В традиционном информационном обеспечении можно выделить три основных подсистемы:
документационное обеспечение управления, представленное в виде различных унифицированных систем управленческой документации;
информационно-справочные фонды организации;
устный обмен информацией.
Информационная управленческая система, функционирующая по существу как автоматизированная система управления (АСУ), существенно отличается от системы обработки данных. Системы обработки данных традиционно поддерживали операционные решения, которые в большей мере поддаются программированию и принимаются обычно на низких организационных уровнях управления. В отличие от них автоматизированные системы управления (АСУ) представляют из себя определенную сеть, использующую компьютеры, чтобы поставлять руководству информацию, необходимую для принятия непрограммируемых решений, касающихся проблем, далеких от ясности. Примерами непрограммируемых решений могут быть решения, связанные с текучестью кадров в учреждении или с недоплатой налогов в государственную казну. По мере продвижения вверх по ступеням организационно-управленческой иерархии процесс принятия решений становится все более непрограммируемым, а потому нуждается в использовании АСУ. Нельзя при этом забывать, что люди, являющиеся специалистами - неотъемлемая часть АСУ, поскольку они привносят в нее существенный объем знаний, интеллекта и опыта, необходимые для принятия непрограммируемых управленческих решений.
В реестре современных информационных технологий существенное значение имеют системы управления базами данных (СУБД). Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить системный, интегрированный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства. Автоматизированные рабочие места, разрабатываемые на основе микрокомпьютерной и телекоммуникационной технологии, дают возможность менеджерам получить доступ к СУБД, к текстовым редакторам, экспертным системам, электронной почте. Они существенно сокращают объем рутинных, повторяющихся и утомительных операций, высвобождая значительную часть времени специалиста, занимающегося управленческой деятельностью, для более важных дел.
Квалифицированное применение современных информационных технологий дает возможность обеспечить качественную эффективность, количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности. Если говорят о качественной эффективности, то имеют в виду достижение наилучшего из возможных результатов управленческой деятельности. Количественная эффективность воплощается в достижении наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда или снижению темпов инфляции. Рентабельность означает наилучшее соотношение между показателями на входе и выходе системы, например, соотношение между затратами и полученными результатами. Экономичность означает минимальную затрату ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения.
Подводя итог, нужно отметить, что, как и в любой сфере жизнедеятельности человека, в области применения информационных технологий на практике управленческой деятельности необходимо компетентное и энергичное руководство.
Глава 2. Анализ администрации ПГТ Пески и информационного обеспечения. Поиск путей оптимизации информационного обеспечения администрации ПГТ Пески Коломенского района Московской области
2.1 Краткая характеристика администрации ПГТ Пески
Администрация ПГТ Пески разрабатывает «…проекты бюджета, планов и программ социально-экономического, исполняет бюджет и представляет отчет о его исполнении, обеспечивает функционирование муниципального жилищно-коммунального хозяйства и транспорта, муниципальных учреждений, здравоохранения, образования, культуры, других муниципальных учреждений; распоряжается и управляет муниципальной и иной переданной в управление городского поселения собственностью; ведет территориальный кадастр, техническую инвентаризацию движимого и недвижимого имущества; разрабатывает предложения о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных предприятий и учреждений; утверждает уставы муниципальных предприятий, организаций, учреждений; осуществляет исполнение государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города; выполняет функции заказчика по муниципальным контрактам на выполнение подрядных работ (оказание услуг, поставку товаров) для нужд муниципального образования; готовит и представляет на его рассмотрение проекты правовых актов; создает в установленном порядке рабочие группы и коллегии, консультативные общественные и экспертные советы, привлекает на договорной основе научные организации, ученых и специалистов к решению проблем по вопросам местного значения; взаимодействует с органами государственной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями, а также с должностными лицами и гражданами по предметам своего ведения; представляет интересы муниципального образования в судах общей юрисдикции и арбитражном суде по вопросам ведения; выдает разрешение на вступление в брак лицам, достигшим возраста 16 лет, по основаниям, предусмотренным Семейным кодексом РФ; организует работу по осуществлению опеки и попечительства над детьми, оставшимися без попечения родителей, и иными гражданами, в соответствии с ГК РФ и Семейным кодексом, иными нормативными правовыми актами; организует работу по военно-патриотическому воспитанию молодежи и призыв граждан на военную службу; участвует в пределах ведения в ликвидации чрезвычайных ситуаций и последствий стихийных бедствий; рассматривает обращения граждан и юридических лиц, принимает по ним необходимые меры, ведет прием граждан и представителей организаций по вопросам, отнесенным к ее ведению».
