Содержание
ВВЕДЕНИЕ
. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА
. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность. Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).
Все этапы трудового цикла - от приема на работу нового работника до его увольнения - подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых закреплены этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для многих учреждений это становится делом добровольным.
Тем не менее практическая деятельность показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много выгоды. Поскольку все данные о работнике сосредоточены и собраны в едином месте, что способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ, а так же быстрому поиску информации по запросу.
Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во-первых, так намного легче находить необходимые сведения о определенном сотруднике, во-вторых, сохранить его личные данные от разглашения, в-третьих, практически сразу вносить образующиеся поправки и уточнения. Подобная конструкция, для совершения подобных целей, как личное дело сотрудника, была придумана еще в советские времена.
Личные дела могут заводиться как на конкретную категорию сотрудником, так и на всех работников. В организациях целесообразно вести личные дела на такие категории работников, как:
руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
руководители структурных подразделений и их заместители;
главные (ведущие) специалисты;
работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия.
Однако, как показывает практика, во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ЛИЧНОГО ДЕЛА
Трудовой кодекс не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело.
Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.
Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В общем виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Все это делается для того, чтобы можно было проследить все перемены в индивидуальных данных госслужащего. Такая база данных призвана уменьшить работу подобного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Глубоко выявляет правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Утвержденное данным документом положение четко установило, какие деянья, и в какие сроки нужно совершать с личным делом сотрудника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от незаконного разглашения, содержащихся в нем данных.
Ни Трудовой Кодекс РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и индивидуальных предпринимателей заводить личные дела своих сотрудников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это нерентабельно, а в больших компаниях часто сменяемость кадров чрезмерно усиленная и малоэффективно заполнять личные дела. Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии похожую систему. Только в случае ее принятия требуется создание такого внутреннего документа, как акт работодателя, например, приказа, распоряжения, который выявлял бы правила обращения, сохранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.
Список документов, которые должны храниться в личном деле, законодательством РФ не определен.
Для муниципальных гражданских служащих учтено, что в их личное дело вносятся их личные данные и иные исходные данные, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечивания деятельности правительственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).
В личные дела включаются следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
личный листок по учету кадров или анкета;
копия документа, удостоверяющего личность;
автобиография;
копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), которое проводится для определения годности данных работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
копии документов, которые подтверждают право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;
копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления сотрудником);
документы, связанные с оформлением допуска к информации, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязательств по занимаемой должности связано с применением таких сведений);
экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров сберегаются в отдельном деле);
копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;
копия должностной инструкции сотрудника;
копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).
. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись входит в дело, которое содержит самые важные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением - опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале. При ведении личного дела во внутреннюю опись записываются все документы, которые в него подшиваются.
Личный листок по учету кадров - это учетный документ, который отображает сведения о личных данных работника, его трудовой деятельности, награда и прочее. Содержательная часть этого документа, как правило, представляет собой «вопросник» с заготовленным местом для записи ответов.
Личный листок содержит список вопросов о биографических данных сотрудника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании за границей, об участии в выборных органах и др.
Личный листок заполняет от руки при поступлении на работу сам наемный рабочий в одном экземпляре без помарок и поправок, подписывает и ставит дату. Полнота и точность заполнения личного листка сверяются сотрудником кадровой службы с записями в таких документах, как паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет и т. д.
Другой тип учетного документа в личном деле - анкета, которая содержит аналогичные вопросы.
Таким образом, иногда вместо личного листка по учету кадров используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок, но заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. В личное дело могут вноситься и анкета, и личный листок.
Желательно, чтобы формы таких документов, как личный листок по учету кадров, анкета, были утверждены работодателем самостоятельно с учетом специфики его деятельности.
. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА
Работа с документами - это важнейшая, серьезная и достаточно сложная робота, в процессе которой производится заблаговременное представление о работнике.
Разбираются документы личного дела (автобиографии, заявления, анкеты, характеристики, карты профессионального психологического отбора), различные справки, отзывы, письма и т.д. Их изучение позволяет:
во-первых, выявить общественные посылы к формированию и закреплению у работника тех или иных персонально-психологических качеств работнику;
во-вторых, выделить конкретные проявления или факты, свидетельствующие об активности различных психических процессов, об устойчивости определенных интересов, ценностных ориентаций, черт характера;
в-третьих, определить общее направление и состав методических приемов для дальнейшего исследования личностных особенностей работника.
Объектом исследования должны стать:
социальное происхождение, принадлежность к определенной этнической группе, территориальной общности (село, небольшой, крупный или средний город), профессиональной категории и т.д.;
особенности непосредственного социального окружения - в семье, школе, производственном коллективе, среди сверстников и друзей и т.п.;
содержание наиболее предпочитаемой и доступной информации, поступающей из источников, находящихся за пределами ближайшего окружения, посредством чтения книг, газет, журналов, просмотра телепередач, кинофильмов, бесед с людьми определенных интересов, склонностей и способностей;
основные события биографии человека, с которыми связаны наиболее кардинальные перестройки индивидуальных особенностей, изменения направления и темпа развития его личности.
Биографический метод
Предметом биографического метода является жизненный путь человека, в процессе которого формируется личность, происходит сложный процесс становления индивида, его приобщение к публичным нормам, создание готовности к исполнению всевозможных ролевых целей, выработка индивидуальных ценностей, миропонимания, нрава и возможностей лица.
Неодномерность биографии лица, включающая в себя комплекс деятельностей и связей, ролей и функций, предназначает совокупность метода. Для того чтобы объять все это разнообразие и извлечь правдивую информацию, потребуется система определенных методов.
Главными источниками биографических данных являются:
официальные биографические документы (характеристики, автобиографии и др.);
практические результаты деятельности (активность в общественной работе, успешность в выполнении различных заданий и т.п.);
Сбор биографического материала начинается с изучения официальных документов личного дела. Основную цель анализа документации можно определить как получение информации о биографических данных, состоянии здоровья, моральных и индивидуально-психологических качествах, профессиональной направленности работника.
Работа с документами помогает составить заблаговременное, но довольно целое суждение об обследуемом. Анализ фактических итогов его работы дает шанс получить сведение о степени сформированности исследуемых качеств. В биографии работника нужно обратить внимание на характер его общения с окружающими, общественную активность, интересы и склонности, профессиональную направленность. Автобиография позволяет проследить целостную картину жизненного пути, основанную на воспоминаниях.