Электронная Книга поступлений, создаваемая в программе Microsoft Excel, зарекомендовала себя как позитивная форма работы с коллекционным материалом. Это удобный и наглядный ввод информации, быстрый поиск нужного материала, выполнение задач по систематизации коллекций, точному определению их численности и т. д. Кроме того, подобная форма данного музейного документа позволяет квалифицированно и в короткий срок создать учетный документ следующего уровня - Инвентарную книгу. Для этого необходимо в предварительно созданной копии Книги поступлений выполнить сортировку документов по одному из ключевых параметров отбираемого «инвентаря», например ключевому слову: «медаль». Затем скопировать все уже описанные в соответствии с требуемой структурой памятники и включить их в Инвентарную книгу. Инвентарные книги коллекций музеев истории вуза могут быть классифицированы по целому ряду признаков - мемориальному, типу памятников (документы, награды, фотоматериалы) и т.д. Книга поступлений и Инвентарные книги также реализуются в печатном варианте, прошиваются и скрепляются печатью согласно инструкции.
На следующем этапе предполагается конвертирование полученных результатов работы в Microsoft Excel в базу данных электронного каталога, которая включает систему регистрации, хранения, пополнения и просмотра информации в форме, удобной для пользователя. Функции электронного каталога - хранение описания и изображения экспонатов, их классификация, осуществление быстрого поиска и выборка экспонатов по заданным признакам, т.е. то, что поможет квалифицированно подобрать материал для создания будущей экспозиции. В базе данных электронного каталога можно создавать любое количество карточек для описания экспонатов - научных паспортов музейных предметов.
В условиях развития современного общества вопросы применения электронных технологий в учетно-фондовой работе признаются актуальными рядом музееведов, деятельность которых так или иначе связывалась с научной обработкой коллекционных материалов. Как правило, создание рукописных вариантов книг поступлений, инвентарных книг, научных паспортов занимает очень много времени и проводится в крупных музеях, где в каждом отделе специальный штатный сотрудник их заполняет. В небольших ведомственных музеях с ограниченным числом персонала в лучшем случае из всего перечня документов учета имеется в наличии рукописная книга поступлений, в которой не только отсутствует классификация музейных коллекций, но зачастую не подразделяются предметы основного и научно-вспомогательного фондов.
Исходя из результатов обследования музеев части региона Западной Сибири можно заключить, что трудоемкость и неперспективность ведения учетно-фондовой документации без применения компьютерных технологий в сочетании с низкой оплатой труда работников музеев приводят к тому, что учетом и хранением неоценимого историко-культурного наследия в музеях истории вузов занимаются преподаватели-совместители, бывшие сотрудники кафедр и нынешние пенсионеры, но не специалисты музейного дела. К сожалению, в настоящее время вопрос о планомерном использовании электронных вариантов музейной документации до настоящего времени остается открытым. Как показывают результаты исследования, учетно-фондовая работа является фундаментом музейной деятельности, и от того, как она организована, зависит и научное проектирование экспозиции, и квалифицированная экскурсионная деятельность, и сохранность для последующих поколений части невосполнимого историко-культурного наследия.
Результаты исследований показали необходимость решения проблемы по учету и хранению памятников, хранящихся в музеях истории вузов Западной Сибири. В первую очередь недостаточное количество штатных единиц должно компенсироваться наличием компьютерной техники. В таком случае при наличии разработанной электронной документации к атрибуции и учету музейных предметов могут привлекаться студенты под руководством сотрудника музея. Такая практика имеет место в Отделе истории вуза Кемеровского государственного университета.
Применение информационных методов при работе с коллекциями, способность привлечь студентов к сохранению памятников также способствуют внедрению историко-культурного наследия в учебный и научно-образовательный процессы. Музейное коллекционное собрание приобретает свойство мобильности путем перевода его в электронный вид. Информатизация музейной деятельности способна не только усовершенствовать отдельные аспекты деятельности вузовских музеев, но и повысить его социальный статус в целом и усилить учебно-воспитательную функцию в деле подготовки специалистов в различных областях науки.
Таким образом, феноменальность музейной коллекции по истории вуза заключается в своеобразном единстве сосредоточенного в них материального и нематериального историко-культурного наследия. Результаты анкетирования показали, что перспективы развития музеев истории вузов связаны с совершенствованием форм работы музеев в соответствии с требованиями времени. Востребованность коллекционных материалов по истории вузов в современных условиях обусловлена естественной реакцией на потребности общества в сохранении, эффективном использовании и воспроизводстве историко-культурного наследия, связанного с процессами просвещения, образования и воспитания. Учетно-фондовая работа, являющаяся фундаментальной основой всей деятельности музеев должна быть организована в музеях истории вузов на научной основе. Только в этом случае региональная часть историко-культурного наследия страны может быть исследована во всех аспектах, реализована в современной жизни и сохранена для последующих поколений.