Содержание
Введение
Глава 1. Организация учета электронных документов
.1 Основные особенности нормативного и методического обеспечения архивного хранения электронных документов
.2 Общие требования к организации и проведению учета электронных архивных документов
.3 Инновационные требования к учету электронных документов в делопроизводстве и архиве организации
Глава 2. Анализ методов учета электронных документов
.1 Характеристика проведения учета электронных документов в организации
.2 Основные методы учета электронных документов
Заключение
Список использованной литературы
Приложения
Введение
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
Сегодня документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии.
Актуальность темы. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.
Одной из важнейших проблем современного архивного дела является проблема организации хранения архивных электронных документов. Несмотря на то, что эта проблема возникла не сегодня (проблема активно обсуждается специалистами в течение ряда лет) до настоящего времени фактически отсутствуют нормативные и методические документы, определяющие порядок архивного хранения электронных документов. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хотя и исходят из посылки, что в состав Архивного фонда Российской Федерации включаются документы независимо от вида носителя, фактически не содержат положений, определяющих порядок комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования архивных электронных документов.
Цель курсовой работы - проанализировать инновационные методы учета электронных документов.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:
рассмотреть организацию учета электронных документов;
провести анализ методов учета электронных документов.
Объектом исследования выступает электронный документ.
Предметом исследования являются методы учета электронных документов.
Теоретической основой для исследования послужили труда отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики архивоведения, справочные и нормативные материалы по исследуемой проблеме.
В качестве методов при проведении исследования
были выбраны сочетание абстрактно-теоретического анализа, восхождение от
анализа к синтезу, наблюдение, сравнение, изучение документационных источников.
Глава 1. Организация учета электронных
документов
.1 Основные особенности нормативного и
методического обеспечения архивного хранения электронных документов
Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (22 октября 2004 г. №125-ФЗ) лишь обозначает включение электронных документов в Архивный фонд РФ. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в "Основных правилах работы организаций" (2002), "Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации" (проект, 2003) и "Основных правилах работы с научно-технической документацией в архивах организаций" (проект,2004г).
Однако, несмотря на то, что в этих Правилах отражен определенный опыт работы с электронными документами в архивах, их рекомендации недостаточны для решения многих проблем, которые могут проявиться при организации долговременного хранения электронных документов (обеспечении сохранности, учете, описании и т.д.). В частности, в них полностью отсутствуют механизмы обеспечения сохранности и подлинности электронных документов в долговременной перспективе, в то время как вся система учета и описания должны быть ориентированы на решение именно этих задач.
Еще в 1980-х гг. в нашей стране был подготовлен ряд ГОСТов, касающихся оборота и хранения машиночитаемых документов:
ГОСТ РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях.
ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. Однако эти ГОСТы давно морально и технологически устарели, так что в полном объеме их применение невозможно.
В 2005 г. во ВНИИДАД подготовлен проект "Рекомендаций о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов", которые подробно касаются большинства проблем архивного хранения электронных документов. Есть надежда, что он будет одобрен Росархивом и опубликован в качестве методическим рекомендаций. Среди зарубежных практических разработок следует отметить две наиболее полезные, которые затрагивают организацию работы с электронными документами как на этапе делопроизводства, так и в архиве:
"Model Requirements for The Management of Electronic Records. European Communities, 2001", "Общие требования к работе с электронными документами". Европейская Комиссия. Рекомендации по управлению электронными документами.
"Electronic Records: a Workbook for Archivists", 2005. International Council on Archives. Committee on Current Records in an Electronic Environment ("Электронные документы: рабочая книга архивистов", 2005. Комиссия по современным документам в электронной среде Международного комитета по делам архивов).
Условия и режимы хранения носителей с электронной информацией регламентируются следующими стандартами ISO:
ISO 18921. Imaging Materials. Compact Disc (CD-ROM). Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Компакт-диски CD-ROM. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).
ISO 18923:2000. Imaging Materials. Polyester-Base Magnetic Tape. Storage Practices (Полиэфирные магнитные ленты. Правила хранения).
ISO 18925:2002. Imaging Materials. Optical Disc Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения).
ISO 18926. Imaging Materials. Life Expectancy of Information Stored on Magneto-Optical (MO) Discs. Method for Estimating, Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Долговечность информации, хранящейся на магнитооптических дисках. Метод оценки, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).
ISO 18927:2002. Imaging Materials. Recordable Compact Disc Systems. Method for Estimating the Life Expectancy Based on the Effects of Temperature and Relative Humidity (Материалы для получения изображения. Компакт-диски с однократной записью информации. Метод оценки долговечности, основанный на эффектах связанных с температурой и влажностью).