Рассмотрим организационную структуру администрации ПГТ Пески.
Организационная структура - это структура объекта, в которой элементами являются подразделения или отдельные участники системы, а связи выражают включенность участников или подразделений в другие подразделения.
В администрации ПГТ Пески всего 11 сотрудников, один из которых является руководителем - это значит, что в данном учреждении используется одна из простых структур управления, которая называется линейной.
Линейная организационная структура - самая простая бюрократическая иерархическая структура управления. В простейшем виде она состоит из руководителя предприятия и нескольких подчиненных работников. Любая организационная структура не идеальна по содержанию, поэтому нужно отметить и плюсы, и минусы линейной структуры, которая используется в администрации пгт Пески.
Преимущества линейной организационной структуры:
четкая система взаимных связей функций и подразделений;
четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
ясно выраженная ответственность;
быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих;
согласованность действий исполнителей;
оперативность в принятии решений;
простота организационных форм и четкость взаимосвязей;
минимальные издержки производства и минимальная себестоимость выпускаемой продукции.
К недостаткам линейной структуры можно отнести:
отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;
в работе руководителей практически всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;
перегрузка управленцев верхнего уровня;
тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении - проблем, требующих участия нескольких подразделений;
малая гибкость и приспособляемость к новой ситуации;
Учитывая плюсы и минусы данной структуры, можно сделать вывод, что линейная организационная структура идеально подходит для администрации поселка городского типа Пески.
Объектами управления администрации являются: Дом культуры, библиотека, МД ОУ детский сад общеразвивающего вида № 12 "Искорка", начальная школа, МОУ Песковская средняя общеобразовательная школа, почта, аптека, МУЗ Коломенская центральная районная больница «Песковская поликлиника».
Являясь нижней ступенью в системе органов муниципальной власти, администрация ПГТ Пески играет важную роль в осуществлении местного самоуправления.
.2 Информационное обеспечение администрации ПГТ Пески
В настоящее время в администрации ПГТ Пески пройден первый этап решения задачи информатизации функций управления: разработки автономных автоматизированных рабочих мест (АРМов) сотрудников администрации города на базе персональных компьютеров, и идет активный процесс компьютеризации функций управления в рамках отдельных органов и организаций на базе локальных вычислительных сетей (ЛВС), территориальных (первичных) и отраслевых баз данных (БД) и создание первичных сетей связи и телекоммуникаций.
В структурах поселкового управления, созданы информационные компьютерные системы, которые функционируют, как правило, разобщено. Это приводит к дублированию работ, низкой эффективности создаваемых систем, избыточности первичной информации, многократному ее вводу, низкой достоверности, значительному удорожанию разработок и эксплуатации систем. Ведомственная разобщенность затрудняет обмен информации и доступ к ней, что сильно осложняет информационное обеспечение деятельности лиц, принимающих решения. Коэффициент использования существующей вычислительной техники не превышает 10-15%. В настоящее время ведутся работы по созданию информационной системы администрации ПГТ Пески для увеличения коэффициента использования техники.
