Курсовая работа (т): Инновационные методы учета электронных документов

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

•поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

•четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум двух субъектов (в частном случае сотрудников предприятия) для достижения выполнения заранее заданного условия. Частным случаем такого взаимодействия является простая пересылка документа из точки в точку.

Одной из реализаций технологии workflow является так называемая "система графов", где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть на пути движения документа. Другая реализация основывается на понятии "цикл" ("loop") или "стол". В этом случае подразумевается, что наименьшим элементом в схеме взаимодействия является цикл, учитывающий всю гамму взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место некорректности с указанием ее причины, после чего прекращается генерация нового процесса.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

•электронные таблицы,

•деловая и презентационная графика,

•планирование работ и совещаний,

•генерация отчетов из базы данных, •мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Заключение

Электронный документ виртуален по определению и имеет возможность неограниченного клонирования, что и является непреодолимым препятствием к интерпретации электронного документа как вещи. Даже недвижимость, здания, земельные участки, являясь объектами вещного права, уникальны, конкретны - их можно видеть и даже осязать, а вот электронный документ не пощупаешь, - как в поговорке о слове: "слово не воробей, вылетит - не поймаешь", его реализацию нельзя назвать вещью - это всегда копия. Обычный документ - это вещь, предмет, а электронный - это всегда процесс.

Весь процесс управления информацией в электронном архиве, построен на основании теории об архиве организации. Поэтому, в настоящее время, создание и ведение электронного архива рассматривается как одна из важнейших функций не только работы с документами, находящимися на хранение в архиве, но и как функция создания более удобной базы данных хранения и использования документов в электронном виде. Данная ситуация позволит экономить не только рабочее место сотрудников, но и временные затраты на поиск и обработку документа.

Поскольку обслуживание электронного архива имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением или подразделениями, такими как: непосредственно работающими в данном архиве, а также специалистами по программному обеспечению. В больших организациях это могут быть специализированные отделы.

Основной задачей ведения электронного архива организации, является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначении. Это может быть достигнуто, не только с помощью нормативных актов, издаваемых на территории Российской Федерации, но и нормативными документами, разрабатываемыми и используемыми, непосредственно конкретной организацией.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.

Список использованной литературы

1.      Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон РФ от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) (принят ГД ФС РФ 01.10.2004) Москва, 2005 г.

2.      Ларин М.В. "Электронные документы, вестник архивиста", Москва 2009г.

3.      Елисина Е.Ю. "Классификация электронных документов, библиотекаведение", 2007 г.

4.      Международная стандартизация в области управления документацией, электронный документооборот и ДОУ в органах власти: Вторая Всероссийская практическая конференция, Москва, 02-04 февраля 2004 г. Москва, 2004 г.

5.      Носевич В.Л., "Архив электронных документов", 2002 г.

6.      Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 0.02.2002 г.) Консультант Плюс: справочно-правовая система, Москва, 2005 г.

7.      Митченко О.Ю., Рысков О.И. "Международный стандарт по управлению деловой документацией ISO 15489, Делопроизводство", 2003 г.

8.      Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов, Делопроизводство. - 2010 г.

Приложения

Приложение 1. Книга учета поступлений электронных документов

Приложение 2. Учет описанных электронных документов