акта приема-передачи электронных документов на хранение;
акта приема на хранение электронных документов личного происхождения.
Учет выбытия электронных архивных документов из архива осуществляется в соответствии с Правилами и на основании:
акта о выделении к уничтожению единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению;
акта о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов;
акта приема-передачи электронных документов на хранение (в другой государственный архив);
акта о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны;
акта возврата электронных документов собственнику.
При выбытии отдельных единиц учета электронных документов в соответствующей описи делается новая итоговая запись, где указываются выбывшие единицы учета. Архив может ввести дополнительно вспомогательные учетные документы для учета электронных документов. В их состав могут входить:
книга учета дополнительных экземпляров электронных документов;
лист учета электронных документов фонда.
Книга учета дополнительных экземпляров электронных документов ведется в случае, если в государственном (муниципальном) архиве создаются дополнительные экземпляры электронных документов:
рабочие (взамен вышедшего из строя рабочего экземпляра или для фонда пользования).
Лист учета электронных документов фонда является дополнением к листу фонда и может составляться по форме (Приложение 2).
Учетные документы могут вестись в электронном виде в информационной системе архива.
Сохранность электронных архивных документов обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов их хранения (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, пожарного и охранного режимов), применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, упаковка), а также рациональной организацией хранения, включающей размещение документов в архивохранилище, соблюдение порядка выдачи документов из хранилища, проверку наличия и контроль технического состояния электронных документов.
Обеспечение сохранности электронных документов включает также необходимость создания дополнительных копий рабочих экземпляров, а также защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ ("вирусов" и т.п.), от вредного воздействия окружающей среды.
Мероприятия по обеспечению сохранности электронных документов должны соответствовать общим требованиям, изложенным в правилах, с учетом специфики электронных документов.
Архивохранилище электронных документов должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Системы кондиционирования (естественная или искусственная вентиляция) должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения электронных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
В архивохранилище электронных документов не допускается хранение электронных документов с магнитным рабочем слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах, в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400А/М. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей. Обеспечение сохранности электронных документов в архиве предусматривает создание и соблюдение нормативно установленных условий и режимов их хранения.
Каждый физически обособленный материальный носитель должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками. Футляры с физически обособленными материальными носителями размещаются вертикально в боксах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы носители можно было свободно помещать и доставать из бокса. При размещении футляров с физически обособленными материальными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.
В целях оперативного доступа к электронным документам физически обособленные материальные носители могут размещаться в роботизированных библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек. Не допускается хранение физически обособленных материальных носителей на ферримагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).
Электронные документы в помещениях для хранения размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение, комплексный учет, оперативный поиск. Порядок расположения электронных документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.
Электронные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилища документов на бумажном носителе, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.
В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных документов, записанных на отдельные электронные носители: один из которых является основным, другой - рабочим.
Дополнительно к основному и рабочему экземплярам архивы могут создавать дополнительные экземпляры электронных документов.
Основные и рабочие экземпляры электронных документов рекомендуется размещать в разных хранилищах и, возможно, - на разных видах носителей.
Использование электронных документов - применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.
Государственный (муниципальный) архив предоставляет пользователям копии электронных документов, не содержащих информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.
Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.
Основными формами использования являются:
информационное обеспечение пользователей в читальном зале;
исполнение запросов пользователей, в том числе социально- правового характера;
выдача копий электронных документов по запросам физических и юридических лиц;
выдача копий электронных документов в структурные подразделения архива и сторонние организации;
организация доступа к электронным документам
через сайт государственного (муниципального) архива в информационно
телекоммуникационной сети "Интернет". Подтверждение подлинности
архивных электронных документов обеспечивается в порядке, установленном
законодательством Российской Федерации.
.2 Основные методы учета электронных документов
Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов, программ Microsoft Office, Perfect Office,Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:
•ввод информации в систему,
•хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
•коллективная работа с документами,
•вывод информации из системы.
Существуют различные способы ввода информации в систему. Это, прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.
При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).
Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.
Важное значение, для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.
Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.
Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файлами. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.
Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.
Многие современные системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе, так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.
Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса.
Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.
Фирмы-производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой информации, образуют универсальные сервера БД. Другой способ хранения документов произвольного содержания реализуют объектно-ориентированные БД (например, Informix Illustra).
Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сетиInternet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в "паутине" применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.
Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:
•сетевой доступ к файлам и базе данных;
•локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
•терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
•просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).
Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.
При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.