной

степени

обобщения

(

детализации

), 

хранят

исходные

, 

промежуточные

и

результативные

показатели

, 

чтобы

представить

их

пользователям

. 

По

назначению

регистры

подразделяются

на

хронологические

и

системные

. 

Хронологические

регистры

. 

Предназначены

для

регистрации

первичных

документов

. 

Регистрацию

осуществляют

в

хронологиче

-

ском

порядке

, 

т

.

е

. 

по

мере

поступления

документов

. 

Таким

образом

, 

хронологические

регистры

служат

для

защиты

информации

. 

Как

правило

, 

хронологические

регистры

выполняют

еще

одну

, 

и

притом

важную

, 

функцию

: 

в

них

указывают

проводку

, 

которую

затем

надо

выполнить

в

системном

регистре

синтетического

учета

. 

Системные

регистры

синтетического

учета

.

Предназначены

для

получения

обобщенных

показателей

с

помощью

системы

бухгал

-

94

терских

счетов

. 

Иначе

говоря

, 

системные

регистры

 – 

это

поля

бухгал

-

терских

счетов

. 

Классическим

примером

такого

регистра

является

Главная

книга

(

ГК

). 

В

ГК

столько

разворотов

, 

сколько

у

фирмы

счетов

. 

Левая

стра

-

ница

 – 

это

Дебет

счета

, 

а

правая

 – 

Кредит

. 

Очевидно

, 

здесь

любая

проводка

должна

быть

записана

на

двух

разворотах

: 

на

одном

 – 

по

Дебету

, 

а

на

другом

 – 

по

Кредиту

корреспондирующих

счетов

. 

Итак

, 

каждый

разворот

ГК

 – 

это

поле

одного

из

бухгалтерских

счетов

. 

Другим

классическим

примером

синтетического

системного

ре

-

гистра

являются

журналы

-

ордера

 (

ж

/

о

). 

Каждый

ж

/

о

представляет

со

-

бой

кредитовую

сторону

какого

-

либо

счета

. 

Далее

следует

пример

та

-

кого

регистра

. 

Журнал

-

ордер

по

Кредиту

счета

 60 «

Расчеты

с

поставщиками

и

подрядчиками

» 

за

 _________ 

месяц

 1996 

г

. 

Запись

Документ

-

основание

записи

Содержание

записи

В

Дт

счетов

Всего

по

К

-

ту

сч

. 60 

№

Дата

  

 07 

10 

1 3 

Приходный

ордер

№

 32 

склада

№

 4 

От

фирмы

 «

Ангара

» 

поступил

картон

 50  50 

2 8 

Приходный

ордер

№

17 

склада

№

 7  

От

фирмы

 «

Деталь

» 

поступили

дрели

49   49 

3 11 

Приходный

ордер

№

 33 

склада

№

 4 

От

фирмы

 «

Ангара

» 

поступил

картон

 121 121 

4 16 

Приходный

ордер

№

 34 

склада

№

 4 

От

фирмы

 «

Ангара

» 

поступил

картон

 35  35 

5 21 

Приходный

ордер

№

 33 

склада

№

 4 

От

фирмы

 «

Ангара

» 

поступил

картон

 73  73 

6 27 

Приходный

ордер

  

№

 18 

склада

№

 7 

От

фирмы

 «

Деталь

» 

поступили

рубанки

  

44   44 

Всего

за

месяц

 93 

279 

372 

При

такой

записи

регистр

показывает

не

только

кредитовый

обо

-

рот

данного

счета

, 

но

и

слагаемые

этого

оборота

по

корреспонди

-

рующим

счетам

. 

Системные

регистры

аналитического

учета

Главная

книга

и

журналы

-

ордера

обобщают

данные

по

каждому

счету

и

субсчету

. 

Они

не

дают

сведений

о

каждом

станке

, 

компьюте

-

ре

, 

здании

, 

поставщике

, 

покупателе

, 

работнике

и

т

.

д

. 

Такие

сведения

95

обеспечивают

регистры

аналитического

учета

. 

Типичная

форма

таких

регистров

 – 

это

картотеки

. 

Есть

, 

например

, 

картотека

объектов

основных

средств

. 

В

ней

столько

карточек

, 

сколько

у

фирмы

объектов

основных

средств

. 

Каж

-

дая

карточка

содержит

множество

сведений

о

данном

объекте

: 

его

наименование

, 

стоимость

, 

завод

-

изготовитель

, 

дату

поступления

в

данную

фирму

, 

все

сведения

о

ремонтах

и

т

.

д

., 

вплоть

до

причины

выбытия

. 

Есть

картотека

материалов

. 

В

ней

столько

карточек

, 

сколько

у

фирмы

видов

материалов

. 

В

каждой

карточке

фиксируют

все

случаи

поступления

-

выбытия

, 

а

потому

всегда

известно

, 

сколько

материалов

данного

вида

имеется

в

наличии

. 

Есть

картотека

поставщиков

. 

В

ней

на

каждого

поставщика

от

-

дельная

карточка

, 

в

которой

учитывают

все

случаи

увеличения

за

-

долженности

перед

поставщиками

и

погашения

ее

, 

а

потому

всегда

известно

состояние

расчетов

с

каждым

поставщиком

 (

подрядчиком

) 

в

отдельности

. 

Есть

картотека

лицевых

счетов

. 

В

ней

столько

карточек

, 

сколько

у

фирмы

работников

. 

В

карточку

заносят

все

сведения

о

заработке

работника

и

удержаниях

из

нее

. 

Фирма

может

вести

и

другие

картотеки

. 

Во

многих

случаях

носитель

информации

может

выполнять

функции

и

хронологического

, 

и

системного

регистров

. 

Это

комбини

-

рованные

регистры

. 

Примером

могут

служить

вышеупомянутые

жур

-

налы

-

ордера

. 

 
 

9.5. 

Фактура

регистров

и

способы

записей

в

них

По

внешнему

виду

регистры

делят

на

книги

, 

журналы

, 

картотеки

и

свободные

листы

. 

Регистры

могут

быть

в

виде

съемных

и

жестких

дисков

ПЭВМ

. 

Бланки

регистров

могут

быть

разграфлены

от

руки

, 

изготовлены

типографским

способом

, 

сконструированы

с

помощью

редактора

тек

-

ста

. 

Регистры

заполняют

от

руки

или

же

бухгалтер

вводит

данные

с

клавиатуры

, 

а

в

регистр

они

попадают

автоматически

, 

согласно

бух

-

галтерской

программе

для

ПЭВМ

.