Исходя из задач, стоящих перед администрацией ПГТ Пески по социально-экономическому развитию поселения основными целями создания информационной системы администрации являются:
нормативно-правовое регулирование и программно-техническое обеспечение порядка владения, распоряжения и использования информационных ресурсов, принадлежащих поселению;
сокращение сроков подготовки и принятия обоснованных управленческих решений;
повышение собираемости налогов, обоснованности и формирования доходной и расходной части бюджета и оперативного отслеживания его исполнения;
достоверный учет расхода бюджетных средств на предоставление льгот, пособий и субсидий населению;
реализация адресной социальной помощи малообеспеченным слоям населения;
информационное взаимодействие с федеральными и муниципальными органами управления для обеспечения согласованной социально-экономической политики;
повышение оперативности прохождения документов в администрации ПГТ Пески, усиление контроля исполнительской деятельности ее сотрудников;
повышение эффективности использования существующих информационных и телекоммуникационных систем и средств в администрации ПГТ Пески, сокращение затрат на их эксплуатацию за счет включения их в единую информационную систему.
Основной функцией системы является информационное и телекоммуникационное обеспечение решения задач управления социально-экономическим развитием поселения. При реализации этой функции система должна обеспечивать:
формирование единого информационного пространства администрации ПГТ Пески, интеграцию информационных ресурсов на основе технологии децентрализованного ведения и множественного доступа к данным;
функционирование и развитие существующих информационных и информационно-справочных систем территориальных и отраслевых органов управления;
выход в федеральные и международные информационные сети;
мониторинг социально-экономического положения поселения;
предоставление полного набора современных телекоммуникационных услуг (цифровой телефон, электронная почта, передача данных, телеконференции и т.д.);
информационную безопасность администрации поселения, в основе которой лежит защита информации и дифференцированный доступ к телекоммуникационным средствам и базам данных, в зависимости от статуса и функциональных обязанностей пользователей системы;
единый автоматизированный документооборот администрации ПГТ Пески с контролем исполнительской дисциплины исполнителей;
статистическую и аналитическую обработку социально-экономической информации.
Таким образом, ситуация с информационным обеспечением в администрации ПГТ Пески на данный момент не может считаться удовлетворительной. В следующем параграфе указаны некоторые предложения для исправления данной проблемы.
.3 Предложения для оптимизации информационного обеспечения в администрации ПГТ Пески
Пути достижения целей политики в области информатизации для обеспечения муниципального управления в администрации ПГТ Пески следующие:
создание единой телекоммуникационной среды, обеспечивающей согласованное информационное взаимодействие органов управления, предприятий и организаций ПГТ Пески, федеральных органов власти и управления и выход в международные информационные сети;
создание системы кадастров, формирование ведения и использования баз данных, предметной документированной информации с территориальной привязкой об объектах и субъектах инфраструктуры, их отношениях в структуре управления и других сферах;
создание системы единого документооборота администрации ПГТ Пески, для обеспечения оперативного обмена основными видами документированной информации и контроля исполнительской деятельности;
проведения единой политики информационного развития всех структурных подразделений администрации ПГТ Пески, ликвидации дубляжа работ, исключения нерационального использования компьютерной техники и повышения эффективности использования трудовых ресурсов при сокращении времени на сбор и анализ необходимой информации для формирования статистической отчетности и принятия управленческих решений;
разработку нормативно-правового обеспечения по владению, ведению и использованию информационных ресурсов;
создание методологии и средств обеспечения информационной безопасности при передаче, обработке и предоставлении информации;
повышение уровня информационной культуры сотрудников администрации ПГТ Пески, создание системы обучения использованию новых информационных технологий в их деятельности;
обеспечение упорядочения и учета, а также сокращения затрат при разработке, внедрении, использовании информационных систем и информационных ресурсов, организация централизованных закупок, сервисного технического обслуживания, концентрация объемов и источников финансирования.
Предложенные меры направлены на решение проблем со сложившейся ситуацией и оптимизации информационного обеспечения в администрации ПГТ Пески. Выполнение предложенных мер приведет к повышению качества работы и производительности сотрудников администрации, упрощению доступа к информации, сокращению числа ошибок, отсутствию дублирования информации и т.д.