ISO 18933. Imaging Materials. Magnetic Tape. Care and Handling (Магнитная лента. Хранение и обращение).
В целом, следует признать, что в настоящее время
нормативно-методическое обеспечение работы с электронными документами, особенно
на федеральном уровне отстает от ее информационно-технологического обеспечения.
Существующие на сегодняшний день нормативные документы охватывают далеко не
полный объем проблем, и регламентируют далеко не все вопросы, возникающих в
процессе работы с документацией. В России до сих пор не принят единый нормативный
акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных
документов.
.2 Общие требования к организации и проведению
учета электронных архивных документов
Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения - контейнер электронного документа. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные документы и описи электронных документов, дел. Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных 22 документов учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. При хранении электронных документов на физически обособленных материальных носителях архивный шифр обозначается на вкладыше футляра единицы хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
При хранении электронных документов в информационной системе архива организации архивный шифр включается в метаданные контейнера электронного документа. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:
номер фонда, в состав которого включены электронные документы;
номер описи электронных дел, документов;
номер единицы хранения электронных документов (контейнера электронного документа) по описи электронных дел, документов;
отметка о статусе экземпляра электронных документов: (осн.) - основной, (раб.) - рабочий. При учете электронных документов в учетных документах отражаются данные об объеме контейнера электронного документа в мегабайтах (Мб), контрольной сумме, подтверждающей целостность контейнера электронного.
В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. Учет электронных документов в архиве организации может вестись в информационной системе архива. Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы:
книга учета поступлений и выбытия электронных документов;
лист фонда (раздел 3 "Лист учета электронных документов фонда");
описи электронных дел, документов;
реестр описей.
При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступлений и выбытия электронных документов указывается:
порядковый номер записи;
дата поступления или выбытия документов;
наименование организации, структурного подразделения, от которого поступили или выбыли документы;
наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы;
название и номер фонда, описи поступивших или выбывших электронных документов;
крайние даты поступивших или выбывших электронных документов, включенных в опись;
контрольная сумма, объем в Мб электронных документов отдельно по поступившим и выбывшим документам постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
количество поступивших (выбывших) документов с указанием статуса экземпляра документов (осн. - основной, раб. - рабочий), если поступили или выбыли документы на физически обособленных материальных носителях.
При первом поступлении электронных документов в архив организации лист фонда дополняется разделом 3 "Лист учета электронных документов фонда".
Опись электронных дел, документов является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных документов и 24 электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив. В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (контейнеров электронных документов) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами. Подлинник описи электронных дел, документов оформляется на бумажном носителе. В конце описи электронных дел, документов оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных / рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют описи электронных документов структурных подразделений, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи электронных дел, документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Описи структурных подразделений подлежат хранению до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение. Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей. Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда.
В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел;
в состав дела фонда могут быть включены рабочие 25 инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на хранение в государственный (муниципальный) архив;
акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния электронных документов, проверки физического и технического состояния электронных документов);
о неисправимых повреждениях электронных документов;
о технических ошибках в учетных документах;
о создании дополнительного рабочего экземпляра электронных документов;
о копировании электронных документов;
проведении конвертирования или миграции электронных документов и др.);
акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах.
Все документы в деле фонда располагаются в
хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется
внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется
заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и
внутренняя опись пересоставляются.
.3 Инновационные требования к учету электронных
документов в делопроизводстве и архиве организации
Цели и задачи развития архивного дела определяются концепцией долгосрочного социально-экономического развития, стратегией развития информационного общества, концепцией формирования электронного правительства и др.
Целью развития архивного дела в долгосрочной перспективе является достижение архивами уровня, отвечающего потребностям и нуждам современного информационного общества.
В соответствии с названной целью необходимо решить следующие задачи развития архивного дела.
1. Совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления.
Документационное обеспечение управления служит важнейшим средством и инструментом эффективного управления, обеспечивающим связь государственных органов с подведомственными организациями, населением, бизнес-сообществом, общественными организациями и т.д. Ни одно управленческое решение на любом уровне власти не может быть принято и реализовано без фиксации в соответствующих документах. В этой связи государство должно вернуть себе роль активного регулятора процессов документирования.
В условиях перехода на электронный документооборот необходимо создание полноценного механизма управления делопроизводством, являющимся базой архивного дела, для чего потребуется:
установление на общегосударственном уровне единых принципов организации, унификации и стандартизации документации, архивных и делопроизводственных служб и единой системы электронного документооборота в государственном управлении, позволяющей с наименьшими затратами оптимизировать и рационализировать документооборот в условиях перехода на безбумажное документирование;